MEMORIA Y CUENTA 2004

EN: MINISTERIO DEL INTERIOR Y JUSTICIA
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MEMORIA Y CUENTA 2004

Estractos de la Memoria y Cuenta 2004 referidas al Archivo General de la Nación.


4.3. NIVEL OPERATIVO
4.3.1. Viceministro de Relaciones Interiores
4.3.1.4. Dirección General del Archivo General de la Nación.

La Dirección General del Archivo General de la Nación es el ente rector en materia archivística del país; esta unidad tiene como misión la conservación, resguardo y custodia de la documentación histórica de Venezuela, así como la difusión de los fondos documentales para la utilidad de la comunidad en general, de acuerdo a la Ley de Archivos Nacionales y Ley Orgánica de la Administración Pública.

Sus políticas se resumen en: consolidación institucional, dirigida a la creación del sistema nacional de archivos; el desarrollo programático, consiste en el incremento de la capacidad de atención al público y aumento de los esfuerzos de divulgación cultural; la reorganización de la estructura institucional, que es la determinación de funciones, con miras a responder a las exigencias de crecimiento institucional acordes con la transformación del país, y al aprovechamiento de las posibilidades que ofrece la nueva infraestructura sede del Archivo; y la formación y capacitación, la cual está orientado al incremento de cursos y facilitación de pasantías, en las diferentes áreas que dispone la institución, se capacita y prepara al personal interno, y se atiende la demanda existente en la comunidad.

Durante el presente ejercicio fiscal no se cumplió con la totalidad de la programación prevista en el Plan Operativo 2004, debido a limitaciones presentadas, tales como:

Falta de contratación del recurso humano idóneo (archivólogos, bibliotecólogos, historiadores y operadores de computación). Podemos decir, que ésta es la causa
principal, ya que constituye el factor básico para la ejecución de los objetivos propuestos

Vinculación de la ejecución física con el presupuesto asignado y el plan operativo:

Esta Dirección General presentó dificultades en la ejecución del Plan Operativo 2004, debido a la carencia de recursos presupuestarios y humanos, necesarios para el desarrollo de las metas y volúmenes de trabajo propuestas, principalmente
lo referente al Sistema Nacional de Archivos; no obstante, durante el año se realizaron tres reuniones con la finalidad de avanzar en la creación del Sistema Nacional de Archivos, estimando que se pueda concretar para el año 2005.

Por otra parte, se incrementaron las actividades en las siguientes áreas: atención al público, pasantías, difusión de fondos documentales hacia la comunidad, ampliación del fondo documental organizado, restaurado y digitalizado. También se avanzó en el rescate del material bibliográfico a los fines de reactivar el funcionamiento de la biblioteca, el cual se encontraba fuera de servicio desde hace ocho años; igualmente se comenzó el inventario general de ejemplares, su organización y catalogación. Con respecto al resto de los productos programados se resalta la siguiente información:

En la transferencia de documentación del Instituto Nacional de Estadística (INE) y del Fondo de Desarrollo Urbano (Fondur); cabe destacar que la inversión financiera ejecutada en este producto fue por un monto de Bs. 2.550.000,00, ya que el resto de los insumos fue suministrado por las instituciones beneficiadas, realizándose dos transferencias, cantidad que se encuentra por debajo de lo programado, representando una economía en la ejecución.

En la difusión de los fondos documentales hacia la comunidad, se realizaron tres conferencias y dos coloquios, las mismas están por debajo de lo programado siendo de seis conferencias y diez coloquios, debido a la falta de contratación de recurso humano. Dicha ejecución está enmarcada en temas de gran interés por su
relevancia histórica (Sesquicentenario de la Abolición de la Esclavitud, Conmemoración del Sesquicentenario del Nacimiento de la Insigne Pianista Teresa Carreño y Conmemoración de la Muerte del Generalísimo Francisco de Miranda);

Se realizaron cuatro exposiciones y se gravaron catorce CD ROM contentivos de materiales, de gran valor histórico, cantidad que se encuentra por encima de lo programado que fue de seis, entre los que se mencionan:

• Ley y Reglamentos de la Abolición de la Esclavitud en Venezuela, años 1854 a 1855.
• Reales Cedulas, Volumen III, IV, V, VI, VII y VIII.
• Diez CD que contienen el Índice de la Sección de Ministerio del Interior y Justicia, años 1830-1887.

