GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITALIZADA
Hacia la desmaterialización de la documentación en las empresas

EN: WINDOWSTIGMAG.COM
SITE: http://www.windowstimag.com
FECHA: 21/05/2007
AUTOR: Fernando de la Sotilla

La realidad económica y social de los últimos años ha cambiado sustancialmente el enfoque y la importancia que se da a ciertos activos empresariales. Si antes primaban los activos materiales, ahora las empresas comienzan a dar un gran valor al capital humano que poseen.

Éste es considerado un verdadero activo intangible que surge de la propia información que generan y manejan sus empleados, es lo que se conoce como la “memoria” de la propia organización. La correcta gestión de este conocimiento ya está provocando la diferenciación y la supervivencia de muchas empresas en casi todos los sectores.

En este nuevo entorno, las nuevas tecnologías –y sus gestores– tienen un papel muy importante a jugar. Para conseguir que una empresa disponga de un buen sistema de gestión del conocimiento es preciso que previamente desarrolle un correcto método de gestión documental. Esto significa que se debe estudiar cómo conseguir ordenar sistemáticamente la gran cantidad de papeles que se pueden llegar a producir en la empres. Y esto es aplicable igualmente a aquellas organizaciones que ya hayan comenzado con algún sistema de digitalización mediante escáneres que milagrosamente los hacen desaparecer.

Para llevar a cabo un correcto sistema de gestión documental se han de tener muy claro los objetivos que se pretenden obtener, que no pueden ser otros que los siguientes. En primer lugar, facilitar el trabajo de las personas con los documentos y la información en general. Por ello, será preciso saber en primer lugar el valor de cada uno para conservar sólo aquellos que sean precisos. En segundo lugar, facilitar el flujo de información entre todas los empleados, entendiendo que se trata de un recurso colectivo. Por lo tanto, la información se tiene que clasificar previamente para ponerla al alcance de todos aquellos que la tengan que compartir. Por último, el empresario querrá disponer de la información más allá de sus empleados, o sea con independencia de quienes estén trabajando en ese momento. La documentación deberá crearse y conservarse en la empresa para que pueda ser utilizada por aquellos que la necesiten y estén al frente de las obligaciones en cada ocasión, de esta manera disponer de un conocimiento propio de la organización que la haga viable y duradera en el tiempo por sí misma.

El valor de la comunicación en red se puede observar en la propia naturaleza.

Por su parte, un sistema de gestión documental actual y moderno para buscar los anteriores objetivos ha de tender a la desmaterialización de la información. No se trata sólo de una cuestión ecológica o de crecimiento económico sostenible, que también es importante en sí misma, sino que la empresa podrá obtener mayores niveles de eficacia si comienza a implementar soluciones de gestión del conocimiento mediante sistemas corporativos digitales de la información.

Un correcto sistema de gestión de documentos electrónicos tiene que tener las siguientes funciones:
1. Organizar racionalmente los directorios informáticos y los accesos a los mismos, estableciendo las normas o sistemas para el almacenamiento de los documentos.
2. Eliminar las copias y versiones de un mismo documento, con la doble finalidad de ahorro de espacio y de inseguridad por la posibilidad de desactualización o caducidad de la información utilizada.
3. Determinar los sistemas para salvaguardar la integridad de los documentos, o lo que sería mejor decir, de la información en ellos contenida.
4. Establecer el sistema para buscar eficazmente, sin tener que dedicar un tiempo excesivo que desanime el uso de la información digitalizada.

El empleo de las nuevas tecnologías para el uso comunicativo en las empresas se ha convertido en la actualidad en un recurso estratégico para el éxito. La tendencia a un crecimiento continuado en el uso de intranets es la única respuesta a una necesidad vital en el mundo empresarial de hoy: disponer de un eficiente mecanismo de gestión de la información como elemento de creación de valor. Todas las empresas persiguen disponer un conocimiento compartido por todo su personal a través una correcta y eficaz gestión.

El uso intensivo de las intranets beneficia la gestión del conocimiento de las organizaciones en dos aspectos: una es la información sobre la empresa, las noticias que le afectan, ya sea de carácter económico externo, como el bursátil, o también otro más próximo a los empleados como las que pueden incluirse en revistas internas propias sobre temas del sector. La otra consiste en toda aquella información que pueda ser útil para el desarrollo del trabajo diario, como manuales o formularios.

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