Celebración del Día Internacional de los archivos, cuyafecha oficial es el 9 de junio.

La  actividad se organiza de forma conjunta entre elArchivo Nacional y el curso de Difusión de la carrera de Archivística,impartido por Fernando Jaén.  

San José, 8 de junio de 2011.   ¿Qué imagen se le viene a la mentecuando escucha la palabra “archivo”?  Tal vez su respuesta tenga que vercon historia, o bien con documentos administrativos. En ambos casos laapreciación es correcta y lo cierto es que los archivos debidamente organizadosson útiles para cada uno de los ciudadanos. Quienes deseen conocer más de cercael mundo de los archivos pueden visitar esta tarde la actividad titulada “Unvistazo a la identidad y la transparencia”, celebración del Día Internacionalde los Archivos. La cita es en el aula 220 de la Facultad de Ciencias Sociales(Universidad de Costa Rica),  de 5 a 7 p.m.

La actividadestá concebida como un espacio de encuentro entre archivos institucionales y elpúblico, con énfasis en estudiantes universitarios. El aula 220 de la Facultadde Ciencias Sociales albergará una miniferia donde habrá puestos de lossiguientes archivos: Nacional,  Universitario (de la Universidad de CostaRica), Musical (de la Escuela de Artes Musicales, UCR) y de la ProcuraduríaGeneral de la República.

El 9 de juniose celebra el Día Internacional de los Archivos. La fecha conmemora la creacióndel  Consejo Internacional de Archivos,por la UNESCO, en 1948. Esta celebración nació en el año 2007, acuerdo que setomó durante la Reunión de la Asamblea General del Consejo Internacional de Archivos, efectuada en Quebec, Canadá.Sumado a esto, la Asamblea General Anual de la misma institución, aprobó porunanimidad la Declaración Universal de Archivos(UDA), el  17 deseptiembre de 2010.

Además de conversar conlos encargados de estos archivos, los visitantes podrán observar un video conpelículas históricas resguardadas por el Archivo Nacional  y una de susexposiciones itinerantes titulada Tesoros y curiosidades del Archivo Nacional.Dado que uno de los objetivos de los organizadores es motivar a la reflexión entorno a la importancia del quehacer archivístico, se colocará un graffiti depapel para que los participantes respondan la pregunta “¿Qué opinás acerca dela importancia de los archivos?”.

La actividad se organiza de forma conjunta entre el Archivo Nacional y el curso deDifusión de la carrera de Archivística, impartido por Fernando Jaén. La secciónde Archivística es parte de la Escuela de Historia de la Universidad de CostaRica.  Cada uno de los estudiantes de la clase de Jaén está efectuandoactividades para celebrar esta fecha, ya sea en las instituciones en quetrabajan o bien donde están realizando las asignaciones que son parte delcurso.  “Lo que buscamos es que los estudiantes desarrollen concienciasobre la importancia de esta fecha”, indicó el profesor. En cuanto a lasventajas de estudiar archivística, Jaén afirma lo siguiente: “A una persona queestá pensando cursar la carrera yo le diría que no lo piense y laestudie, pues es una ciencia interesante, interdisciplinaria y con un buenmercado laboral”.

Para VirginiaChacón Arias, directora del Archivo Nacional, en la actualidad hay másconciencia sobre la importancia de los archivos que hace cinco o 10 años, perono la suficiente que debería. Reconoce que el público presenta más sensibilidadhacia la importancia de un archivo histórico, “pero la importancia de losarchivos del Estado para una gestión transparente aún no está clara en muchaspersonas”.

Chacón opinaque esta situación se debe a que los archivos nacionales nacieron ligados adocumentación histórica. Sin embargo, esta situación empezó a cambiar despuésde la Segunda Guerra Mundial, acontecimiento que dejó enormes cantidades dedocumentación, lo que volcó la atención sobre la documentación de laactualidad.

En estecontexto surgieron en los años 50 comisiones en el Senado estadounidense y elParlamento inglés, producto de las cuales se empezó a hablar de conceptos comoel ciclo vital de los documentos, procesos de valoración  y el valorcientífico cultural de alguna documentación.  Es así como en este momentocuando se habla de archivos no solo se piensa en el valor patrimonial de losdocumentos, sino también en su valor administrativo y en su función comoelemento probatorio. “El desorden en los archivos promueve la corrupción. Eldocumento es el testigo que no miente”, enfatizó la directora. 

Lacelebración del Día Internacional de los Archivos se vincula totalmente con elquehacer del Archivo Nacional. Esta entidad adscrita al Ministerio de Culturanació en 1881 y este año celebra su 130 aniversario. La institución se encargade tres misiones a la vez: conservar y facilitar el Patrimonio Documental de laNación, colaborar con el control del ejercicio notarial en Costa Rica ycoordinar el Sistema Nacional de Archivos.

En opinión deVirginia Chacón, se trata de una institución vital para la sociedadcostarricense. Ella explica que de no existir el Archivo Histórico que albergael patrimonio documental, este sería un país sin memoria, elemento fundamentalpara la  identidad. “Por esa razón todas las entidades que tienen que vercon patrimonio son tan importantes”.

Por otraparte, explica que la función que se relaciona con la rectoría del SistemaNacional de Archivos es fundamental  para que los archivos de lasinstituciones del Estado estén debidamente organizados, “ para que no sepierdan las pruebas, haya verdadera rendición de cuentas, se cumplan losderechos ciudadanos y se tomen decisiones. Nada de eso se logra sin archivosorganizados.

Finalmente,la directora indica que el Archivo Nacional también apoya el ejercicio delnotariado en Costa Rica. Con el fin de ilustrar su importancia, Chacón explicaque si el Archivo Notarial cerrara, por ejemplo, se paralizaría el país porcompleto, ya que los notarios no tendrían donde presentar los índices ni dóndeentregar su protocolo para que les autoricen a recibir el siguiente,  ysin estos  tomos no se podrían hacer compras, ventas, testamentos, hipotecas.“ El Archivo Notarial está totalmente vinculado a la seguridad jurídica detodos los costarricenses”, concluye.

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