Archivos privados forman una categoría amorfa de los registros en nuestros archivos. Las Reglas de Registros Públicos, de 1997, las define como aquellas pertenecientes a los individuos y las organizaciones no gubernamentales. Sin embargo, la forma más fácil de entender registros privados se les ve como de la naturaleza.

La Ley de Registros Públicos, de 1993, debe estudiar el expediente como documento público, si es creado por o relacionadas con el gobierno de la Unión, los territorios de la Unión »(UT), la administración, las unidades del sector público, organismos oficiales y las empresas, las comisiones y comités establecidos por el Centro o TU. Los registros de un cuerpo / organización financiada por la administración central o de UT son de carácter público. Por lo tanto, está claro que la única ley de archivos central deja el concepto de los archivos privados de composición abierta.

Archivos privados son documentos privados de personas eminentes / familias, registros comerciales, registros eclesiásticos e incluso los registros de los partidos políticos. El enfoque moderno de gestión de archivos se ha dirigido hacia el establecimiento de "Total de Archivos", lo que significa la coexistencia de los registros públicos y privados. Lamentablemente, el concepto de los archivos privados es aún para ponerse al día en la India.

India es un país democrático donde los derechos fundamentales de las personas están por encima de un mecanismo institucional o jurídico para la adquisición y conservación de los documentos privados de personas eminentes / familias puede ser un paso atrás. En la India, a diferencia de Occidente, no hay deseo de donar uno de los papeles privados. Países como Argentina, Canadá y Francia dan beneficios fiscales a los propietarios de documentos privados.

En la India, la mayoría de las personas no se atreven a participar con sus registros, por temor a que el acceso público puede perjudicar su imagen. Incluso después de la muerte de los individuos, sus sucesores, el miedo de la misma. Pero la única manera de conservar estos registros es científicamente los de gestión, que es un procedimiento costoso.

Sin embargo, los archivos no pueden adquirir estos registros por la fuerza. La mayoría de los registros privados atienden a los archivos como los regalos o por la persuasión. Una vez que los archivos de adquirir los papeles privados, están obligados a cumplir con las restricciones impuestas a los registros de los donantes. Más allá de la norma de los 30 años, que el donante puede insistir en las restricciones, tales como autorización previa para su consulta por becarios de investigación, la presentación de extractos tomados por los estudiosos para el escrutinio, e incluso el cierre de determinados documentos hasta por un período determinado, por razones de intereses nacionales o personales normalmente seguidas.

Registros de negocios en la India, que son los registros técnicos privados, también se encuentran en una situación desesperada. El concepto llegó tarde a la India y, por tanto, su crecimiento ha sido más lento.India tiene cerca de 9 casas de negocios lakh. Sin embargo, sólo 10-15 de ellos han mostrado interés en el mantenimiento de sus registros. No existen pautas importantes para la regulación de los archivos de empresas a partir de ahora.

Derecho de sociedades, también, por lo general tienen un mínimo de referencias para el mantenimiento de registros, mientras que la conservación se deja fuera del ámbito legal. El concepto de los archivos de empresas se han enterado bien en los países occidentales. Allí, consejos empresariales trabajan como facilitadores entre las casas de la empresa privada y el gobierno para crear y mantener un sistema de registros. Necesitamos la participación de los consejos de negocios en la India también. Mientras que las casas comerciales tienen el derecho a la privacidad, es hora de que también gestionar sus registros científicamente. Casas de negocios también se pueden clasificar los registros, así como los registros del gobierno, y restringir el acceso a los registros sensibles. Sin embargo, mantener los registros fuera de los ojos del público no está en el interés público. El Archivo Nacional de la India recomendó al Ministerio de Hacienda que las casas de negocio se debe dar incentivos fiscales si mantienen archivos privados.Sin embargo, nada ha ocurrido hasta ahora.

También necesitamos una cultura de la donación de estos registros a los archivos adecuados. Registros, públicos o privados, son importantes para la reconstrucción y reinterpretación del pasado de una nación.Son una parte del patrimonio documental de la nación. Una cultura de la conciencia de archivos debe ser inculcado en la población en general ya las partes interesadas de los archivos privados, en particular.

(Sarath S Pillai tiene un diploma de postgrado en gestión de archivos de la Escuela de Estudios de Archivos, los Archivos Nacionales de la India, Nueva Delhi)

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