So, why can't the National Archives hang on to its computer hard drives?

That's the question that the House Information Policy, Census and National Archives wants answered.

Rep. William Lacy Clay (D-Missouri), is chairman of the panel, a part of the House Oversight and Government Reform Committee.

The theft or loss of the Clinton hard drive was very disturbing, and we look forward to hearing a status report on the agency's efforts to notify and identify individuals whose personal information may have been compromised.

It is more troubling, however, to hear of new instances of data breaches or losses.

The circumstances, and the agency's handling of them cast doubt on the National Archives ability to understand existing and emerging risk in order to properly safeguard the nation's electronic record.

Several months ago, Archives officials were in this same hearing room reporting to the panel on a hard drive containing archived electronic data representing thousands of e-mail messages containing data from the Clinton Administration.

In some cases, those messages contained personal information about White House staff of that era. That hard drive, one of several acting as a transition tool for the conversion of the data into a new database format, went missing from Archives offices in College Park, Maryland earlier this year.

Acting Archivist of the United States, Adrienne Thomas, says the device is still missing, and an investigation into the missing hard drive is continuing. She also told Chairman Clay that disciplinary action against NARA staff involving the missing hard drive is on hold at the request of NARA Inspector General Paul Brachfeld, while his office continues what he described as a "sensitive" investigation.

Just last month, Archives IG Brachfeld announced that his office was also investigating the loss of another hard drive approximately one year ago.

In this case, the device contained tens of millions of records for a system used by veterans to get copies of their records and discharge papers. The drive had malfunctioned, but contrary to an August 2008 NARA policy stating faulty storage drives were to be destroyed at a NARA facility, the drive instead was being returned to the manufacturer for data erasure, and eventual recycling.

In this case, NARA officials say the missing drive does not pose a significant data breach, because only authorized individuals had access to the disk until the time that it went missing, and that the drive was inoperable.

Archivist Thomas noted that in all cases, the contractor handled the disk according to privacy procedures specified in a government-wide contract for such services.

In questioning by Rep. Patrick McHenry (R-NC.), Archivist Thomas was asked what, if anything has changed at the Archives following the loss of the two devices.

We've decided to go beyond what is "acceptable", and the NARA CIO has adopted a policy that we will not send disks back to the vendor.

Thomas, who has been acting Archivist since December of last year, maintains that her agency followed all procedures specified in the contract, and believes that the missing drive poses no active security threat to those whose data was on the hard drive.

NARA IG Brachfeld testified that his investigation into the missing "veterans" hard drive is continuing. In written testimony, NARA officials told committee staff they are also "evaluating whether they should procure an external risk analysis" of the circumstances behind policies concerning these computer hard drives.

Archivist Thomas blamed the incidents on her agency's inability to more readily adapt policies and procedures with the rapidly changing technology of data storage.

Empresa mendocina desarrolló una herramienta tecnológica de administración para esta industria, que genera un importante ahorro de costos, y maximización de tiempos en la gestión del archivo físico de las empresas, organizaciones e instituciones con importantes volúmenes de documentación.

WallDocument Center desarrolló en Mendoza, para sus clientes, un sistemaintegrado de Gestión Documental que administra la Custodia yDigitalización de Archivos.

El sistema trabaja desdePlataforma Web, realiza búsquedasindexadas, visualiza las imágenesdocumentales, admite múltiples usuarios que acceden desde Internet,maximizando costos y tiempo de respuesta a las necesidades de laempresa u organización.

Desdehace tiempo, las medianas y grandes organizaciones están tendiendo a latercerización de servicios cuya especialización hace más eficiente yeconómica su gestión, simplificando tareas y mejorando sustancialmentela administración de la empresa.

Envirtud de ofrecer un alto estándar de servicio con tecnología aplicada,y teniendo como objeto la reducción de costos para los clientes, laempresa ha desarrollado un sistema integral de gestión documental queapunta a estos fines.

Los servicios de Wall Document Center se basan en tres líneas generales:

 Custodia y Resguardo Físico de la Documentación.

 Digitalización de Documentos (expedientes, legajos, formularios, libros, etc.)

 Software de Gestión Documental Integral para medianas y grandes organizaciones, y grupos de trabajo, WDC Documental Web ®

Mediantela Custodia de Archivos físico, las funciones básicas son el almacenajeen cajas normalizadas con bolsas selladas de protección, elordenamiento, y el traslado desde y hacia las instalaciones de nuestrosclientes.

Al finalizar el ciclo de vida se procede a la destrucción bajo las condiciones que estipule la normativa institucional.

Ventajas principales:

 Liberación de espacios, generando un ahorro en m2 caros para la función de archivo, o adaptables a otros usos más necesarios.

Ordenamiento, ahorrando cantidades significativas de horas hombre parael archivo y posterior búsqueda de documentación. También evita laperdida de documentación importante y el mantenimiento de documentaciónvencida.