Es importante señalar, que con relación a este producto no se cumplió la reactivación de la publicación de libros y folletos, que bajo el título “Biblioteca Venezolana de Historia”, editaba el Archivo General de la Nación desde 1965.

En relación a la ampliación del fondo documental organizado, restaurado y digitalizado: Se organizaron 500.000 documentos, cifra que representa el 50% de ejecución con respecto a lo programado, se restauraron 33.271 documentos, y se digitalizaron 66.293 documentos, cifras también inferiores a lo esperado en la gestión.

En cuanto a la formación y actualización del personal interno de la institución y de otros archivos (regionales y nacionales). La ejecución de este producto fue mínima con relación a los cursos internos de la Institución, pues solo se ejecutó un curso de paleografía. No obstante, a través del Ministerio del Interior y Justicia y el Instituto Nacional de Capacitación Educativa (Ince) se lograron realizar varios cursos de capacitación y actualización de funcionarios en las áreas de: conservación, encuadernación, derecho y presupuesto.

Es importante señalar, que los recursos asignados para la ejecución del Plan Operativo 2004 fueron por un monto de Bs. 149.400.000,00 y el monto modificado fue de Bs. 138.400.000,00 por insuficiencia presupuestaria presentada durante el ejercicio fiscal, la cual afectó a esta Dirección General en la cantidad de Bs. 11.000.000,00

Cabe destacar, que de estos recursos la inversión en el Plan Operativo fue de Bs. 71.008.021.68 de los cuales Bs. 33.450.368.10 se orientaron a la higiene y seguridad industrial de la Institución, destacándose, la fumigación y esterilización contra hongos, termitas, roedores, entre otros, para lo cual se aplicó por primera vez la fumigación de cámara de gas.

Se avanzó en el acondicionamiento del comedor para los funcionarios, quienes carecían de un lugar apropiado.

Se instalaron tanques de aguas en la sede de Santa Capilla.

Se instaló cerco eléctrico y rejas en la sede del Foro Libertador.

Por otra parte se continuó con la difusión de los servicios que presta el archivo a través de los medios de comunicación (prensa) y conferencias realizadas en: I Seminario de Historia de la Región Centro Occidental de Venezuela, Santa de Coro, Estado Falcón; I Encuentro de Historiadores y Cronistas del Estado Guárico, Valle de la Pascua, Estado Guárico; entre otras.

Se automatizaron documentos pertenecientes a las secciones siguientes: Fondo de Obras Públicas, Ministerio de Fomento – Marcas de Fábrica y Patentes de Invención Reales Cédulas, Mapas Geográficos de Venezuela y de países limítrofes con Venezuela, iglesias e Intendencia del Ejército y Real Hacienda.

Se facilitaron pasantías a estudiantes de las siguientes instituciones: Escuela Fe y Alegría “Enrique de Osso”, Instituto Universitario de Tecnología de Venezuela (IUTV), Instituto Universitario Tecnológico de Administración Industrial (IUTA), Instituto Universitario Tecnológico Tomas Lander (Iuttol) y del Colegio Universitario Francisco de Miranda.

Fueron atendidos 3.300 usuarios en la Sala de Lectura.

Se orientaron 4 visitas guiadas: estudiantes de la Escuela de Archivología de las universidades: Central de Venezuela (UCV), Carabobo, Católica Andrés Bello (UCAB), Instituto Andrés Eloy Blanco y representantes del archivo de la Corporación Venezolana de Guayana (CVG).

