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LOS ARCHIVOS COMO GARANTES DE LA TRANSPARENCIA ADMINISTRATIVA
Y CONTROL DE ACTOS DE CORRUPCIÓN
AUTOR: DR. GUILLERMO BRICEÑO PORRAS.
Director del Archivo General de la Nación
República Bolivariana de Venezuela
FECHA DE PUBLICACIÓN: 09/04/2007
Hablar de archivos es conocer los documentos del poder y el poder de los documentos. Esta afirmación vale como argumento para apreciar la utilidad de los archivos. Cada vez más los documentos están vinculados al éxito o fracaso de una administración y al buen nombre de quienes asumen la conducción de la administración pública.
Fueron los archiveros de la Unión Soviética quienes impulsaron la llamada glasnost, la transparencia en la administración pública que dio origen la perestroika o reestructuración a fondo del Estado Comunista. Los archiveros fueron los primeros en alertar sobre la falsificación total de la historia durante los gobiernos de Stalin (1945 – 1953) y Brezhev (1964 – 1982) demostrando que una cosa era la historia contada por los gobernantes y otra la verdadera historia percibida por quienes tenían en sus manos los documentos. La historia de la verdad y la preocupación por la verdad de la historia, se ha convertido en la razón de la existencia de los archivos.
Verdad, tiempo e historia coinciden sólo en los archivos y se necesitan los documentos para lograr la gobernabilidad mediante la transparencia administrativa y el controlar de los actos de corrupción. Basta ojear los titulares de prensa para reconocer que la carencia de buenos sistemas de archivos es la principal causa de los escándalos políticos. Existe una especie de submundo, que se esconde en los archivos y que no conviene descubrir. Esta es la razón por la que todos reconocen y apoyan “en teoría” el desarrollo archivístico, pero que el inconsciente inhibe para tomar medidas concretas a favor de una eficiente gestión archivística.
Para el desarrollo de los archivos en Venezuela, el hecho más importante consistió en modificar el capítulo de los Ley Orgánica de la Administración Pública, titulado “De los Archivos” para llamarlo, “De los Documentos Públicos”. Este no es solo un cambio de nombre. Se trata de promover una nueva connotación que fija la atención en la importancia del documento, cuyo resultado de gestión será el archivo. Se estableció que en cada órgano de la Administración Central se constituya una Unidad de Archivos Administrativos con la finalidad de valorar, seleccionar, desincorporar y transferir los expedientes, gacetas y demás publicaciones que deben ser archivadas. Se trata de poner en práctica el Modelo VaSeDet, que resume las actividades esenciales de la práctica archivística: la Valoración, Selección, Desincorporación y Transferencia de documentos.
Se dio solución a la conservación de documentos mediante sistemas y técnicas de digitalización y respaldo informático y estableció la obligatoriedad del registro de todos los documentos de carácter histórico que se encuentren en poder de particulares y de instituciones particulares. Se asentaron los fundamentos del Sistema Nacional de Archivos única vía para hacer posible la transparencia de la administración pública y evitar la corrupción.
Los problemas que se pudieran resolver serían:
- El ahorro de tiempo por una menor gestión documental. ¿Quién no ha experimentado el desagrado de buscar una partida de nacimiento, la cédula de identidad, una copia certificada de un documento y recibir como respuesta “no se consigue o venga dentro de ocho días o un mes?
- Mayor seguridad jurídica. La esencia del documento es ser soporte de un hecho jurídico y en Venezuela la inseguridad jurídica parte de la falta de control sobre los documentos. ¿Qué institución gubernamental es capaz de asegurar que conserva en sus archivos expedientes de los funcionarios con treinta o más años de servicios?
- Agilidad de trámites. La respuesta rápida y eficaz a una petición debe ser el propósito de la administración pública. Algunos organismos internacionales asumen este criterio para valorar el grado de modernidad de una sociedad y se considera que la agilidad de los trámites gubernamentales es un índice de desarrollo nacional.
