EL PAPEL JUSTO

EN: VNUNET.ES
SITE: http://www.vnunet.es
FECHA: 22/12/2006
AUTOR: Raúl Huerta

La explosión del volumen de información de las empresas, la generalización del trabajo realizado en colaboración, el deseo de mayor control de la información, la utilización de nuevos soportes (audio, vídeo, etc.), o la expansión de Internet , son algunos de los parámetros que han venido modelando el mercado de la gestión de contenidos y que lo han convertido en un sector muy consolidado en la actualidad, en el que la pyme aún tiene mucho camino por recorrer.

Soluciones ECM

En la medianoche del sábado 12 de febrero de 2005 se declaró un incendio en el rascacielos Windsor, situado en la zona madrileña de Azca, que dejó el edificio de 106 metros de altura convertido en un esqueleto ennegrecido. Así, los que trabajaban en algunas de las empresas instaladas en la torre siniestrada pudieron observar por televisión como sus datos almacenados, tanto en los discos duros como en soporte de papel, se convertían en añicos o cenizas. También hay ejemplos en sentido contrario, con empresas que al día siguiente estaban en condiciones de volver a operar, como si nada hubiera sucedido, gracias a los planes de contingencia y duplicado de datos.

Y es que, muchas veces son las desgracias las que “abren” los ojos a las empresas y demuestran el riesgo que se corre por tener una gestión documental obsoleta.
Está claro que el daño que supuso el incendio del edificio Windsor en cuanto a pérdida de información para las empresas, se hubiera resuelto teniendo un sistema de backup y de duplicado de datos, de modo que éstos se almacenaran en lugares diferentes y alejados geográficamente. Sin embargo, para lograr ese objetivo, primero una empresa debe pasar la fase de digitalizar todos sus documentos, de archivarlos y gestionarlos, ya sean documentos en papel, mensajes de correo electrónico, fotografías o archivos de vídeo. Y es en esta fase donde la pyme española se halla actualmente: han comprendido la necesidad de disponer de herramientas de digitalización de documentos que les permitan acceder a toda su información de forma rápida y están trabajando para lograrlo.

De hecho, un estudio de la Asociación Española de Documentación Digital (AEDOCDigital), cifra en un 70% las empresas e instituciones que están afrontando la digitalización de sus documentos. En la mayoría de los casos lo están realizando ellos mismos si bien, un 28%, se ha decantado por servicios externos. Entre las ventajas que esta digitalización supone para las empresas se encuentra el ahorro de costes relativos a los tiempos de búsqueda, la localización y archivo de documentos y el ahorro en costes de espacio de almacenamiento.