LOS SECRETOS DE GUARDAR ARCHIVOS Y CARPETAS

EN: IMPULSO
SITE: http://www.pulsoslp.com.mx
FECHA: 27/11/2007
AUTOR: Jay Dougherty/dpa

Los archivos son prácticamente la razón del trabajo en una computadora. Si usted no pudiera guardar en forma de archivo el trabajo que hace en una PC, ese trabajo no tendría objeto. Pero pocas personas que no hayan aprendido informática sistemáticamente dominan lo que es la organización y el trabajo con archivos.
Cómo organizar, trasladar u ocultar archivos? Cuando en la carpeta Mis Documentos se acumulan ya decenas de docuentos creados con diferentes aplicaciones, lo primero que hay que hacer es crear carpetas para ellos. Para crear una carpeta, primero abra el Explorador de Windows. Para hacerlo, presione la tecla Windows (la que está marcada con el logotipo de Windows) y pulse al mismo tiempo la letra E del teclado.
Si la carpeta Mis Documentos no aparece inmediatamente abierta, ábrala o selecciónela desde el panel izquierdo del Windows Explorer. Cliquee enseguida el menú Archivo, vaya a Nuevo y escoja Carpeta. Dentro de Mis Documentos, el Explorador de Windows creará entonces una carpeta apropiadamente llamada Nueva Carpeta.
La Nueva Carpeta aparecerá enmarcada. Ese marco le estará indicando que la carpeta espera que usted le asigne un nombre definitivo. Dele un nombre que indique claramente su contenido, como Cartas, por ejemplo, y cierre con la tecla Enter.
La carpeta Cartas aparecerá entonces marcada, indicando que es una carpeta activa. Vaya entonces a la carpeta Mis Documentos y arrastre cada archivo que sea una carta hacia la nueva carpeta Cartas. El arrastrarla la trasladará allí, borrándola automáticamente de su anterior posición.
Siguiendo este mismo esquema, cree otras carpetas nuevas. Dentro de la carpeta Cartas, por ejemplo, puede crear otras subcarpetas, una para cada miembro de la familia, otra para las cartas escritas al banco, otra para los seguros, y así, hasta organizar completamente su archivo de documentos.
Si tiene que trasladar varios archivos al mismo tiempo, no es necesario que lo haga uno tras otro. Lo primero será seleccionar los archivos que desea trasladar o copiar.
Si están uno tras otro, cliquee el primero y, al tiempo de pulsar la tecla Shift (la tecla con una flecha indicando hacia arriba), cliquee el último con el botón izquierdo del ratón. Esto marcará el primero y el último y todos los archivos entre ambos.
Si los archivos no están uno tras otro, mantenga oprimida la tecla Ctrl y haga un click con el ratón sobre cada achivo que desea seleccionar.
Una vez seleccionados los archivos, realice las operaciones de copiar, pegar o cortar. Estas están disponibles en el menú Edición de todas las aplicaciones Windows, o bien puede usar los accesos directos mediante el teclado: Ctrl C para copiar, Ctrl V para pegar, Ctrl X para cortar.
Por otra parte, se pueden ocultar también carpetas de la misma forma en que se oculta archivos. Desde el Explorador de Windows marque el archivo o la carpeta con el botón derecho del ratón y seleccione Propiedades desde el menú desplegable. En la ventana Propiedades cliquee la pestaña General y, entre los atributos, seleccione Oculto y confirme con Aceptar.
El resultado será que el archivo o la carpeta que haya seleccionado quedará ahora oculta en el Explorador de Windows. Esto implica que su Explorador no esté configurado expresamente para mostrar archivos y carpetas ocultos. En general, suele no estarlo, por omisión.
Un lector nos preguntaba recientemente cómo obligar a los usuarios de su PC a proporcionar una contraseña antes de abrir un archivo.
En realidad, Windows da muy pocas facilidades a la hora de proteger archivos de miradas indiscretas. La mejor forma de proteger un archivo mediante una contraseña es abrir el programa mediante el cual fue creado y utilizar sus mecanismos de seguridad ya incorporados.
Por ejemplo, para proteger con una contraseña un archivo creado con Microsoft Word, primero abra el archivo, abra luego el menú Archivo y seleccione "Guardar como". En la ventana "Guardar como", abra el botón Herramientas o el menú en el extremo superior derecho. Se abrirá una ventana llamada "Guardar como", de la cual seleccione Opciones Generales.
Se abrirá una ventana Guardar, en la cual, en la parte inferior, hallará una ventanita de texto en la cual podrá usted escribir la contraseña que se necesitará para abrir ese archivo. Escriba la contraseña, confírmela y guarde el archivo como de costumbre.
Cuando proteja usted un archivo con una contraseña de esta manera, quien quiera que intente abrirla será invitado a dar la contraseña.

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