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REGLAMENTO DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS DE LA ASAMBLEA NACIONAL
Gaceta Oficial Nº 38.745 del 13 de agosto de 2007
ASAMBLEA NACIONAL DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
La Presidencia de la Asamblea Nacional en ejercicio de la atribución que le confiere el artículo 11 del Reglamento de los Servicios de Apoyo de la Asamblea Nacional, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 30.101, del 6 de enero de 2005.
RESUELVE
dictar el siguiente,
REGLAMENTO DE ARCHIVOS y BIBLIOTECA DE LA ASAMBLEA NACIONAL
Capítulo I
Disposiciones Generales
Artículo 1
El presente Reglamento tiene por objeto establecer la estructura organizativa y funcional de la Dirección de Archivos y de la Biblioteca y de los Archivos de Gestión de la Asamblea Nacional, así como también determinar la normativa general para la transferencia y acceso a los documentos del Poder Legislativo.
Artículo 2
Para los efectos de la aplicación de este Reglamento se definen los siguientes términos:
Archivo: dependencia que se encarga de la custodia, organización, tratamiento y conservación de documentos generados o recibidos por un organismo como resultado del ejercicio de sus competencias.
Catalogación: proceso mediante el cual se describen en forma sintetizada los detalles físicos y temáticos de una determinada obra.
Clasificación: procedimiento mediante el cual se le asigna un código a cada obra, a través del cual es posible darle una ubicación lógica dentro de la estructura de la colección a la que pertenece.
Certificación: procedimiento mediante el cual se le otorga valor legal a la copia de un documento.
Documento: cualquier información expresada de forma gráfica, sonora o en imágenes, y recogida en un soporte físico.
Expurgo: proceso de eliminación física de documentos que han perdido sus valores primarios y que no son susceptibles de desarrollar valores secundarios.
Expediente: conjunto de documentos generados y recibidos por una oficina productora para la tramitación de un asunto específico.
Fondo documental: todos aquellos documentos producidos y recibidos por una institución o dependencia como resultado del ejercicio de sus competencias.
Plazo de conservación: periodo de tiempo durante el cual se conserva una determinada serie documental luego de la prescripción de sus valores primarios, con el objeto de prevenir su posible utilidad para fines administrativos.
Plazo de reserva: lapso durante el cual un documento no está disponible para la consulta pública.
Procesos técnicos: conjunto de procedimientos dirigidos al registro, catalogación y clasificación de una obra determinada.
Relación de Transferencia: listado en el que se describen los documentos a ser transferidos.
Serie: conjunto de documentos producidos y recibidos por una unidad administrativa en el desarrollo de una misma atribución y regulados por una norma de procedimiento.
Transferencia documental: procedimiento mediante el cual se trasladan documentos de un archivo a otro del Sistema, a medida que éstos van cumpliendo con las distintas etapas de su ciclo vital.
Valor primario: es aquel que tienen los documentos mientras son útiles para el propósito por el cual fueron producidos.
Valor secundario: es aquel que tienen los documentos para fines distintos a los que motivaron su producción, tales como la investigación, la cultura y la preservación de la memoria histórica.
Valoración: consiste en el análisis de documentos con el fin de determinar sus valores primarios y secundarios, en base a lo cual se definen los plazos para la transferencia, se establecen condiciones para el acceso y se determina su conservación o expurgo.
Capítulo II
De la Dirección de Archivos y Biblioteca
Artículo 3
La Dirección de Archivos y Biblioteca está adscrita a la Secretaría de la Asamblea Nacional, es el ente rector de la actividad archivística y bibliotecaria de la Institución, y esta integrada por la División de Archivo Legislativo, la División de Archivo Administrativo, la División de Archivo Histórico y la Biblioteca “Luis Beltrán Prieto Figueroa”.
Artículo 4
Son funciones de la Dirección de Archivos y Biblioteca:
1. Coordinar y supervisar el funcionamiento del Sistema Integral de Gestión Documental de la Asamblea Nacional (SIGDAN).
2. Diseñar políticas para la organización, tratamiento y conservación de los fondos documentales de la Asamblea Nacional.