 Seguridad, evitando el robo de documentación, y el acceso y exposición permanente de personas no autorizadas a los archivos.

Através del Servicio de Digitalización la empresa dispone de Scanners deúltima generación, marca Fujitsu, de alta productividad (120ppp),proceso OCR y Software de indexación.

Los clientes pueden disponer de este servicio a la medida de sus necesidades.

Las imágenes documentales, como Legajos, Expedientes, Contratos,Formularios, etc., quedan disponibles en nuestros servidores, a loscuales se accede a través de nuestro Website las 24 horas del día, los365 días del año, desde cualquier lugar del mundo.

Ventajas principales:

 Acceso documental a grupos de trabajo.

 Tiempo de acceso a la documentación.

 Ahorro en el constante traslado de la documentación física.

 Inmediatez en el acceso a la información.

Ahorro en el envío de copias a otros integrantes de la organización,más la consecuente reducción del tiempo en disponer de dichainformación.

 Ahorro de espacio.

 Ordenamiento.

 Seguridad de un resguardo digital por una eventual pérdida o siniestralidad de los originales.

 Mantenimiento del original intacto, evitando el manipuleo físico.

Finalmente la herramienta principal, para aprovechar al máximo todas las aplicaciones, es el Software WDC

DocumentalWeb ®, accesible desde el Internet Explorer, sin requerimientosespeciales, simplemente contando con un acceso a Internet.

Allí los clientes solicitan los materiales de resguardo. Gestionan todolo referente a su archivo físico. Posteriormente, a través de unpotente motor de búsqueda encuentran en segundos la informaciónalmacenada, solicitando el rescate físico, o simplemente visualizan asolo un click la imagen documental digitalizada.

El sistema cuenta con un excelente soporte técnico con seguimiento decasos. También dispone al instante el Estado de Cuenta, para unefectivo control del consumo. Finalmente los pagos se realizan einforman a través de la misma Web.

Seguridad:

Elcliente cuenta con todos los medios de seguridad que garantizan laprivacidad e inviolabilidad de la información, ya sea por los elementospropios del sistema, como así también por la calidad de nuestro webhosting en Estados Unidos.

Entorno de Red:

Funcionacon múltiples accesos simultáneos, y el responsable de la cuenta puedeparametrizar diferentes niveles de acceso, tanto en la gestión como enla visualización de archivos, a otros usuarios de su organización.

Enel predio totalmente acondicionado que tiene la empresa en Godoy Cruz,sobre la calle Rivadavia 1240, se realiza la custodia y todos losservicios a clientes. El mismo consta de 5000 m2 de planta, con salidaa dos calles.

Sistemasde alarma e incendio, muros perimetrales de 4 metros, cámaras devigilancia con grabación de eventos, monitoreo de seguridad, y controlde acceso.

Actualmentese dispone de mas de 200.000 posiciones de resguardo, 5 islas dedigitalización, vehículos para el traslado documental, y demáselementos asignados al servicio del cliente.

Elprincipal objetivo de Wall Document Center, es poner a disposición suinfraestructura y servicio, mediante el diseño de una Solución Integralde Gestión Documental optimizando el funcionamiento de la organizacióninterna de sus clientes, lo que les permitirá una mejor administraciónde sus recursos humanos, tiempo, y espacios.

El presidente de los Estados Unidos ha dado a conocer varias iniciativas para ayudar a la pequeña empresa, a la que contempla como gran motor de la economía. En este sentido aseguró que el país “aún tiene mucho camino que recorrer” para asegurar que los flujos de crédito den cancha a un área golpeada por la recesión

“Aún es muy poco el crédito que llega a nuestras pequeñas empresas. Existen demasiados empresarios que no pueden obtener el préstamo que necesitan para abrir sus puertas y comenzar a contratar”, aseguró Barack Obama en un discurso en Maryland, durante una visita a la compañía Metropolitan Archives, un negocio familiar que almacena y distribuye archivos de papel para las grandes empresas.

“Existen muchas empresas que están luchando para pagar sus nóminas y permanecer abiertos. Y también hay demasiadas pequeñas empresas exitosas que desean expandir aún más su modelo de negocio y contratar más empleados, pero simplemente no tienen capital para hacerlo”, señaló. Para Obama, el parón crediticio, junto al hecho de que este sector se haya convertido en uno de los motores de la economía estadounidense es el motivo por el que está promoviendo un cambio en la legislación que pasaría por impulsar la financiación.

Desde el Gobierno se considera que estas medidas ayudarán a impulsar la creación de empleo en un momento en el que la tasa de desempleo se sitúa en el 10%. Las pequeñas empresas han perdido 2,4 millones de empleos desde mediados de 2007 hasta finales de 2008.

