CUANDO LOS ARCHIVOS ADQUIEREN OTRO VALOR FUERA DE LAS EMPRESAS

EN: EL DIARIO
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FECHA: 15/10/2007

Desde hace un año funciona en Paraná un servicio que organiza, ordena, normaliza y protege los papeles de las empresas en “hosting” especiales que liberan espacio para otros usos y ahorran recursos. Servicios Documentales Entrerrianos SRL propone una modalidad que comienza a instalarse y se reconvierte un viejo concepto a la luz de las nuevas tecnologías.


Si detrás de cada producto o servicio hay una necesidad insatisfecha, no quedan dudas que las nuevas tecnologías van generando nuevas necesidades a diario, aunque no siempre los consumidores las identifiquen a priori.

Este quizá sea el caso de los archivos, ese lugar oscuro, húmedo, abandonado, ideal para enviar como castigo a un empleado ineficiente y más proclive a convertirse en un paraíso de insectos y roedores que en un reservorio de la historia de la institución o la empresa.

Ese lugar, donde ya casi nadie entra, se fue convirtiendo con la universalización de la informática en una incomodidad recurrente que sólo demanda empleados y ocupa un lugar importante. El problema se presenta cada vez que se requiere un documento clave, y entre el abandono y el desorden se hace imposible cualquier búsqueda.
Esa necesidad, que muchos no se cuestionan quizá por asimilación cultural, es la que vieron el Ing. Álvaro Piérola y el Cdor. Carlos Rinaudo, que el 1º de octubre de 2006 decidieron crear Servicios Documentales Entrerrianos (SDE), una empresa local que abreva de otras similares que el grupo posee en Santa Fe y Rosario y que llegó para atender la demanda de “organización, archivo, ordenamiento, protección y sistematización de archivos de las empresas e instituciones. El avance de este rubro en el país y el mundo ha sido vertiginoso, y la necesidad ha existido desde siempre, por lo que decidimos proponer a Entre Ríos esta innovación y dimos forma a un emprendimiento de empresarios locales, asociados con profesionales archivísticos que aportaron experiencia, el know how, la técnica y la tecnología necesaria”, asegura Piérola.

ESQUEMA. Los profesionales definen que este esquema resuelve “infinidad” de problemas en las empresas y organizaciones, en lo que respecta a la administración, guarda y custodia de documentos. Entienden también que los costos de la construcción y la necesidad de espacio físico convierten al archivo tradicional en un lugar demasiado oneroso sólo para acumular papeles. “Si a esto le agregamos los costos ocultos generados en horas-hombre ocupados en la clasificación y en la búsqueda, muchas veces infructuosa, de algún documento necesario o indispensable para la organización; y vemos la cuestión de la seguridad, la confidencialidad y la real disponibilidad de la documentación, se toma conciencia de la importancia estratégica que tiene un archivo organizado y en funcionamiento”, describe Rinaudo. Este socio entiende que en todo el país la tendencia de tercerizar el servicio crece. En Santa Fe y Rosario ya está consolidado, con varias empresas compitiendo en el mercado, y en Entre Ríos SDE es la primera en desembarcar, pero que en un año ha logrado una decena de importantes clientes.

-¿Cómo funciona el negocio y qué tipos de documentos administran de las empresas?
-Nuestros clientes pueden entregar documentos en el estado en que se encuentren: en cajas, sueltos, incluso desordenados. Definimos con ellos un criterio de clasificación y procedemos a realizarla. Producimos entonces una planilla manual, que luego servirá para la carga informática, y trasvasamos la documentación en cajas normalizadas especiales para su uso. El sistema genera una etiqueta que se adhiere a la misma con el número de caja, sin identificación del cliente y con la ubicación que le asigna el mismo sistema, detallando estantería, módulo, estante, posición, etc. Este método preserva la confidencialidad de la documentación, ya que el único que conoce el contenido y la ubicación de una caja es nuestro operador, quien deberá identificarse en el momento de ingresar al sistema, y donde quedan registradas las operaciones que realiza.

DISPONIBILIDAD. Según los responsables de la firma, que tiene un galpón sistematizado en Paraná donde funciona su sistema de guarda de documentación, es importante respetar el procedimiento de clasificación y alojamiento para garantizar la trazabilidad de los documentos, como forma de garantizar la búsqueda exitosa.

“¿Cómo quiere su documento? ¿Original, copia, fotografiado, escaneado, digitalizado? ¿Lo quiere hoy en su oficina, en algún otro lugar?. Esa es una gran ventaja que le ofrecemos a nuestros clientes”, dicen los socios. Al llegar el fin del plazo de guarda definido por el cliente o según la categoría de los documentos, el sistema se lo advierte al operador, que informará al cliente para que autorice el expurgue o destrucción documental, previa firma de una planilla de autorización con detalle de la documentación a destruir. “Si bien SDE posee depósitos para la guarda sistematizada de la documentación, si el tipo de cliente, su dinámica de trabajo o las normativas que regulan su actividad así lo disponen, podemos prestar un servicio del tipo in house, es decir, en locales propiedad del cliente”, asegura Rinaudo, quien también advierte que “nuestros métodos, técnicas y sistema informático archivístico, aseguran el respeto a la norma ISO 17.799, en materia de Seguridad de la Información. Esta norma internacional define como indispensable la aplicación de técnicas y el cumplimiento normas y procedimientos que garanticen la disponibilidad, la confidencialidad y la integridad de los documentos y la información contenida en estos”.

-¿Cuál es la unidad que toman para medir el costo del servicio?
-Nosotros tomamos la caja y el tiempo. Cada caja sale aproximadamente un peso mensual,
con todo el servicio integral que ofrecemos juntamente con el alojamiento.

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