3. Delinear estrategias para la promoción de sus servicios.
4. Desarrollar programas para la capacitación del personal responsable de la gestión archivística y bibliotecaria de la Asamblea Nacional, conjuntamente con la Dirección General con competencia en la materia.
5. Coordinar la edición de publicaciones conjuntamente con la Dirección General con competencia en la materia, previa autorización de la Secretaria de la Asamblea Nacional, que sirvan como instrumentos informativos para la difusión contenida en los archivos y Biblioteca “Luis Beltrán Prieto Figueroa”.
6. Dar copia simple de la documentación que se encuentra resguardada en dicha dependencia, y remitir una relación de estas copias a la Secretaría de la Asamblea Nacional.
Capítulo III
Del Sistema Integral de Gestión Documental de la Asamblea Nacional (SIGDAN)
Artículo 5
El Sistema Integral de Gestión Documental de la Asamblea Nacional (SIGDAN) está integrado por cada una de las dependencias adscritas a la Dirección de Archivos y Biblioteca, además de los Archivos de Gestión pertenecientes a las distintas unidades administrativas de la Asamblea Nacional, los cuales funcionan de forma coordinada para garantizar un óptimo acceso a la información.
La Dirección de Archivos y Biblioteca es la unidad administrativa responsable de la coordinación del Sistema Integral de Gestión Documental de la Asamblea Nacional (SIGDAN).
Artículo 6
Todos los miembros del Sistema Integral de Gestión Documental de la Asamblea Nacional (SIGDAN) están en la obligación de cumplir con lo establecido en este Reglamento, así como con las demás disposiciones que en materia archivística y bibliotecaria sean emanadas de la Dirección de Archivos y Biblioteca de la Asamblea Nacional.
Capítulo IV
De la Biblioteca “Luis Beltrán Prieto Figueroa”
Artículo 7
La Biblioteca “Luis Beltrán Prieto Figueroa” tiene como finalidad servir de instrumento para satisfacer las necesidades de información derivadas del desarrollo de la actividad e investigación legislativa, además de los requerimientos de información de la comunidad de la Asamblea Nacional y de la sociedad en general, a través de la prestación de servicios bibliográficos y de investigación, así como de la incorporación del acceso a las nuevas tecnologías de información y comunicación.
Artículo 8
Son funciones de la Biblioteca “Luis Beltrán Prieto Figueroa”:
1. Orientar al usuario en la búsqueda de información.
2. Ofrecer los servicios de préstamo bibliográfico, tanto en sala como circulante.
3. Diseñar y ejecutar políticas para el desarrollo de colecciones bibliográficas.
4. Prestar los servicios de reproducción y digitalización de documentos.
5. Editar publicaciones acerca de temas históricos, políticos y de actualidad.
6. Brindar apoyo al desarrollo de cursos de especialización académica, talleres, conferencias y seminarios.
7. Llevar a cabo el procesamiento técnico de la colección bibliográfica.
8. Diseñar y elaborar fuentes de información secundaria que faciliten la recuperación de información bibliográfica y no bibliográfica.
9. Realizar investigaciones acerca de temas de las áreas legislativa, histórica y política.
10. Prestar el servicio de diseminación selectiva de información, referida tanto a la colección de la Biblioteca como al producto de las investigaciones que se llevan a cabo.
Capítulo V
De los Archivos de Gestión
Artículo 9
Los Archivos de Gestión de la Asamblea Nacional tienen por objeto la organización y conservación de los documentos producidos o recibidos por la unidad administrativa a la que pertenecen, los cuales permanecerán en ellos durante la formación de los expedientes y mientras su consulta sea frecuente.
Artículo 10
Son funciones de los Archivos de Gestión:
1. Organizar, describir y conservar los documentos producidos o recibidos por la unidad administrativa a la que pertenecen.
2. Cumplir las normas que establezca la Dirección de Archivos y Biblioteca respecto a la organización, tratamiento y transferencia de documentos.