- Recuperación de espacios. Según los cálculos realizados por el Archivo General de la Nación, un archivo de la administración pública maneja un 7% de documentos esenciales; entre el 20 y 25% de documentos de uso frecuente; entre un 10 a un 15% de documentos no son útiles por que no se han clasificado y el resto, aproximadamente entre el 53 y el 63% de documentos pudieran ser transferidos a los Archivos Centrales o destruidos. Se impone la idea de destruir lo inútil para valorar y conservar lo necesario.
La defensa de la privacidad debería constituir, al igual que la transparencia administrativa y el control de actos de corrupción, otro argumento válido para definir la política archivística. La Constitución impuso como norma el “Habeas Data” o principio para regular el uso de datos personales insertos en los sistemas de información. Se trata de impedir que se puedan utilizar los datos personales para fines distintos a aquellos para los cuáles se aportaron. ¿Cuántas veces se reciben ofertas por correo con datos precisos sobre la profesión, empleo, familia, sin que exija el origen de la información?
El Artículo 28 de la Constitución consagra el derecho de toda persona de acceder a la información y a los datos que sobre si misma o sobre sus bienes consten en registros oficiales o privados, así como de conocer el uso que se haga de los mismos y su finalidad y a solicitar ante el tribunal competente la actualización, la rectificación o la destrucción de aquellos, si fuesen erróneos o afectasen ilegítimamente sus derechos. El mismo artículo establece que “igualmente, podrá acceder a documentos de cualquier naturaleza que contengan información cuyo conocimiento sea de interés para comunidades o grupos de personas”.
El artículo 143 de la Constitución dispone que: “Los ciudadanos y ciudadanas tienen derecho a ser informados e informadas oportuna y verazmente, por la Administración Pública, sobre el estado de las actuaciones en que estén directamente interesados e interesadas, y a conocer las resoluciones definitivas que se adopten sobre el particular. Así mismo tienen acceso a los archivos y registros administrativos, sin perjuicio de los límites aceptables dentro de una sociedad democrática en materia relativa a seguridad interior y exterior, a la investigación criminal y a la intimidad de la vida privada, de conformidad con la ley que regule la materia de clasificación de documentos de contenido confidencial o secreto. No se permitirá censura alguna a los funcionarios públicos o funcionarias públicas que informen sobre asuntos bajo su responsabilidad”.
Estas disposiciones contenidas en el Título VII de la Ley Orgánica de la Administración Pública, obligan a reconsiderar el papel social de los archivos para garantizar la perdurabilidad del patrimonio documental. Las preguntas que inquietan son: ¿Cómo pueden los archivos desempeñar un papel social? ¿Qué significado tiene el desempeñar un papel social? ¿Qué cambio se produciría en una sociedad, si los archivos desempeñan un papel social? Los archivos deben salir de este lenguaje metafórico y pasar a la acción práctica para que tenga sentido el papel social de los archivos.
Existen áreas de la actividad archivística donde no se ha incursionado: los archivos de los estados, de los municipios, de los consejos comunales, de los partidos políticos, de instituciones sindicales, gremiales y profesionales. Todo el Poder Público que se distribuye entre el Poder Municipal, Estadal, Nacional dividido en Legislativo, Ejecutivo, Judicial, Ciudadano y Electoral, debe ser sujetos de una normativa archivística especial.
El artículo 141 de la Constitución señala que “la administración Pública está al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública con sometimiento pleno a la ley y al derecho” ¿Cómo pueden lograrse la celeridad, la eficiencia, la eficacia y la transparencia sin archivos que resguarden la documentación, sin archivos que permitan el rápido acceso a los datos, sin archivos que empleen moderna tecnología? La tipología documental va en aumento y se ensancha al ritmo acelerado del desarrollo y la modernización. La tecnología evita que la memoria histórica colectiva, se convierta en memoria efímera.
En síntesis, el reto es hacer que los archivos sean verdaderos garantes de la transparencia administrativa y control de actos de corrupción. Un tema existencial para quienes se han comprometido a refundar la República Socialista Bolivariana de Venezuela.
