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SERVICIOS DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS (OCT 2006)
RETAIL PARKS DIGITALIZA CON KERNELDOC SU ARCHIVO DE PROYECTOS
EN: NOTICIAS.INFO
SITE:http://www.noticias.info/asp/aspComunicados.asp?nid=238264&src=0
FECHA: 08/11/2006
OTROS DATOS: /noticias.info/ El Reto
Retail Parks es una empresa dedicada a la promoción de Centros de Ocio ( Parc Vallès, Puerto Venecia,…) que necesitaba disponer de un sistema de archivo electrónico que permitiera, de manera ágil y sin la implantación de ningún software adyacente, la consulta del histórico del Archivo de los Proyectos tratados.
Era importante que el sistema cumpliera las siguientes premisas:
• Independencia tecnológica
• Rapidez y precisión en el desarrollo del trabajo.
La solución
Transformación del Archivo de Proyectos en un archivo digital y externalización del proceso de desarrollo mediante la digitalización de la documentación
El sistema Kdoc empleado para el tratamiento documental consta de diferentes fases:
a.- Fase de Entrada
Fase donde se realiza toda la preparación manual de la documentación haciendo especial hincapié en el control de la recepción de los documentos, en la identificación de incidencias y en la separación por tipos de documentación (planos, documentos doblados, etc) para su posterior proceso automatizado.
b.- Fase de Tratamiento y Proceso
Esta fase operativa permite, mediante la digitalización de la documentación y su posterior indexación, la identificación de cada documento.
Cada proyecto consta de diferentes tomos con documentación muy diversa: planos, memorias, fotografías,…. Para realizar el tratamiento documental se seleccionan las diferentes fuentes de tratamiento digital para optimizar el resultado en imágenes.
Posteriormente se unen los diferentes elementos que componen cada tomo en diferentes archivos PDF.
El Resultado
El Resultado de la aplicación del sistema Kdoc gestionado por Kernel DOC en Retail Parks ha permitido obtener:
• Ahorro de Espacio:
• Ahorro en el tiempo de Consulta:
o Rapidez en encontrar cualquier elemento del archivo
o Facilidad de uso: Programa estándar: Adobe Acrobat Reader
o Posibilidad de actualizaciones del archivo (añadir páginas,…) inherente al propio sistema
• Copia de seguridad.
Según _Esther Martinez_ responsable de Gestión Documental de Retail Parks “La implantación del nuevo sistema de Gestión del archivo de Proyectos ha contribuido a que todos los miembros vinculados al mismo puedan consultar cualquier tipo de información online independientemente del lugar donde se encuentren. Todo ello aporta una optimización del tiempo de búsqueda y respuesta a la vez que preserva la documentación original de posibles extravíos o deterioros.”
Datos de Contacto :
Datos de Contacto : Contacto de Kernel DOC. Sr. Jorge Calatayud. C/ Tarragona, 84 2º 8ª. 08015 Barcelona
Tel +34 93 226 86 68.
Email: informacion@kerneldoc.es http://www.kerneldoc.es
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Este artículo nos demuestra lo que siempre, como profesional del área de archivos, hemos afirmado, antes de realizar un proceso de digitalización, primero se debe efectuar un diagnóstico de la situación actual de todo lo relacionado a la gestión de documentos (en cualquier tipo de formato) en la empresa que solicita los servicios para sus archivos, y luego organizar dicha documentación de acuerdo a criterios archivísticos profesionales.
La empresa KERNELDOC, en su site presenta algunos datos que me parecieron interesantes, por ello, a continuación, les republico algunos párrafos.
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Kernel Doc ofrece, a través de su equipo de Consultores estudiar la situación técnica y organizativa de los Sistemas de Documentación implantados en la empresa, y propone mejoras en Procedimientos internos, Circuitos administrativos, Requerimientos tecnológicos, Plataforma Informática y Telecomunicaciones.
Características del proyecto
Reingeniería de Procesos y Actividades
Reducción de Costes:
Salariales
Administrativos
De pérdida de Oportunidades
El Proyecto se estructura en las siguientes Fases:
Organización y Planificación del Proyecto.
Diagnóstico de la Situación Actual y Preparación de la Documentación.