3. Suministrar a la Dirección de Archivos y Biblioteca todos los datos necesarios acerca de las series documentales.
4. Preparar las transferencias de acuerdo con el cronograma establecido por la Dirección de Archivos y Biblioteca.
5. Elaborar una Relación de Transferencias.
Artículo 11
Cada Archivo de Gestión contará con una persona responsable de la organización y conservación de los documentos, quien deberá mantener comunicación constante con la Dirección de Archivos y Biblioteca.
Capítulo VI
Del Archivo Legislativo
Artículo 12
El Archivo Legislativo de la Asamblea Nacional tiene por objeto la organización, tratamiento y conservación de los documentos producidos o recibidos por la Junta Directiva de la Asamblea Nacional, como resultado del ejercicio del trabajo parlamentario.
Artículo 13
Son funciones del Archivo Legislativo:
1. Organizar, identificar, describir y conservar los documentos producidos o recibidos por la Junta Directiva de la Asamblea Nacional en el ejercicio del trabajo parlamentario.
2. Apoyar el desarrollo de las sesiones parlamentarias mediante el suministro de documentación necesaria para su desenvolvimiento.
3. Distribuir correspondencia remitida a las diversas dependencias parlamentarias.
4. Suministrar a los Archivos Administrativo e Histórico todos los datos necesarios acerca de las series documentales.
5. Elaborar un cronograma anual para la transferencia de fondos documentales a los Archivos Administrativo e Histórico.
6. Elaborar un Registro de Transferencias, conformado por las copias de la Relación de Transferencia que los Archivos Administrativo e Histórico devuelven selladas y firmadas una vez efectuado el proceso de transferencia.
7. Garantizar la existencia de las condiciones necesarias para el adecuado almacenamiento de sus fondos documentales.
8. Llevar a cabo la digitalización de documentos del fondo legislativo, siguiendo las directrices emanadas de la Dirección de Archivos y Biblioteca.
9. Prestar el servicio de consulta y reproducción de documentos del fondo legislativo de la Asamblea Nacional a todos los ciudadanos y ciudadanas que así lo requieran, brindando la asesoría necesaria para un eficiente acceso a la información.
Capítulo VII
Del Archivo Administrativo
Artículo 14
El Archivo Administrativo de la Asamblea Nacional tiene por objeto la organización, tratamiento y conservación de los documentos transferidos desde los diversos Archivos de Gestión y el Archivo Legislativo. Asimismo, es el ente responsable de dictar normas específicas acerca del funcionamiento de los Archivos de Gestión, así como de supervisar su cumplimiento.
Artículo 15
Son funciones del Archivo Administrativo:
1. Organizar, identificar, describir y conservar los documentos transferidos desde los Archivos de Gestión y el Archivo Legislativo.
2. Establecer normas para la organización y transferencia de documentos en los Archivos de Gestión, y supervisar su aplicación.
3. Determinar los plazos de conservación de cada una de las series documentales.
4. Elaborar los cronogramas anuales para la transferencia de documentos desde los Archivos de Gestión al Archivo Administrativo, y desde éste al Archivo Histórico.
5. Garantizar la existencia de las condiciones necesarias para el adecuado almacenamiento de sus fondos documentales.
6. Llevar a cabo la digitalización de documentos del fondo administrativo, siguiendo las directrices emanadas de la Dirección de Archivos y Biblioteca.
7. Prestar el servicio de consulta y reproducción de documentos del fondo legislativo de la Asamblea Nacional a todos los ciudadanos y ciudadanas que así lo requieran, brindando la asesoría necesaria para un eficiente acceso a la información.
Capítulo VIII
Del Archivo Histórico
Artículo 16
El Archivo Histórico de la Asamblea Nacional tiene por objeto la organización, tratamiento y conservación de los documentos transferidos desde el Archivo Legislativo y el Archivo Administrativo, una vez que la Junta de Valoración Documental ha determinado su conservación permanente por el valor que tienen para la investigación, la ciencia, la cultura o la preservación de la memoria histórica del país.