“De todos los pasos que estamos dando para la recuperación de la economía, sigo creyendo que el éxito de las pequeñas empresas es la base principal para construir la prosperidad futura. Así que continuaremos haciendo lo que podamos para ayudar a estas empresas a crecer y prosperar”, señaló.

El plan usará fondos de la partida de 730 millones de dólares para las pequeñas empresas incluido en el paquete de estímulo fiscal de casi 790.000 millones de dólares aprobado el mes pasado por el Congreso. El programa reducirá las tasas de los préstamos públicos y ampliará las garantías de pago que el Gobierno ofrece mediante la Agencia de la Pequeña Empresa (SBA, en inglés) hasta el 90 por ciento del valor del préstamo. Actualmente esas garantías cubren el 85% para créditos de menos de 150.000 dólares y el 75% para préstamos mayores. Con la ampliación de la cobertura, el Gobierno pretende reducir el riesgo para los bancos de una posible suspensión de pagos por parte del empresario y animarles así a prestar más. Con esta medida, para Obama ya no sirven las excusas para que los bancos no aprueben créditos. “Los bancos se han beneficiado de programa de rescate fiscal de casi 800.000 millones de dólares, pagado con el dinero de los contribuyentes, ahora deberían devolver ese favor.”, confirmó en su discurso.

"Estos son los mismos contribuyentes que apoyaron a los bancos de Estados Unidos durante la crisis, y ahora es tiempo de que nuestros bancos apoyen a las pequeñas empresas que merecen estos créditos para aumentar sus operaciones y crear nuevos empleos", declaró el presidente.

"Los grandes bancos que estaban en estado crítico hace un año no necesitan nueva ayuda del gobierno, por lo que estamos llegando otra parte del programa", dijo Obama. "Pero, para impulsar los préstamos a las pequeñas empresas, es esencial que hagamos más crédito a disposición de los bancos más pequeños de la comunidad y las instituciones financieras que dependen de estas empresas."

Para que esta parte del programa, denominada de Alivio de Activos en Problemas, se lleve a cabo se destinará un monto que no se determinará hasta después de un proceso de consulta que concluirá a finales de año.

La directora general del Libro y del Patrimonio Bibliográfico y Documental de la Consejería de Cultura, Rafaela Valenzuela, junto con la cónsul de Alemania en Sevilla, Andrea Pfannenschwarz, inauguró hoy en Sevilla la Jornada 'Métodos y medios para la recuperación del Archivo de Colonia', una jornada para analizar los procedimientos llevados a cabo, gracias a la cooperación internacional, sobre los archivos que se encontraban en el edificio del Archivo Histórico de la ciudad alemana de Colonia, que se derrumbó el pasado 3 de marzo.

Durante la presentación del encuentro, la directora general del Libro indicó, en ocasiones, los archivos, los fondos documentales y las bibliotecas "viven situaciones de riesgo que ponen en juego su supervivencia", como así sucedió con la Biblioteca de Bagdad o en España en los trágicos sucesos del conflicto civil en los años 30, como así lo recogió Alberti en 'Noche de guerra en el Museo del Prado'.

La Consejería de Cultura se suma, con la organización de esta jornada, a la cooperación internacional en el ámbito de los archivos, en la que se pretende dar a conocer la magnitud del suceso, el sistema de gestión de desastres que se ha seguido, la metodología de los trabajos de recuperación y la creación, y el mantenimiento de una red de ayuda ante situaciones de crisis. Además, los archiveros y archiveras del Archivo Histórico Provincial de Málaga participaron como voluntarios en estas labores de rescate.

Ante esto, Valenzuela consideró "importante" que los profesionales de este ámbito estén "preparados" y las administraciones sean conscientes de estos problemas y cuenten con sistemas de emergencias, "aunque no existan riesgos de catástrofes, como era el caso de Colonia", dijo.

Durante la celebración de esta encuentro, se destacará la intervención de los organismos internacionales como el Consejo Internacional de Archivos con la ponencia de su secretario general, David Leitch.

"Para salvar y proteger los documentos ha sido importante la labor de los profesionales del sector, que de forma eficaz buscar una mejor colaboración", indicó Valenzuela. Más de 1.800 voluntarios colaboraron en los trabajos de salvamento, limpieza, conservación y restauración de la documentación.

Los profesionales del Archivo Histórico Provincial de Málaga ofrecerán durante el encuentro su visión de los hechos, y de cómo se desarrolló el trabajo. Éstos contaron con la preparación previa, gracias a unas jornadas que se celebraron en la ciudad andaluza para afrontar los desastres en los archivos. Por lo que quisieron "servir de utilidad, lo que supone un claro ejemplo de solidaridad internacional", señaló la directora general del Libro.