Las visitas de Campo suministran datos con la situación concreta de los documentos en estudio, que nos permite establecer:
Ordenación de Documentos
Criterios de Agrupación
Responsables de Archivo
Soportes de Almacenamiento Físico
Gestión y Localización de Documentación
La Consultoría se desarrolla realizando el seguimiento de estos puntos
Análisis del flujo de la documentación
Clasificación de los documentos por destino.
Evaluación de tiempos, volúmenes y cargas de trabajo de las personas relacionados con los documentos en cuestión.
Análisis de los recursos humanos y técnicos afectados a los mismos.
Planificación de la Adecuación de los Nuevos Procedimientos a la Organización actual
Creación de Oficina de Servicios (UTD)
Kernel Doc ofrece, a través de su departamento de Consultoría la creación, organización y gestión de una Oficina de Servicios (UTD) en las instalaciones del usuario, aportando todo el Know How desarrollado , e incluso definiendo la estrategia de negocio de la misma, orientando su actividad a la prestación de los servicios específicos de Digitalización de documentos en los proyectos que el usuario defina con sus clientes.
¿De que se compone la UTD?
RECURSOS HUMANOS
Dirección de Producción
Operadores de Manipulación, Digitalización y Data-Entry
Mantenimiento Técnico
RECURSOS SOFTWARE
Motores de Base de Datos y Digitalización
Herramientas de:
Control de Procesos
Control de Calidad
Sistemas de:
Reconocimiento de caracteres automático
Indexación manual
Herramientas de backup y grabación
RECURSOS HARDWARE
Escáneres de producción
Cámaras digitales
Sistemas de almacenamiento
Sistemas de backup
Medios de grabación
Impresoras de producción
Conclusiones: Kernel Doc, s.l. propone la creación en las instalaciones del Usuario, de una Oficina de Servicios copia fiel de la que dispone para su oferta de servicios, colaborando en la definición, creación y gestión de la misma, según los requerimientos solicitados.
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Por último un cuadro digno de análisis, por el que les pido perdonen los detalles en la imagen. Pueden visualizarlo mejor visitando el site http://www.kerneldoc.es
RETAIL PARKS DIGITALIZA CON KERNELDOC SU ARCHIVO DE PROYECTOS
EN: NOTICIAS.INFO
SITE:http://www.noticias.info/asp/aspComunicados.asp?nid=238264&src=0
FECHA: 08/11/2006
OTROS DATOS: /noticias.info/ El Reto
Retail Parks es una empresa dedicada a la promoción de Centros de Ocio ( Parc Vallès, Puerto Venecia,…) que necesitaba disponer de un sistema de archivo electrónico que permitiera, de manera ágil y sin la implantación de ningún software adyacente, la consulta del histórico del Archivo de los Proyectos tratados.
Era importante que el sistema cumpliera las siguientes premisas:
• Independencia tecnológica
• Rapidez y precisión en el desarrollo del trabajo.
La solución
Transformación del Archivo de Proyectos en un archivo digital y externalización del proceso de desarrollo mediante la digitalización de la documentación
El sistema Kdoc empleado para el tratamiento documental consta de diferentes fases:
a.- Fase de Entrada
Fase donde se realiza toda la preparación manual de la documentación haciendo especial hincapié en el control de la recepción de los documentos, en la identificación de incidencias y en la separación por tipos de documentación (planos, documentos doblados, etc) para su posterior proceso automatizado.
b.- Fase de Tratamiento y Proceso
Esta fase operativa permite, mediante la digitalización de la documentación y su posterior indexación, la identificación de cada documento.
Cada proyecto consta de diferentes tomos con documentación muy diversa: planos, memorias, fotografías,…. Para realizar el tratamiento documental se seleccionan las diferentes fuentes de tratamiento digital para optimizar el resultado en imágenes.
Posteriormente se unen los diferentes elementos que componen cada tomo en diferentes archivos PDF.
El Resultado
El Resultado de la aplicación del sistema Kdoc gestionado por Kernel DOC en Retail Parks ha permitido obtener:
• Ahorro de Espacio:
• Ahorro en el tiempo de Consulta:
o Rapidez en encontrar cualquier elemento del archivo
o Facilidad de uso: Programa estándar: Adobe Acrobat Reader
o Posibilidad de actualizaciones del archivo (añadir páginas,…) inherente al propio sistema
• Copia de seguridad.