Artículo 17
Son funciones del Archivo Histórico:
1. Organizar, describir y conservar los documentos transferidos desde el Archivo Legislativo y el Archivo Administrativo.
2. Garantizar la existencia de las condiciones necesarias para el adecuado almacenamiento de sus fondos documentales.
3. Diseñar programas para la restauración de los documentos del fondo histórico.
4. Delinear y ejecutar estrategias para la difusión de la documentación del fondo histórico.
5. Llevar a cabo la digitalización de documentos del fondo histórico, siguiendo las directrices emanadas de la Dirección de Archivos y Biblioteca.
6. Prestar el servicio de consulta y reproducción de documentos del fondo legislativo de la Asamblea Nacional a todos los ciudadanos y ciudadanas que así lo requieran, brindando la asesoría necesaria para un eficiente acceso a la información.
Capítulo IX
De la Junta de Valoración Documental
Artículo 18
La Junta de Valoración Documental es la instancia responsable de estudio y valoración de las series documentales de la Asamblea Nacional. Estará integrada por el Director de Archivos y Biblioteca, y los jefes de División de Archivo Administrativo, Archivo Legislativo y Archivo Histórico de la Asamblea Nacional.
Artículo 19
Son funciones de la Junta de Valoración Documental:
1. Determinar cuáles series documentales tienen carácter confidencial.
2. Establecer plazos de reserva para las series documentales que así lo requieran.
3. Definir los plazos de prescripción de los valores primarios de cada una de las series documentales.
4. Evaluar los documentos con el fin de determinar si han desarrollado o son susceptibles de desarrollar valores secundarios, y en base a ello decidir, previa aprobación del Secretario de la Asamblea Nacional, acerca de su conservación o expurgo.
Capítulo X
De la Transferencia de Documentos
Artículo 20
La transferencia de documentos entre los distintos archivos que conforman el Sistema Integral de Gestión Documental de la Asamblea Nacional (SIGDAN) se ajustará a las normas que para tales efectos establezca la División de Archivo Administrativo.
Artículo 21
Al inicio de cada período legislativo los Archivos Administrativo y Legislativo elaborarán los cronogramas anuales para la transferencia de fondos documentales entre los diversos archivos del Sistema.
Capítulo XI
Del Acceso a los Documentos
Artículo 22
Todos los ciudadanos y ciudadanas tienen acceso a los archivos de la Asamblea Nacional, salvo en el caso de aquellos documentos que hayan sido declarados de carácter confidencial por la Junta de Valoración Documental, de conformidad con lo establecido en el artículo 143 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y en el artículo 155 de la Ley Orgánica de la Administración Pública, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.305, del 17 de octubre de 2001.
Artículo 23
La consulta y reproducción de documentos de los Archivos de la Asamblea Nacional estarán sujetas a las normas que para tal efecto establezca la División de Archivo Histórico.
Artículo 24
La consulta e información de documentos del Archivo Administrativo y del Archivo Histórico se harán en la Sala de Usuarios de la Dirección de Archivos y Biblioteca, de lunes a viernes, en el horario comprendido de 9:00 a.m. - 5:00 p.m. La consulta de documentos del Archivo Legislativo se hará en la sede de este Archivo, durante el horario antes mencionado.
Artículo 25
La Biblioteca “Luis Beltrán Prieto Figueroa”, funcionará de lunes a viernes, en el horario comprendido entre 9:00 a.m. - 5:00 p.m.
Artículo 26
El servicio de préstamo circulante de documentos de los Archivos Legislativo, Administrativo e Histórico sólo estará disponible para las unidades administrativas de la Asamblea Nacional, previa exposición por parte del solicitante de las razones por las cuales se requiere el documento original.
Disposición Final
Única
Este Reglamento entrará en vigencia a partir de su publicación en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.
Dado, firmado y sellado en el Palacio Federal Legislativo, sede de la Asamblea Nacional, en Caracas, a los seis días del mes de agosto de dos mil siete. Año 197º de la Independencia y 148º de la Federación.