Se inició investigación acerca de la cantidad de leyes, decretos y resoluciones contentivas en la Sección de Secretaria del Interior y Justicia, a la fecha se han revisados los años desde 1830 hasta 1859, lo que ha arrojado un total de 510 leyes, 660 decretos y 673 resoluciones.

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MEMORIA Y CUENTA 2005

Estractos de la Memoria y Cuenta 2005 referidas al Archivo General de la Nación.


4.3. NIVEL OPERATIVO
4.3.1. Viceministro de Relaciones Interiores
4.3.1.4. Dirección General del Archivo General de la Nación


PARTE DEL DISCURSO DE PRESENTACIÓN DE LA MEMORIA Y CUENTA DEL MINISTRO DE JUSTICIA JESSÉ CHACON ESCAMILLO

... en cuanto a la conservación del fondo documental, se cumplió con el proceso de digitalización del Archivo General de la Nación, mediante la difusión de los contenidos históricos documentales lográndose la producción contentiva de material audio visual y bibliográfico, los cuales se encuentran a disposición del público en general.

ORGANIZACIÓN:
REGLAMENTO ORGÁNICO 1999

Despacho del Viceministro de Seguridad Jurídica
Oficina del Viceministro
Dirección General de Derechos Humanos Dirección General de Justicia y Cultos
Dirección General de Registros y Notarías
Dirección General de Archivo General de la Nación
Oficina Nacional de Identificación
Dirección de Asuntos Administrativos


2.2. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

La estructura organizativa reflejada en esta memoria, es producto de los diferentes ajustes o cambios organizacionales, hasta el mes de Junio de 2004, según Oficio Nº 0428 del Ministerio de Planificación y Desarrollo, que representa un funcionamiento temporal hasta ser aprobada definitivamente, enmarcados en el proceso de reorganización administrativa del Ministerio, sin embargo, existen unidades que si bien tienen niveles de aprobación transitorio, no están operando administrativamente, tal es el caso de la Comisión Nacional de Bomberos y Bomberas, a su vez existen unidades de reciente creación desde el año 2004 y 2005, que están administrativamente funcionando como son: la Comisión Ministerial Anticorrupción, la Unidad de Control de Riesgo y la Fundación Misión Identidad.

Nivel Sustantivo

Despacho del Viceministro de Política Interior
Dirección General de Política Interior
Dirección General de Coordinación e Inversión Regional
Dirección General del Ceremonial y Acervo Histórico de la Nación
Dirección de los Servicios de Inteligencia y Prevención
Despacho del Viceministro de Seguridad Ciudadana
Coordinación Nacional de Bomberos y Bomberas y Administración de Emergencias de Carácter Civil.
Coordinación Nacional de los Servicios de Seguridad Privada
Coordinación Nacional de Prevención del Delito
Coordinación Policial
Dirección General de los Servicios Penitenciarios
Dirección General Nacional del Cuerpo de Investigaciones Científicas, Penales y Criminalísticas
Dirección Nacional de Protección Civil y Administración de Desastres
Despacho del Viceministro de Seguridad Jurídica
Dirección Nacional de Registros y Notariado
Dirección General de Asesoría Jurídica e Instituciones Religiosas
Dirección General de Identificación y Extranjería
Coordinación Nacional de Derechos Humanos
DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (Propuesto como Servicio Autónomo)



2.3. FUNCIONES DE LAS UNIDADES

Las funciones presentados a continuación son tomadas del informe técnico presentado ante el Ministerio de Planificación y Desarrollo correspondiente al proyecto de Reorganización del Ministerio, aprobado en oficio N° 428, de fecha 15/07/2004.

2.3.3. Sustantivo
2.3.3.3 Despacho del Vice Ministro (a) de Seguridad Jurídica.

Supervisar la administración y conservación del Archivo General de la Nación.

2.3.3.3.5. Dirección General del Archivo General de la Nación .

Asistir al Vice Ministro (a) de Seguridad Jurídica en la formulación de planes y políticas relacionadas con el Archivo General de la Nación.