Según _Esther Martinez_ responsable de Gestión Documental de Retail Parks “La implantación del nuevo sistema de Gestión del archivo de Proyectos ha contribuido a que todos los miembros vinculados al mismo puedan consultar cualquier tipo de información online independientemente del lugar donde se encuentren. Todo ello aporta una optimización del tiempo de búsqueda y respuesta a la vez que preserva la documentación original de posibles extravíos o deterioros.”
Datos de Contacto :
Datos de Contacto : Contacto de Kernel DOC. Sr. Jorge Calatayud. C/ Tarragona, 84 2º 8ª. 08015 Barcelona
Tel +34 93 226 86 68.
Email: informacion@kerneldoc.es http://www.kerneldoc.es
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Este artículo nos demuestra lo que siempre, como profesional del área de archivos, hemos afirmado, antes de realizar un proceso de digitalización, primero se debe efectuar un diagnóstico de la situación actual de todo lo relacionado a la gestión de documentos (en cualquier tipo de formato) en la empresa que solicita los servicios para sus archivos, y luego organizar dicha documentación de acuerdo a criterios archivísticos profesionales.
La empresa KERNELDOC, en su site presenta algunos datos que me parecieron interesantes, por ello, a continuación, les republico algunos párrafos.
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Kernel Doc ofrece, a través de su equipo de Consultores estudiar la situación técnica y organizativa de los Sistemas de Documentación implantados en la empresa, y propone mejoras en Procedimientos internos, Circuitos administrativos, Requerimientos tecnológicos, Plataforma Informática y Telecomunicaciones.
Características del proyecto
Reingeniería de Procesos y Actividades
Reducción de Costes:
Salariales
Administrativos
De pérdida de Oportunidades
El Proyecto se estructura en las siguientes Fases:
Organización y Planificación del Proyecto.
Diagnóstico de la Situación Actual y Preparación de la Documentación.
Las visitas de Campo suministran datos con la situación concreta de los documentos en estudio, que nos permite establecer:
Ordenación de Documentos
Criterios de Agrupación
Responsables de Archivo
Soportes de Almacenamiento Físico
Gestión y Localización de Documentación
La Consultoría se desarrolla realizando el seguimiento de estos puntos
Análisis del flujo de la documentación
Clasificación de los documentos por destino.
Evaluación de tiempos, volúmenes y cargas de trabajo de las personas relacionados con los documentos en cuestión.
Análisis de los recursos humanos y técnicos afectados a los mismos.
Planificación de la Adecuación de los Nuevos Procedimientos a la Organización actual
Creación de Oficina de Servicios (UTD)
Kernel Doc ofrece, a través de su departamento de Consultoría la creación, organización y gestión de una Oficina de Servicios (UTD) en las instalaciones del usuario, aportando todo el Know How desarrollado , e incluso definiendo la estrategia de negocio de la misma, orientando su actividad a la prestación de los servicios específicos de Digitalización de documentos en los proyectos que el usuario defina con sus clientes.
¿De que se compone la UTD?
RECURSOS HUMANOS
Dirección de Producción
Operadores de Manipulación, Digitalización y Data-Entry
Mantenimiento Técnico
RECURSOS SOFTWARE
Motores de Base de Datos y Digitalización
Herramientas de:
Control de Procesos
Control de Calidad
Sistemas de:
Reconocimiento de caracteres automático
Indexación manual
Herramientas de backup y grabación
RECURSOS HARDWARE
Escáneres de producción
Cámaras digitales
Sistemas de almacenamiento
Sistemas de backup
Medios de grabación
Impresoras de producción
Conclusiones: Kernel Doc, s.l. propone la creación en las instalaciones del Usuario, de una Oficina de Servicios copia fiel de la que dispone para su oferta de servicios, colaborando en la definición, creación y gestión de la misma, según los requerimientos solicitados.
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Por último un cuadro digno de análisis, por el que les pido perdonen los detalles en la imagen. Pueden visualizarlo mejor visitando el site http://www.kerneldoc.es
Es un site de archivo,diseñado para profesionales, estudiantes, docentes, empresas e instituciones interesados en toda información relacionada con el área archivística.