CILIA FLORES
Presidenta de la Asamblea Nacional
Gaceta Oficial Nº 38.745 del 13 de agosto de 2007
ASAMBLEA NACIONAL DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
La Presidencia de la Asamblea Nacional en ejercicio de la atribución que le confiere el artículo 11 del Reglamento de los Servicios de Apoyo de la Asamblea Nacional, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 30.101, del 6 de enero de 2005.
RESUELVE
dictar el siguiente,
REGLAMENTO DE ARCHIVOS y BIBLIOTECA DE LA ASAMBLEA NACIONAL
Capítulo I
Disposiciones Generales
Artículo 1
El presente Reglamento tiene por objeto establecer la estructura organizativa y funcional de la Dirección de Archivos y de la Biblioteca y de los Archivos de Gestión de la Asamblea Nacional, así como también determinar la normativa general para la transferencia y acceso a los documentos del Poder Legislativo.
Artículo 2
Para los efectos de la aplicación de este Reglamento se definen los siguientes términos:
Archivo: dependencia que se encarga de la custodia, organización, tratamiento y conservación de documentos generados o recibidos por un organismo como resultado del ejercicio de sus competencias.
Catalogación: proceso mediante el cual se describen en forma sintetizada los detalles físicos y temáticos de una determinada obra.
Clasificación: procedimiento mediante el cual se le asigna un código a cada obra, a través del cual es posible darle una ubicación lógica dentro de la estructura de la colección a la que pertenece.
Certificación: procedimiento mediante el cual se le otorga valor legal a la copia de un documento.
Documento: cualquier información expresada de forma gráfica, sonora o en imágenes, y recogida en un soporte físico.
Expurgo: proceso de eliminación física de documentos que han perdido sus valores primarios y que no son susceptibles de desarrollar valores secundarios.
Expediente: conjunto de documentos generados y recibidos por una oficina productora para la tramitación de un asunto específico.
Fondo documental: todos aquellos documentos producidos y recibidos por una institución o dependencia como resultado del ejercicio de sus competencias.
Plazo de conservación: periodo de tiempo durante el cual se conserva una determinada serie documental luego de la prescripción de sus valores primarios, con el objeto de prevenir su posible utilidad para fines administrativos.
Plazo de reserva: lapso durante el cual un documento no está disponible para la consulta pública.
Procesos técnicos: conjunto de procedimientos dirigidos al registro, catalogación y clasificación de una obra determinada.
Relación de Transferencia: listado en el que se describen los documentos a ser transferidos.
Serie: conjunto de documentos producidos y recibidos por una unidad administrativa en el desarrollo de una misma atribución y regulados por una norma de procedimiento.
Transferencia documental: procedimiento mediante el cual se trasladan documentos de un archivo a otro del Sistema, a medida que éstos van cumpliendo con las distintas etapas de su ciclo vital.
Valor primario: es aquel que tienen los documentos mientras son útiles para el propósito por el cual fueron producidos.
Valor secundario: es aquel que tienen los documentos para fines distintos a los que motivaron su producción, tales como la investigación, la cultura y la preservación de la memoria histórica.
Valoración: consiste en el análisis de documentos con el fin de determinar sus valores primarios y secundarios, en base a lo cual se definen los plazos para la transferencia, se establecen condiciones para el acceso y se determina su conservación o expurgo.
Capítulo II
De la Dirección de Archivos y Biblioteca
Artículo 3
La Dirección de Archivos y Biblioteca está adscrita a la Secretaría de la Asamblea Nacional, es el ente rector de la actividad archivística y bibliotecaria de la Institución, y esta integrada por la División de Archivo Legislativo, la División de Archivo Administrativo, la División de Archivo Histórico y la Biblioteca “Luis Beltrán Prieto Figueroa”.
Artículo 4
Son funciones de la Dirección de Archivos y Biblioteca:
1. Coordinar y supervisar el funcionamiento del Sistema Integral de Gestión Documental de la Asamblea Nacional (SIGDAN).
2. Diseñar políticas para la organización, tratamiento y conservación de los fondos documentales de la Asamblea Nacional.