Y CONTROL DE ACTOS DE CORRUPCIÓN
AUTOR: DR. GUILLERMO BRICEÑO PORRAS.
Director del Archivo General de la Nación
República Bolivariana de Venezuela
FECHA DE PUBLICACIÓN: 09/04/2007
Hablar de archivos es conocer los documentos del poder y el poder de los documentos. Esta afirmación vale como argumento para apreciar la utilidad de los archivos. Cada vez más los documentos están vinculados al éxito o fracaso de una administración y al buen nombre de quienes asumen la conducción de la administración pública.
Fueron los archiveros de la Unión Soviética quienes impulsaron la llamada glasnost, la transparencia en la administración pública que dio origen la perestroika o reestructuración a fondo del Estado Comunista. Los archiveros fueron los primeros en alertar sobre la falsificación total de la historia durante los gobiernos de Stalin (1945 – 1953) y Brezhev (1964 – 1982) demostrando que una cosa era la historia contada por los gobernantes y otra la verdadera historia percibida por quienes tenían en sus manos los documentos. La historia de la verdad y la preocupación por la verdad de la historia, se ha convertido en la razón de la existencia de los archivos.
Verdad, tiempo e historia coinciden sólo en los archivos y se necesitan los documentos para lograr la gobernabilidad mediante la transparencia administrativa y el controlar de los actos de corrupción. Basta ojear los titulares de prensa para reconocer que la carencia de buenos sistemas de archivos es la principal causa de los escándalos políticos. Existe una especie de submundo, que se esconde en los archivos y que no conviene descubrir. Esta es la razón por la que todos reconocen y apoyan “en teoría” el desarrollo archivístico, pero que el inconsciente inhibe para tomar medidas concretas a favor de una eficiente gestión archivística.
Para el desarrollo de los archivos en Venezuela, el hecho más importante consistió en modificar el capítulo de los Ley Orgánica de la Administración Pública, titulado “De los Archivos” para llamarlo, “De los Documentos Públicos”. Este no es solo un cambio de nombre. Se trata de promover una nueva connotación que fija la atención en la importancia del documento, cuyo resultado de gestión será el archivo. Se estableció que en cada órgano de la Administración Central se constituya una Unidad de Archivos Administrativos con la finalidad de valorar, seleccionar, desincorporar y transferir los expedientes, gacetas y demás publicaciones que deben ser archivadas. Se trata de poner en práctica el Modelo VaSeDet, que resume las actividades esenciales de la práctica archivística: la Valoración, Selección, Desincorporación y Transferencia de documentos.
Se dio solución a la conservación de documentos mediante sistemas y técnicas de digitalización y respaldo informático y estableció la obligatoriedad del registro de todos los documentos de carácter histórico que se encuentren en poder de particulares y de instituciones particulares. Se asentaron los fundamentos del Sistema Nacional de Archivos única vía para hacer posible la transparencia de la administración pública y evitar la corrupción.
Los problemas que se pudieran resolver serían:
- El ahorro de tiempo por una menor gestión documental. ¿Quién no ha experimentado el desagrado de buscar una partida de nacimiento, la cédula de identidad, una copia certificada de un documento y recibir como respuesta “no se consigue o venga dentro de ocho días o un mes?
- Mayor seguridad jurídica. La esencia del documento es ser soporte de un hecho jurídico y en Venezuela la inseguridad jurídica parte de la falta de control sobre los documentos. ¿Qué institución gubernamental es capaz de asegurar que conserva en sus archivos expedientes de los funcionarios con treinta o más años de servicios?
- Agilidad de trámites. La respuesta rápida y eficaz a una petición debe ser el propósito de la administración pública. Algunos organismos internacionales asumen este criterio para valorar el grado de modernidad de una sociedad y se considera que la agilidad de los trámites gubernamentales es un índice de desarrollo nacional.
