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FECHA: 18/05/2008
AUTOR: Cecilia García

Sólo 64% de las dependencias cumple con criterios básicos de archivística; olvidan los documentos electrónicos
La administración pública federal se ahoga en documentos que no están organizados, por lo que ante una solicitud de información, -siguiendo las bases de la Ley de Transparencia vigente desde hace seis años-, localizar documentos se convierte en un gran reto. Sólo 64% de las dependencias cumplen con los requerimientos básicos de disciplina archivística.

La introducción de tecnologías de la información a la vida cotidiana de la burocracia mexicana ha traído consigo nuevos retos en materia de tratamiento, organización, conservación y acceso de archivos públicos. Los archivos digitales son hoy considerados requerimientos especiales de archivística, a los que sólo 33% de las dependencias atienden.

Por ejemplo, sólo una de cada cuatro dependencias toma medidas para conservar, clasificar y dar acceso a información que fluye por las oficinas públicas vía correo electrónico, pese a que hace más de un año, el Instituto Federal de Acceso a la Información (IFAI), máxima autoridad en la materia, determinó que lo enviado a las cuentas de correo electrónico de los funcionarios es de carácter público, toda vez que ese buzón le ha sido otorgado para el ejercicio de sus funciones gubernamentales.

El IFAI presentará el lunes próximo el diagnóstico sobre archivística gubernamental hasta 2007 y las recomendaciones para mejorar las condiciones de conservación de información pública gubernamental.

Mediante una encuesta se midieron criterios que revelan que la administración pública enfrenta un grave reto para ponerse al corriente en la organización y conservación de documentos.

Entre los problemas detectados en los archivos destaca la asimetría de los espacios destinados para conservar documentos. Aunque el instrumento advierte de posibles sesgos por no haber contado con todas las respuestas de las dependencias, refleja que la mitad de las oficinas gubernamentales no tienen más de tres mil 600 metros lineales de archivo.

En contraste, un par de dependencias disparan la media del espacio destinado para archivos llevándola a 159 mil 236.5 metros lineales de acervo documental, y reflejando una concentración y complejidad para el manejo de documentos profundamente asimétrica.

El diagnóstico identifica otro problema: el referente a quién es responsable de la clasificación. En la mayoría de las dependencias no hay personal capacitado.

"Si bien la mayoría de los responsables de las áreas coordinadoras de archivos tienen nombramiento oficial, el patrón que impera es el de responsables con nivel escalafonario menor a director, los cuales típicamente tienen asignadas otras tareas además de la gestión archivística.

"Alrededor de 80% de las dependencias han asignado responsables del área de archivos de tiempo parcial, los cuales en promedio dedican entre la mitad y un tercio de sus jornadas laborales a la gestión", asevera el diagnóstico.

Incluso los encargados de los archivos reconocen que en su lugar de trabajo no se le da la importancia y prioridad debida a su labor. "La mayoría de las unidades administrativas no consideran alta o muy alta la prioridad que tiene para ellos la organización de los archivos, mientras que los programas de incentivos para mejorar los archivos son prácticamente inexistentes", dice el documento.

Para mostrar un poco más el abandono por parte del gobierno, aun cuando existen leyes y lineamientos estrictos que obligan a los funcionarios a conservar documentos y que, la destrucción, pérdida, manipulación o robo de documentos oficiales es considerada una falta que puede llegar a ser grave para el funcionario, las dependencias destinan nulos o pocos recursos al funcionamiento de archivos.

Solamente una de cada ocho dependencias y una de cada tres entidades del sector paraestatal reportaron los presupuestos del área de archivos para 2005, 2006 y 2007.
Una proporción considerable de responsables de las áreas de archivo -entre la mitad y un cuarto- no contestaron la pregunta de si su presupuesto actual es suficiente.

Entre los responsables de archivo que sí opinaron, entre dos terceras y tres cuartas partes opinaron que el presupuesto es insuficiente y en el subconjunto de responsables que consideraron insuficiente el presupuesto, entre 16% y 43% no tuvieron respuesta a la pregunta sobre el aumento presupuestal necesario para empatar responsabilidades con recursos.

La administración pública federal se ahoga en documentos que no están organizados, por lo que ante una solicitud de información, -siguiendo las bases de la Ley de Transparencia vigente desde hace seis años-, localizar documentos se convierte en un gran reto. Sólo 64% de las dependencias cumplen con los requerimientos básicos de disciplina archivística.

La introducción de tecnologías de la información a la vida cotidiana de la burocracia mexicana ha traído consigo nuevos retos en materia de tratamiento, organización, conservación y acceso de archivos públicos. Los archivos digitales son hoy considerados requerimientos especiales de archivística, a los que sólo 33% de las dependencias atienden.

Por ejemplo, sólo una de cada cuatro dependencias toma medidas para conservar, clasificar y dar acceso a información que fluye por las oficinas públicas vía correo electrónico, pese a que hace más de un año, el Instituto Federal de Acceso a la Información (IFAI), máxima autoridad en la materia, determinó que lo enviado a las cuentas de correo electrónico de los funcionarios es de carácter público, toda vez que ese buzón le ha sido otorgado para el ejercicio de sus funciones gubernamentales.

El IFAI presentará el lunes próximo el diagnóstico sobre archivística gubernamental hasta 2007 y las recomendaciones para mejorar las condiciones de conservación de información pública gubernamental.

Mediante una encuesta se midieron criterios que revelan que la administración pública enfrenta un grave reto para ponerse al corriente en la organización y conservación de documentos.

Entre los problemas detectados en los archivos destaca la asimetría de los espacios destinados para conservar documentos. Aunque el instrumento advierte de posibles sesgos por no haber contado con todas las respuestas de las dependencias, refleja que la mitad de las oficinas gubernamentales no tienen más de tres mil 600 metros lineales de archivo.

En contraste, un par de dependencias disparan la media del espacio destinado para archivos llevándola a 159 mil 236.5 metros lineales de acervo documental, y reflejando una concentración y complejidad para el manejo de documentos profundamente asimétrica.

Tags: documentos electrónicos