3. Delinear estrategias para la promoción de sus servicios.
4. Desarrollar programas para la capacitación del personal responsable de la gestión archivística y bibliotecaria de la Asamblea Nacional, conjuntamente con la Dirección General con competencia en la materia.
5. Coordinar la edición de publicaciones conjuntamente con la Dirección General con competencia en la materia, previa autorización de la Secretaria de la Asamblea Nacional, que sirvan como instrumentos informativos para la difusión contenida en los archivos y Biblioteca “Luis Beltrán Prieto Figueroa”.
6. Dar copia simple de la documentación que se encuentra resguardada en dicha dependencia, y remitir una relación de estas copias a la Secretaría de la Asamblea Nacional.
Capítulo III
Del Sistema Integral de Gestión Documental de la Asamblea Nacional (SIGDAN)
Artículo 5
El Sistema Integral de Gestión Documental de la Asamblea Nacional (SIGDAN) está integrado por cada una de las dependencias adscritas a la Dirección de Archivos y Biblioteca, además de los Archivos de Gestión pertenecientes a las distintas unidades administrativas de la Asamblea Nacional, los cuales funcionan de forma coordinada para garantizar un óptimo acceso a la información.
La Dirección de Archivos y Biblioteca es la unidad administrativa responsable de la coordinación del Sistema Integral de Gestión Documental de la Asamblea Nacional (SIGDAN).
Artículo 6
Todos los miembros del Sistema Integral de Gestión Documental de la Asamblea Nacional (SIGDAN) están en la obligación de cumplir con lo establecido en este Reglamento, así como con las demás disposiciones que en materia archivística y bibliotecaria sean emanadas de la Dirección de Archivos y Biblioteca de la Asamblea Nacional.
Capítulo IV
De la Biblioteca “Luis Beltrán Prieto Figueroa”
Artículo 7
La Biblioteca “Luis Beltrán Prieto Figueroa” tiene como finalidad servir de instrumento para satisfacer las necesidades de información derivadas del desarrollo de la actividad e investigación legislativa, además de los requerimientos de información de la comunidad de la Asamblea Nacional y de la sociedad en general, a través de la prestación de servicios bibliográficos y de investigación, así como de la incorporación del acceso a las nuevas tecnologías de información y comunicación.
Artículo 8
Son funciones de la Biblioteca “Luis Beltrán Prieto Figueroa”:
1. Orientar al usuario en la búsqueda de información.
2. Ofrecer los servicios de préstamo bibliográfico, tanto en sala como circulante.
3. Diseñar y ejecutar políticas para el desarrollo de colecciones bibliográficas.
4. Prestar los servicios de reproducción y digitalización de documentos.
5. Editar publicaciones acerca de temas históricos, políticos y de actualidad.
6. Brindar apoyo al desarrollo de cursos de especialización académica, talleres, conferencias y seminarios.
7. Llevar a cabo el procesamiento técnico de la colección bibliográfica.
8. Diseñar y elaborar fuentes de información secundaria que faciliten la recuperación de información bibliográfica y no bibliográfica.
9. Realizar investigaciones acerca de temas de las áreas legislativa, histórica y política.
10. Prestar el servicio de diseminación selectiva de información, referida tanto a la colección de la Biblioteca como al producto de las investigaciones que se llevan a cabo.
Capítulo V
De los Archivos de Gestión
Artículo 9
Los Archivos de Gestión de la Asamblea Nacional tienen por objeto la organización y conservación de los documentos producidos o recibidos por la unidad administrativa a la que pertenecen, los cuales permanecerán en ellos durante la formación de los expedientes y mientras su consulta sea frecuente.
Artículo 10
Son funciones de los Archivos de Gestión:
1. Organizar, describir y conservar los documentos producidos o recibidos por la unidad administrativa a la que pertenecen.
2. Cumplir las normas que establezca la Dirección de Archivos y Biblioteca respecto a la organización, tratamiento y transferencia de documentos.