- Recuperación de espacios. Según los cálculos realizados por el Archivo General de la Nación, un archivo de la administración pública maneja un 7% de documentos esenciales; entre el 20 y 25% de documentos de uso frecuente; entre un 10 a un 15% de documentos no son útiles por que no se han clasificado y el resto, aproximadamente entre el 53 y el 63% de documentos pudieran ser transferidos a los Archivos Centrales o destruidos. Se impone la idea de destruir lo inútil para valorar y conservar lo necesario.
La defensa de la privacidad debería constituir, al igual que la transparencia administrativa y el control de actos de corrupción, otro argumento válido para definir la política archivística. La Constitución impuso como norma el “Habeas Data” o principio para regular el uso de datos personales insertos en los sistemas de información. Se trata de impedir que se puedan utilizar los datos personales para fines distintos a aquellos para los cuáles se aportaron. ¿Cuántas veces se reciben ofertas por correo con datos precisos sobre la profesión, empleo, familia, sin que exija el origen de la información?
El Artículo 28 de la Constitución consagra el derecho de toda persona de acceder a la información y a los datos que sobre si misma o sobre sus bienes consten en registros oficiales o privados, así como de conocer el uso que se haga de los mismos y su finalidad y a solicitar ante el tribunal competente la actualización, la rectificación o la destrucción de aquellos, si fuesen erróneos o afectasen ilegítimamente sus derechos. El mismo artículo establece que “igualmente, podrá acceder a documentos de cualquier naturaleza que contengan información cuyo conocimiento sea de interés para comunidades o grupos de personas”.
El artículo 143 de la Constitución dispone que: “Los ciudadanos y ciudadanas tienen derecho a ser informados e informadas oportuna y verazmente, por la Administración Pública, sobre el estado de las actuaciones en que estén directamente interesados e interesadas, y a conocer las resoluciones definitivas que se adopten sobre el particular. Así mismo tienen acceso a los archivos y registros administrativos, sin perjuicio de los límites aceptables dentro de una sociedad democrática en materia relativa a seguridad interior y exterior, a la investigación criminal y a la intimidad de la vida privada, de conformidad con la ley que regule la materia de clasificación de documentos de contenido confidencial o secreto. No se permitirá censura alguna a los funcionarios públicos o funcionarias públicas que informen sobre asuntos bajo su responsabilidad”.
Estas disposiciones contenidas en el Título VII de la Ley Orgánica de la Administración Pública, obligan a reconsiderar el papel social de los archivos para garantizar la perdurabilidad del patrimonio documental. Las preguntas que inquietan son: ¿Cómo pueden los archivos desempeñar un papel social? ¿Qué significado tiene el desempeñar un papel social? ¿Qué cambio se produciría en una sociedad, si los archivos desempeñan un papel social? Los archivos deben salir de este lenguaje metafórico y pasar a la acción práctica para que tenga sentido el papel social de los archivos.
Existen áreas de la actividad archivística donde no se ha incursionado: los archivos de los estados, de los municipios, de los consejos comunales, de los partidos políticos, de instituciones sindicales, gremiales y profesionales. Todo el Poder Público que se distribuye entre el Poder Municipal, Estadal, Nacional dividido en Legislativo, Ejecutivo, Judicial, Ciudadano y Electoral, debe ser sujetos de una normativa archivística especial.
El artículo 141 de la Constitución señala que “la administración Pública está al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública con sometimiento pleno a la ley y al derecho” ¿Cómo pueden lograrse la celeridad, la eficiencia, la eficacia y la transparencia sin archivos que resguarden la documentación, sin archivos que permitan el rápido acceso a los datos, sin archivos que empleen moderna tecnología? La tipología documental va en aumento y se ensancha al ritmo acelerado del desarrollo y la modernización. La tecnología evita que la memoria histórica colectiva, se convierta en memoria efímera.
En síntesis, el reto es hacer que los archivos sean verdaderos garantes de la transparencia administrativa y control de actos de corrupción. Un tema existencial para quienes se han comprometido a refundar la República Socialista Bolivariana de Venezuela.
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