Custodia de archivos y digitalización documental, con tecnología web

EN: DIARIO LOS ANDES

SITE: http://www.losandes.com.ar

FECHA: 06/11/2009

Empresa mendocina desarrolló una herramienta tecnológica de administración para esta industria, que genera un importante ahorro de costos, y maximización de tiempos en la gestión del archivo físico de las empresas, organizaciones e instituciones con importantes volúmenes de documentación.

WallDocument Center desarrolló en Mendoza, para sus clientes, un sistemaintegrado de Gestión Documental que administra la Custodia yDigitalización de Archivos.

El sistema trabaja desdePlataforma Web, realiza búsquedasindexadas, visualiza las imágenesdocumentales, admite múltiples usuarios que acceden desde Internet,maximizando costos y tiempo de respuesta a las necesidades de laempresa u organización.

Desdehace tiempo, las medianas y grandes organizaciones están tendiendo a latercerización de servicios cuya especialización hace más eficiente yeconómica su gestión, simplificando tareas y mejorando sustancialmentela administración de la empresa.

Envirtud de ofrecer un alto estándar de servicio con tecnología aplicada,y teniendo como objeto la reducción de costos para los clientes, laempresa ha desarrollado un sistema integral de gestión documental queapunta a estos fines.

Los servicios de Wall Document Center se basan en tres líneas generales:

 Custodia y Resguardo Físico de la Documentación.

 Digitalización de Documentos (expedientes, legajos, formularios, libros, etc.)

 Software de Gestión Documental Integral para medianas y grandes organizaciones, y grupos de trabajo, WDC Documental Web ®

Mediantela Custodia de Archivos físico, las funciones básicas son el almacenajeen cajas normalizadas con bolsas selladas de protección, elordenamiento, y el traslado desde y hacia las instalaciones de nuestrosclientes.

Al finalizar el ciclo de vida se procede a la destrucción bajo las condiciones que estipule la normativa institucional.

Ventajas principales:

 Liberación de espacios, generando un ahorro en m2 caros para la función de archivo, o adaptables a otros usos más necesarios.

Ordenamiento, ahorrando cantidades significativas de horas hombre parael archivo y posterior búsqueda de documentación. También evita laperdida de documentación importante y el mantenimiento de documentaciónvencida.

 Seguridad, evitando el robo de documentación, y el acceso y exposición permanente de personas no autorizadas a los archivos.

Através del Servicio de Digitalización la empresa dispone de Scanners deúltima generación, marca Fujitsu, de alta productividad (120ppp),proceso OCR y Software de indexación.

Los clientes pueden disponer de este servicio a la medida de sus necesidades.

Las imágenes documentales, como Legajos, Expedientes, Contratos,Formularios, etc., quedan disponibles en nuestros servidores, a loscuales se accede a través de nuestro Website las 24 horas del día, los365 días del año, desde cualquier lugar del mundo.

Ventajas principales:

 Acceso documental a grupos de trabajo.

 Tiempo de acceso a la documentación.

 Ahorro en el constante traslado de la documentación física.

 Inmediatez en el acceso a la información.

Ahorro en el envío de copias a otros integrantes de la organización,más la consecuente reducción del tiempo en disponer de dichainformación.

 Ahorro de espacio.

 Ordenamiento.

 Seguridad de un resguardo digital por una eventual pérdida o siniestralidad de los originales.

 Mantenimiento del original intacto, evitando el manipuleo físico.

Finalmente la herramienta principal, para aprovechar al máximo todas las aplicaciones, es el Software WDC

DocumentalWeb ®, accesible desde el Internet Explorer, sin requerimientosespeciales, simplemente contando con un acceso a Internet.

Allí los clientes solicitan los materiales de resguardo. Gestionan todolo referente a su archivo físico. Posteriormente, a través de unpotente motor de búsqueda encuentran en segundos la informaciónalmacenada, solicitando el rescate físico, o simplemente visualizan asolo un click la imagen documental digitalizada.

El sistema cuenta con un excelente soporte técnico con seguimiento decasos. También dispone al instante el Estado de Cuenta, para unefectivo control del consumo. Finalmente los pagos se realizan einforman a través de la misma Web.

Seguridad:

Elcliente cuenta con todos los medios de seguridad que garantizan laprivacidad e inviolabilidad de la información, ya sea por los elementospropios del sistema, como así también por la calidad de nuestro webhosting en Estados Unidos.

Entorno de Red:

Funcionacon múltiples accesos simultáneos, y el responsable de la cuenta puedeparametrizar diferentes niveles de acceso, tanto en la gestión como enla visualización de archivos, a otros usuarios de su organización.

Enel predio totalmente acondicionado que tiene la empresa en Godoy Cruz,sobre la calle Rivadavia 1240, se realiza la custodia y todos losservicios a clientes. El mismo consta de 5000 m2 de planta, con salidaa dos calles.

Sistemasde alarma e incendio, muros perimetrales de 4 metros, cámaras devigilancia con grabación de eventos, monitoreo de seguridad, y controlde acceso.

Actualmentese dispone de mas de 200.000 posiciones de resguardo, 5 islas dedigitalización, vehículos para el traslado documental, y demáselementos asignados al servicio del cliente.

Elprincipal objetivo de Wall Document Center, es poner a disposición suinfraestructura y servicio, mediante el diseño de una Solución Integralde Gestión Documental optimizando el funcionamiento de la organizacióninterna de sus clientes, lo que les permitirá una mejor administraciónde sus recursos humanos, tiempo, y espacios.

Los clientes que deseen una demostración del sistema pueden contactarse a través del Website www.walltradecenter.com.ar , telefónicamente al (261) 422-3322 o por el formulario de contacto que tienes a continuación, mencionando a Diario Los Andes obtenés un descuento exclusivo.

Tags: administración archivos