3. Suministrar a la Dirección de Archivos y Biblioteca todos los datos necesarios acerca de las series documentales.
4. Preparar las transferencias de acuerdo con el cronograma establecido por la Dirección de Archivos y Biblioteca.
5. Elaborar una Relación de Transferencias.
Artículo 11
Cada Archivo de Gestión contará con una persona responsable de la organización y conservación de los documentos, quien deberá mantener comunicación constante con la Dirección de Archivos y Biblioteca.
Capítulo VI
Del Archivo Legislativo
Artículo 12
El Archivo Legislativo de la Asamblea Nacional tiene por objeto la organización, tratamiento y conservación de los documentos producidos o recibidos por la Junta Directiva de la Asamblea Nacional, como resultado del ejercicio del trabajo parlamentario.
Artículo 13
Son funciones del Archivo Legislativo:
1. Organizar, identificar, describir y conservar los documentos producidos o recibidos por la Junta Directiva de la Asamblea Nacional en el ejercicio del trabajo parlamentario.
2. Apoyar el desarrollo de las sesiones parlamentarias mediante el suministro de documentación necesaria para su desenvolvimiento.
3. Distribuir correspondencia remitida a las diversas dependencias parlamentarias.
4. Suministrar a los Archivos Administrativo e Histórico todos los datos necesarios acerca de las series documentales.
5. Elaborar un cronograma anual para la transferencia de fondos documentales a los Archivos Administrativo e Histórico.
6. Elaborar un Registro de Transferencias, conformado por las copias de la Relación de Transferencia que los Archivos Administrativo e Histórico devuelven selladas y firmadas una vez efectuado el proceso de transferencia.
7. Garantizar la existencia de las condiciones necesarias para el adecuado almacenamiento de sus fondos documentales.
8. Llevar a cabo la digitalización de documentos del fondo legislativo, siguiendo las directrices emanadas de la Dirección de Archivos y Biblioteca.
9. Prestar el servicio de consulta y reproducción de documentos del fondo legislativo de la Asamblea Nacional a todos los ciudadanos y ciudadanas que así lo requieran, brindando la asesoría necesaria para un eficiente acceso a la información.
Capítulo VII
Del Archivo Administrativo
Artículo 14
El Archivo Administrativo de la Asamblea Nacional tiene por objeto la organización, tratamiento y conservación de los documentos transferidos desde los diversos Archivos de Gestión y el Archivo Legislativo. Asimismo, es el ente responsable de dictar normas específicas acerca del funcionamiento de los Archivos de Gestión, así como de supervisar su cumplimiento.
Artículo 15
Son funciones del Archivo Administrativo:
1. Organizar, identificar, describir y conservar los documentos transferidos desde los Archivos de Gestión y el Archivo Legislativo.
2. Establecer normas para la organización y transferencia de documentos en los Archivos de Gestión, y supervisar su aplicación.
3. Determinar los plazos de conservación de cada una de las series documentales.
4. Elaborar los cronogramas anuales para la transferencia de documentos desde los Archivos de Gestión al Archivo Administrativo, y desde éste al Archivo Histórico.
5. Garantizar la existencia de las condiciones necesarias para el adecuado almacenamiento de sus fondos documentales.
6. Llevar a cabo la digitalización de documentos del fondo administrativo, siguiendo las directrices emanadas de la Dirección de Archivos y Biblioteca.
7. Prestar el servicio de consulta y reproducción de documentos del fondo legislativo de la Asamblea Nacional a todos los ciudadanos y ciudadanas que así lo requieran, brindando la asesoría necesaria para un eficiente acceso a la información.
Capítulo VIII
Del Archivo Histórico
Artículo 16
El Archivo Histórico de la Asamblea Nacional tiene por objeto la organización, tratamiento y conservación de los documentos transferidos desde el Archivo Legislativo y el Archivo Administrativo, una vez que la Junta de Valoración Documental ha determinado su conservación permanente por el valor que tienen para la investigación, la ciencia, la cultura o la preservación de la memoria histórica del país.
Artículo 17
Son funciones del Archivo Histórico:
1. Organizar, describir y conservar los documentos transferidos desde el Archivo Legislativo y el Archivo Administrativo.
