EL SERVICIO DE DOCUMENTACIÓN Y ADMISIÓN DEL SAN AGUSTÍN CUSTODIA CERCA DE 270.000 HISTORIAS CLÍNICAS

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FECHA: 23/10/2006
AUTOR: FERNANDO DEL BUSTO/AVILÉS

Veinte personas repartidas en tres turnos gestionan una media de 1.500 documentos diarios en urgencias, hospital de día y consultas externas Los archivos del centro sanitario ocupan un espacio que equivale a seis kilómetros de estanterías

Existe otro hospital dentro del San Agustín (HSA) que apenas es conocido por los pacientes, pero que resulta fundamental para el funcionamiento diario del centro. Un 'HOSPITAL DE PAPEL' donde, meticulosamente ordenadas, se encuentran los historiales clínicos de todos los pacientes del área sanitaria. Es un hospital de papel, una pieza fundamental para el trabajo de los profesionales sanitarios y que, con las obras de ampliación, ha visto también como crecían sus instalaciones.

Así, pasó de ocupar un sótano sin luz natural a unas nuevas dependencias, más amplias y donde, por ejemplo, los despachos de los profesionales cuentan con ventanas al exterior. Sus instalaciones, abiertas en 2004, han reforzado las medidas de protección contra incendios, según indica la legislación.

No en vano, la doctora Marina Álvarez García, responsable del servicio desde 1990, y las otras 19 personas que trabajan en Admisión velan por la integridad de 270.000 historias clínicas, desde el primer enfermo de la entonces residencia a los registrados durante esta semana.

«Recordando al doctor Moreno Vernis, los archivos hospitalarios conservan y custodian una de las partes más melancólicas de la historia reciente de la comunidad: la historia de las enfermedades y también la de sus tratamientos», explica la doctora Marina Álvarez.

LA LEGISLACIÓN OBLIGA A CONSERVAR LAS HISTORIAS CLÍNICAS POR UN PERIODO MÍNIMO DE CINCO AÑOS DESDE LA FECHA DE ALTA EN CADA PROCESO ASISTENCIAL. Sin embargo, en Avilés se conservan todas las historias. «De momento, no nos planteamos destruir nada ni pensamos hacerlo», asegura la responsable del servicio.

Esta decisión obliga a organizar las 270.000 historias en dos grandes grupos. Ambos se reparten los documentos al 50%. La división se hace en función de la actividad del paciente: activo y pasivo. En este segundo se encuentra los pacientes censados en otras áreas sanitarias, de otra provincia, aquellas historias que pasan un tiempo sin movimiento y los fallecimientos.

La división también facilita la gestión y las tareas de búsqueda de historias, que se realiza diariamente.

«Los dos archivos se alimentan mutuamente y del pasivo pueden pasar al activo», explica Álvarez. La existencia de una serie tan dilatada en el tiempo se convierte en una herramienta de gran importancia para investigaciones médicas, como ya han demostrado algunas tesis doctorales de la Universidad de Oviedo.

MÉTODO DE TRABAJO

El servicio atiende las peticiones de historias durante las 24 horas del día. Un grupo de quince personas trabajan como auxiliares administrativos para el préstamo y la recuperación de las historias clínicas. Además, existe una persona para atender las peticiones que llegan de Urgencias.

Como sabe cualquier paciente del HSA, todas las historias clínicas cuentan con seis dígitos diferentes en su lateral. De ellos, los tres últimos se destacan mediante una pegatina. La historias se encuentran ordenadas a partir de esos tres números finales. Es el llamado sistema de 'triple dígito terminal'. La red informática (uno de los avances que más ha contribuido a agilizar el sistema de trabajo) juega un papel fundamental en la gestión.

En el momento que se fija una consulta, la red interna del hospital genera la petición de la historia al archivo. La red identifica el número de historia que corresponde a cada paciente y cada día emite un listado con las historias clínicas que se van a necesitar a la jornada siguiente: el viernes informa del lunes; el lunes del martes, y así sucesivamente.

El personal se encarga de recogerlas por el archivo activo o, si es necesario, rescatarlas del pasivo. Posteriormente, un segundo listado permite ordenarlas por médico. Parece una tarea sencilla, pero es necesaria toda una mañana de trabajo para que, en las consultas del día siguiente, los médicos cuenten con todo el historial de los pacientes a quienes van a atender.

En cada jornada normal de trabajo se suelen demandar unas mil historias para las consultas externas. Además, la actividad de Urgencias, que, por definición es imprevista, y nuevas áreas de actividad como los hospitales de día, generan el movimiento de otras quinientas historias diarias en el archivo.

Las historias ocupan más de seis kilómetros de estanterías. Recogerlas equivale a realizar unas buenas caminatas diarias, si bien, que se sepa, hasta la fecha no han tenido la paciencia de contabilizar los kilómetros recorridos.

Urgencias demanda una atención especial. Una vez que se encuentran aseguradas las constantes vitales de los enfermos, los médicos siempre reclaman su historial clínico. Es un documento clave en su trabajo.

Es casi lo primero que hacen porque contiene una información fundamental para el tratamiento. De ahí que exista una persona específica para atender las peticiones que se realizan desde ese servicio. Además, obliga a mantener abierto el archivo durante las 24 horas del día. Así el trabajo se ha organizado en tres turnos: de 8 a 15 hora, de 15 a 22 horas y de 22 a 8 horas para cubrir toda una jornada de trabajo.

El seguimiento se realiza respetando la legislación sobre la protección de datos personales. La información contenida en el archivo hospitalario tiene la máxima protección.

Así, por ejemplo, se identifica a todas las personas que manejan el proceso de solicitud del expediente: desde el personal que traslada y recoge la historia a los médicos que reclaman la información.

También existe la protección contra incendios. Es más, la zona del archivo ha reforzado el sistema con el que cuenta el Hospital.
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Este artículo nos muestra cuan importante es la organización, guarda, custodia, en suma, la gestión documental de las historias clinicas para el conocimiento de las enfermedades y su posterior tratamiento, no solo a nivel del paciente, sino también en lo que se refiere a las estadísticas que se generan de su estudio para investigaciones de su incidencia en áreas poblacionales geográficas.
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