El archivo del siglo XXI

La empresa SDA, de la Zona Franca, custodia millones de documentos en el recinto fiscal de Cádiz y en Sevilla

A simple vista son cajas perfectamente alineadas y ordenadas en grandes estanterías. Sin embargo, dentro de muchas de ellas hay miles de historias clínicas de hospitales como el Puerta del Mar. A pesar de esos millones de papeles, si desde el centro sanitario se pide cualquier historia clínica, los empleados de Servicios Documentales de Andalucía son capaces de encontrarla en cuestión de pocos minutos y enviarlas inmediatamente al Puerta del Mar. Incluso, si es todavía más urgente, se les puede escanear para consultarlas a través de la red por parte del solicitante y, a la vez, cliente.

Pero en la nave que ocupó hace unos años la tabaquera Sita no sólo hay historias clínicas. La empresa del Grupo Zona Franca guarda documentos de numerosos organismos públicos de la Junta de Andalucía, los ayuntamientos de Cádiz y El Puerto, los catastros de Cádiz y Jerez y muchas otras empresas privadas.

Como explica el gerente de SDA, Juan Antonio Bernal, esta sociedad nació ante la necesidad de algunos organismos públicos y empresas de almacenar sus archivos. Al tenerlos organizados y custodiados en la Zona Franca, liberan espacio en sus oficinas para otros usos.

En la actualidad en las instalaciones de Cádiz hay unos 110.000 contenedores (cajas en las que se encuentran los papeles). Sin embargo la capacidad a la que puede llegar asciende a más de 200.000. Pero SDA no sólo se encuentra en Cádiz, sino que poco después de formarse la sociedad en la capital gaditana, se abrieron otras instalaciones en la zona de actividades logísticas de Sevilla, y próximamente se va a hacer lo propio en Algeciras, concretamente en el polígono de La Menacha.

En la Zona Franca hay una parte de los documentos que pertenecen a empresas que ya han cerrado o que no existen, pero que la ley les obliga a mantener los papeles durante al menos cinco años. Cuando pasa ese periodo, en SDA se lleva a cabo un proceso de destrucción de los documentos gracias a una trituradora que se encuentra en las instalaciones y que después se eliminan siguiendo todas las normas medioambientales.

Juan Antonio Bernal dice orgulloso que en la provincia no hay ninguna otra empresa de este tipo que tenga una actividad tan diversa en el campo documental.

Antes de que se meta el documento en la caja o contenedores, hay un largo proceso detrás. En este caso la organización y catalogación de los papeles es fundamental para después poder encontrarlos con agilidad.

Así, una vez que se produce el contacto entre una empresa privada o un organismo público con SDA, técnicos de la misma acuden al lugar del cliente para hacer un informe o auditoría de las necesidades que puede tener. Incluso, se puede llegar a dar el caso de que la propia SDA sea la que asesore para que organice su archivo.

Una vez que se contratan los servicios, se inicia el proceso con la clasificación y gestión de los archivos en las instalaciones de la empresa con la que estén trabajando. Allí se hace un inventario y ya se hace una codificación de todos los archivos como paso previo al desplazamiento a las instalaciones de SDA. Allí de nuevo hay otro proceso donde se cotejan los datos, se informatizan y en el caso de que se quieran digitalizar, se lleva a cabo el escaneo de los documentos. Además, el contenedor donde vayan a ir alojados los papeles recibe un código de barras para su posterior búsqueda de manera ágil.

La situación en la nave no es tampoco casualidad, sino que hay dos zonas perfectamente diferenciadas: una de paletización, donde se encuentran los documentos que son menos utilizados, y las estanterías, que son destinados a los más frecuentes.

Según Juan Antonio Bernal, en este auténtico archivo del siglo XXI lo que se ha hecho es implantar las mejores técnicas en sistematización de los documentos y también en cuanto al almacenamiento y conservación física de los documentos apoyándose en un software desarrollado por el equipo técnico de la Zona Franca para la correcta gestión de la información.

Poco a poco se solicitan cada vez más los servicios de digitalización de los archivos, entre otras cosas para que el cliente pueda tener acceso a ellos desde la red. Así, el sistema de gestión documental ha sido diseñado para facilitar el acceso tanto a los operadores de SDA como a los clientes, donde pueden acceder a su base de datos a través de un nombre de usuario y clave. Dependiendo de los roles y permisos asignados, los usuarios pueden acceder a uno u otro servicio.

Curiosamente, en SDA se ha aprovechado un congelador heredado de Sita, que les puede dar la posibilidad de que en caso de que alguien que sufra una inundación en sus instalaciones pueda meter en esa nave frigorífica y congelar los documentos en las dos horas siguientes a las que se haya producido el incidente y realizar posterior un secado al vacío.

Pero donde sí que están especializados en la gestión de archivos de hospitales. En este caso, además del Puerta del Mar, tienen la gestión del de Valme en Dos Hermanas (Sevilla), los hispalenses del Macarena y Virgen del Rocío, el Punta de Europa de Algeciras y el distrito sanitario Bahía de Cádiz-La Janda.

Tags: Empresas para archivos