2. Garantizar la existencia de las condiciones necesarias para el adecuado almacenamiento de sus fondos documentales.
3. Diseñar programas para la restauración de los documentos del fondo histórico.
4. Delinear y ejecutar estrategias para la difusión de la documentación del fondo histórico.
5. Llevar a cabo la digitalización de documentos del fondo histórico, siguiendo las directrices emanadas de la Dirección de Archivos y Biblioteca.
6. Prestar el servicio de consulta y reproducción de documentos del fondo legislativo de la Asamblea Nacional a todos los ciudadanos y ciudadanas que así lo requieran, brindando la asesoría necesaria para un eficiente acceso a la información.
Capítulo IX
De la Junta de Valoración Documental
Artículo 18
La Junta de Valoración Documental es la instancia responsable de estudio y valoración de las series documentales de la Asamblea Nacional. Estará integrada por el Director de Archivos y Biblioteca, y los jefes de División de Archivo Administrativo, Archivo Legislativo y Archivo Histórico de la Asamblea Nacional.
Artículo 19
Son funciones de la Junta de Valoración Documental:
1. Determinar cuáles series documentales tienen carácter confidencial.
2. Establecer plazos de reserva para las series documentales que así lo requieran.
3. Definir los plazos de prescripción de los valores primarios de cada una de las series documentales.
4. Evaluar los documentos con el fin de determinar si han desarrollado o son susceptibles de desarrollar valores secundarios, y en base a ello decidir, previa aprobación del Secretario de la Asamblea Nacional, acerca de su conservación o expurgo.
Capítulo X
De la Transferencia de Documentos
Artículo 20
La transferencia de documentos entre los distintos archivos que conforman el Sistema Integral de Gestión Documental de la Asamblea Nacional (SIGDAN) se ajustará a las normas que para tales efectos establezca la División de Archivo Administrativo.
Artículo 21
Al inicio de cada período legislativo los Archivos Administrativo y Legislativo elaborarán los cronogramas anuales para la transferencia de fondos documentales entre los diversos archivos del Sistema.
Capítulo XI
Del Acceso a los Documentos
Artículo 22
Todos los ciudadanos y ciudadanas tienen acceso a los archivos de la Asamblea Nacional, salvo en el caso de aquellos documentos que hayan sido declarados de carácter confidencial por la Junta de Valoración Documental, de conformidad con lo establecido en el artículo 143 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y en el artículo 155 de la Ley Orgánica de la Administración Pública, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.305, del 17 de octubre de 2001.
Artículo 23
La consulta y reproducción de documentos de los Archivos de la Asamblea Nacional estarán sujetas a las normas que para tal efecto establezca la División de Archivo Histórico.
Artículo 24
La consulta e información de documentos del Archivo Administrativo y del Archivo Histórico se harán en la Sala de Usuarios de la Dirección de Archivos y Biblioteca, de lunes a viernes, en el horario comprendido de 9:00 a.m. - 5:00 p.m. La consulta de documentos del Archivo Legislativo se hará en la sede de este Archivo, durante el horario antes mencionado.
Artículo 25
La Biblioteca “Luis Beltrán Prieto Figueroa”, funcionará de lunes a viernes, en el horario comprendido entre 9:00 a.m. - 5:00 p.m.
Artículo 26
El servicio de préstamo circulante de documentos de los Archivos Legislativo, Administrativo e Histórico sólo estará disponible para las unidades administrativas de la Asamblea Nacional, previa exposición por parte del solicitante de las razones por las cuales se requiere el documento original.
Disposición Final
Única
Este Reglamento entrará en vigencia a partir de su publicación en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.
Dado, firmado y sellado en el Palacio Federal Legislativo, sede de la Asamblea Nacional, en Caracas, a los seis días del mes de agosto de dos mil siete. Año 197º de la Independencia y 148º de la Federación.
CILIA FLORES
Presidenta de la Asamblea Nacional
Es un site de archivo,diseñado para profesionales, estudiantes, docentes, empresas e instituciones interesados en toda información relacionada con el área archivística.
