MAS COMENTARIOS SOBRE LA NORMA ISAF

ENVIADO POR: Lic. Belén Rodríguez
FECHA: 23/04/2007

MENSAJE ORIGINAL

De: Lic. Arcángel Sánchez
Asunto: MAS COMENTARIOS SOBRE LA NORMA ISAF
Fecha: 23/04/2007 11:59:38
Mensaje:

Elaborada por un grupo de trabajo del Comité de buenas prácticas y normas profesionales del Consejo Internacional de Archivos (ICA/CBPS) en el que ha participado la española Beatriz Franco Espiño, archivera de la Fiscalía General del Estado -a quien por cierto conocí en E-DOCPA 2006 y aprovecho para felicitar-, puede descargarse (en formato pdf) en sus versiones en inglés [319 KB], francés [322.8 KB] y portugués [337.6 KB].

El objetivo de la ISAF es la creación normalizada de descripciones de funciones y actividades para:

• integrarlas en sistemas de información archivística;
• controlar la creación y uso de puntos de acceso en descripciones archivísticas;
• documentar las relaciones entre las funciones/actividades y los documentos generados en el desarrollo de dichas funciones/actividades, así como con los órganos/instituciones que las ejercen.

La estructura de la norma sigue la misma pauta que sus predecesoras, ISAD(G) e ISAAR(CPF): cuenta con una primera parte introductoria (Prefacio y Capítulos 1 a 4, éste último dedicado a la “Estructura y uso de la norma”); una segunda en la que se describen los distintos elementos de cada unidad de descripción, agrupados en áreas (Capítulo 5), así como los elementos complementarios que describen sus relaciones (Capítulos 6 y 7); y, por último, un apéndice con ejemplos de aplicación en diferentes lenguas.

Las áreas y elementos que conforman una unidad de descripción de acuerdo a la norma son las siguientes:

1. Área de identificación (recoge aquella información que identifica de forma inequívoca la función/actividad descrita y define el punto de acceso normalizado).

1.1. Tipo de descripción.
1.2. Nombre autorizado.
1.3. Otro(s) nombre(s).
1.4. Clasificación.
1.5. Dominio.

2. Área de descripción (información sobre la naturaleza y el contexto de la función/actividad que se está describiendo).
2.1. Datación.
2.2. Descripción.
2.3. Historia.
2.4. Legislación.
2.5. Contexto general.

3. Área de relaciones (mención y descripción de las relaciones con otras funciones/actividades)
3.1. Forma autorizada del nombre de la función/actividad relacionada.
3.2. Tipo de relación.
3.3. Descripción de la relación.
3.4. Datación de la función/actividad relacionada y/o de la relación.

4. Área de control de la descripción (información que identifica de forma inequívoca la unidad de descripción de la función/actividad descrita y aquella sobre cómo, cuando y por qué institución es creado y mantenido).
4.1. Código de identificación de la descripción de función/actividad.
4.2. Código de identificación del o los servicio/s responsables de la descripción
4.3. Normas y/o convenciones utilizadas.
4.4. Status.
4.5. Nivel de detalle.
4.6. Datación de la creación, revisión u obsolescencia.
4.7. Lengua(s) y escritura(s).
4.8. Fuentes.
4.9. Notas de mantenimiento.

De todos ellos, sólo se consideran obligatorios los elementos 1.2 (nombre autorizado) y 4.1 (código de identificación de la unidad de descripción).

ISAF proporciona además orientaciones (capítulos 6 y 7) para asociar las descripciones de funciones/actividades con los registros de autoridad que describen los órganos productores y/o con unidades de descripción archivística. Una descripción puede enlazar con cuantos registros de autoridad y/o unidades de descripción archivística.

Relaciones de las funciones/actividades con instituciones/órganos.

- Forma del nombre autorizado de la institución/órgano asociado e identificación del registro de autoridad.
- Naturaleza de las relaciones.
- Datación de las relaciones.

Relaciones de las funciones/actividades con unidades de descripción archivística u otros recursos.

- Título e identificador del recurso asociado.
- Tipo de recurso asociado.
- Naturaleza de las relaciones.
- Datación del recurso asociado y/o de las relaciones.

Se ha abierto un período de consulta (hasta marzo de 2007) llamando a la participación de la comunidad profesional en la elaboración del documento final

Tags: normas de archivo, ISAF