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FECHA: 20/05/2008
AUTOR: Cecilia García

Para una mejor conservación y organización de archivos gubernamentales hacen falta más personas, mejor capacitadas y más dinero, coincidieron especialistas que asistieron a la presentación del Diagnóstico sobre la situación archivística de las dependencias y entidades de la administración pública federal 2007.
El documento demuestra la disparidad en cuanto a la asignación de presupuestos para la conservación y clasificación de archivos (algunos con más de un millón de pesos y la mitad con menos de 320 mil pesos al año); existen dependencias que no reportan en su plan de gastos ningún presupuesto para la organización del archivo, y de las pocas que contaron con recursos, todas piden para cumplir cabalmente con el encargo, entre 50% y 100% de recursos adicionales.
Respecto de los recursos humanos ocurre algo similar. Mientras que en dependencias del sector centralizado el promedio de personas destinadas al archivo es de cuatro, en dependencias paraestatales, por ejemplo, sólo son dos.
"La gran mayoría en ambos tipos de instituciones consideran necesario un aumento por lo menos del doble en el número del personal de apoyo con que cuentan actualmente", dice el diagnóstico.
Las dependencias de todos los sectores, centralizado, descentralizado, desconcentrado, empresas de participación estatal y paraestatales, reportan un espacio y equipo insuficiente para el archivo. Ninguna entidad gubernamental satisface, según declara, ni 50% de los requerimientos básicos de recursos materiales para organizar bien el archivo.
Por eso, el Instituto Federal de Acceso a la Información entregó a la Cámara de Diputados, en el espíritu de la reforma a la Ley Federal de Transparencia que se estudia, un documento en el que se propone la creación de dos artículos sobre archivos de manera que la transparencia y el acceso a la información se vean beneficiados.
"Hemos propuesto un capítulo quinto, denominado Gestión documental y archivos administrativos, que incluye dos artículos donde queremos que se eleve a ley la obligación de todos los sujetos obligados de contar con un área coordinadora de archivos, así como con responsables de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, el archivo histórico", dijo Alonso Lujambio, comisionado presidente del Instituto Federal de Acceso a la Información (IFAI).
"Detalla además en la propuesta que deberán de elaborarse instrumentos de control y consulta que permitan la correcta y adecuada organización, descripción, localización y conservación de documentos", agregó Lujambio.
En el proyecto también se incluye una modificación a la manera en la que está integrado el Comité de Información de las dependencias, el órgano encargado de responder las solicitudes ciudadanas.
La modificación consiste en quitarle el voto al responsable del Órgano Interno de Control, para que luego cuando le toque juzgar sobre la legalidad de la decisión del Comité no tenga el conflicto de interés, e incluir a un titular de la Unidad de Archivo de la dependencia, que finalmente es quien sabe si la información existe o no.
El IFAI busca elevar a ley la obligación de contar con un área coordinadora de documentos administrativos
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ENTREVISTA A KATIE CURTIN-MESTRE DE RSA ½

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Ofrece nuevas soluciones para asegurar la identidad, acceso, codificación y administración de claves, administración, protección contra fraude, resguarda la integridad y confidencialidad de los datos a lo largo de su vida - sin importar a dónde se mueve, quién la accede o cómo se usa.

Por Orlando Rojas Pérez desde Las Vegas en el EMC World 2008 - RSA es la unidad de negocios de EMC que se encarga de la seguridad y del acceso seguro de las autorizaciones y de las autenticaciones de forma integrada con los productos de EMC. RSA es experta en la Prevención de Pérdidas de Datos - DLP y ofrece a sus clientes monitorear, descubrir y proteger toda la información sensible de la compañía.

Para que nos explicara esta nueva ciencia de la Prevención de Pérdidas de Datos - DLP, Evaluamos se reunió con Katie Curtin-Mestre - directora del Grupo de Seguridad de Datos y de Mercadeo de RSA.

Evaluamos: ¿Por qué es nueva esa ciencia de Prevención de Pérdidas de Datos - DLP?
Katie Curtin-Mestre: "Las herramientas DLP eran las menos estudiadas en el mercado de la seguridad y no existen reglas para definirlas. Para RSA, DLP es el conjunto de productos y servicios basados en políticas centralizadas que identifican, monitorean y protegen la información en reposo, en movimiento o en uso a través de un análisis de fondo de su contenido. En una verdadera solución DLP se deberá proteger la información a lo largo del curso de su ciclo de vida y hacerlo en concierto con los procesos de negocio".

Evaluamos: ¿De quién es la responsabilidad de la seguridad de la información y los datos?
Katie Curtin-Mestre: "La seguridad de la información es una responsabilidad de la gestión de la información y así lo entiende RSA. Lo primero que se debe hacer es identificar los datos y clasificarlos en importancia y en delicadeza. Y estos deben estar resguardados en el centro de datos, en la red, en su movimiento, en los equipos y en los puntos terminales. Las empresas deben poder identificar los riesgos para protegerse de pérdidas potenciales sin importar el lugar donde se encuentre la información".

Evaluamos: ¿Para clasificar toda la información y todos los datos no se requiere de una gran base de datos?
Katie Curtin-Mestre: "Es correcto. Los productos RSA DLP son las soluciones de prevención de pérdidas de datos más completas de la industria y están diseñadas para ofrecer a los clientes la más robusta base de datos de políticas para asegurar la información tanto para propósitos regulatorios (PCI - Payment Card Industy - leyes de privacidad), como no-regulatorios (propiedad intelectual, información estratégica u operacional de negocios). Este diseño simplifica la integración de la tecnología DLP a las infraestructuras IT existentes

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