Abogó porque las jornadas alcancen "unos protocolos comunes de actuación para casos de situaciones de emergencias, obteniéndose resultados fructíferos". Por su parte, la cónsul de Alemania en Sevilla, Pfannenschwarz, señaló que "la catástrofe fue un choque en Alemania".

Además, explicó que "los archivos antes de los sucesos no formaban parte de la conciencia de la sociedad, que lo veía algo relacionado con los profesionales, si bien el derrumbe dejó claro que formaba parte de la memoria de una región", precisó.

El Archivo Municipal de Algeciras ha editado una colección de fichas didácticas, cuyo primer número está dedicado a documentos de identidad del siglo XIX, según informó la delegada de Cultura del Ayuntamiento, Inmaculada Nieto.

Este trabajo fue posible gracias a la colaboración de la Consejería de Cultura de la Junta de Andalucía, a través de la Dirección General del Libro y del Patrimonio Bibliográfico y Documental. El primer número de la colección, que es el que ahora ha visto la luz, recoge reproducciones de pasaportes para el desplazamiento interior de las personas, militares, para extranjeros, presidiarios y de traslado hospitalario. La mayoría de estos documentos están fechados en el año 1847.

Encuentro provincial

De esta primera entrega han sido editados 1.500 ejemplares, que serán distribuidos entre archivos de toda España e investigadores. Asimismo, la muestra ya ha sido dada a conocer en el seno del Encuentro Provincial de Archiveros.

Nieto señaló que “estamos ante un importante trabajo elaborado por el personal del Archivo Municipal, que busca acercar a los ciudadanos la labor que se realiza en estas dependencias, y la utilidad de la conservación del patrimonio documental de la ciudad”.

A ello agregó que dentro de esa línea “hemos incorporado las visitas al archivo a la Oferta Educativa Municipal, para que los institutos de Secundaria puedan conocer más de cerca las curiosidades que aquí se guardan", comentó.

La edil señaló que dentro de estas actuaciones también ha sido editado un cómic bajo el título de Curren 113, añadiendo que estas publicaciones “se llevan a cabo a través de una subvención concedida por la Junta de Andalucía, a la que agradecemos su colaboración, y con la que queremos seguir trabajando por este camino, porque la ciudad se vincula más a su patrimonio si lo conoce de cerca”.

La Asociación de Archiveros de Canarias (ASARCA) inaugura este viernes, el curso Gestión de documentos electrónicos. La importancia de los sistemas de gestión de documentos. Nociones generales, dirigido a los profesionales del sector, y que se desarrollará durante las jornadas de viernes y sábado, días 6 y 7 de noviembre.

La acción formativa se desarrollará en la Biblioteca Pública del Estado de Las Palmas de Gran Canaria a partir de las 10.00 horas y será impartida por el jefe del servicio de Gestión Documental y Archivos de la Universidad Pública de Navarra, Joaquín Llansó Sanjuan.

Se abordarán, entre otros aspectos, la gestión de documentos, los problemas derivados de la gestión de documentos electrónicos, los desafíos de la conservación digital y el estudio de la terminología específica asociada a estos procedimientos ante la inminente implantación de la administración electrónica.

Tanto la presidenta de ASARCA, Argelia Camino, como el jefe del servicio de Gestión Documental y Archivos de la Universidad Pública de Navarra, Joaquín Llansó Sanjuan atenderán a los medios interesados un cuarto de hora antes del comienzo de la jornada formativa

EN:GUADALUPE.COM

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FECHA:05/11/2009

La delegada de Cultura, Turismo y Artesanía, Riansares Serrano, ha clausurado esta semana el “XI Curso de Archivística: Supuestos Prácticos” organizado por la Asociación de Amigos del Archivo Histórico Provincial de Guadalajara y la Consejería de Cultura, Turismo y Artesanía.

Tras 42 horas lectivas, impartidas del 5 al 28 de octubre, los 36 alumnos inscritos valoraron con 9 sobre 10 la organización del curso, así como los contenidos y la calidad del profesorado a través de un cuestionario que mide la calidad de la actividad. Además, los participantes solicitaron que en futuras ediciones se realicen cursos de Paleografía, Diplomática y Documentos electrónicos.

Los alumnos del curso pertenecían al taller de empleo de Alcalá de Henares, archiveros municipales de la provincia y alrededores y personal contratado a través de los planes de empleo del Sepecam para realizar trabajos en el archivo.

Entre el profesorado destacó la participación de archiveros del Estado, de la Junta de Comunidades de Castilla La Mancha y archiveros municipales de la talla de Carmen Cayetano, Luis de Otaola, Daniel de Ocaña. Julio Cerdá, Francisco Gallo, Rosa Calvo, José Miguel o Josefa Villanueva.

La Asociación y la Consejería de Cultura, Turismo y Artesanía a través del Archivo Histórico Provincial de Guadalajara están ya organizando un nuevo curso de Paleografía y Diplomática para el próximo mes de abril.