Formular propuestas de planes y políticas inherentes al Sistema Nacional de Archivo y de Desarrollo Archivístico.

Asesorar a los organismos públicos y privados, relacionados o interesados en las materias inherentes al Archivo General de la Nación.

Velar por el cumplimiento de las disposiciones de la Ley de Archivos Nacionales, sus Reglamentos y cualquier otra normativa sobre la materia.

Promover relaciones e intercambios con los organismos Nacionales e Internacionales, públicos y privados, con las comunidades y personas, interesadas con la materia de Archivo Nacional.

Promover y someter a la consideración del Vice Ministro (a) de Seguridad Jurídica los documentos que por su interés histórico deban ser conocidos y divulgados.

Autenticar las copias de documentos de su competencia, que sean expedidos por ese Despacho.

Las demás atribuciones que le confieran las leyes, reglamentos, resoluciones y otros actos normativos.


Capítulo III
POLÍTICAS APLICADAS

Así mismo, se trazo impulsar y asesorar la Creación de Unidades Archivísticas Estadales, implementando un Sistema de archivos cuyo objetivo es rescatar y salvaguardar documentos del patrimonio histórico nacional, concordante con el ideal de desarrollo local y el rescate de los registros en cada unidad geográfica.


Capítulo IV
4. EJECUCIÓN
4.2. NIVEL ASESOR
4.2.1. Dirección General de Consultoría Jurídica

Reglamentos organizativos de de los Servicios Autónomos: Identificación y Extranjería; Registro Público y del Notariado; Archivo General de la Nación; Autoridad Única de Área de las Dependencias Federales.

4.2.3. Dirección General de Informática

Se diseñaron y elaboraron tres instructivos de los siguientes procesos: conversión de archivos planos, el uso de Install Shield y el sistema de gestión de correspondencia (Sigecorp). Además de ocho trípticos, referentes al: Sigecorp, guía referencia rápida en el uso de los teléfonos, las solicitudes de vacaciones, constancia de trabajo, uso del sistema de carnetización 2006, utilización del módulo de avisos y clasificados, control de la recepción y asignación de solicitud de servicio (help desk) y sobre el control de consumibles.


4.2.5. Dirección General de Gestión Administrativa

Ejecución presupuestaria al 19/10/2005

Se asignaron 14 Fondos de Anticipo por el monto correspondiente al 6% de las asignaciones originales de cada Unidad Administradoras desconcentrada que se especifican a continuación:

UNIDAD ADMINISTRADORA Y MONTO DE APERTURA

Oficina de Gestión Administrativa: 1.770.539.098,08

Dirección General de Protección Civil y Administración de Desastres: 140.168.612,88

Dirección de Servicios de Inteligencia y Prevención: 276.447.016,92

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: 7.602.000,00

Dirección General de Custodia y Rehabilitación del Recluso2.553.941.867,10

Dirección General de Identificación y Extranjería:277.047.348,30

Cuerpo e Investigaciones Científicas Penales y Criminalística:169.227.089,34

Instituto Universitario de Policía Científica:13.814.011,26

ERP Región Central y de los Llanos: 38.064.510,00

ERP Región Centro Occidente: 34.671.679,68

ERP Región Guayana: 25.715.091,60

ERP Región Los Andes: 36.184.020,00

ERP Región Nor-Oriental e Insular: 31.551.780,00

ERP Región Zuliana: 34.591.570,92

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4.3. Nivel Operativo
4.3.1. Viceministro de Relaciones Interiores
4.3.1.4. Dirección General del Archivo General de la Nación

La gestión del Archivo General de la Nación para el presente ejercicio fiscal, da cuenta de un nuevo periodo de transición hacia una estructura que permite desarrollar el objetivo de la creación e implantación del Sistema Nacional de Archivos para asegurar la guarda, custodia y conservación del patrimonio documental de la nación y democratizar el acceso a los servicios archivísticos.

Durante el presente año fiscal se vio obstaculizada la gestión motivado, a la tardanza en los trámites presupuestarios trayendo como consecuencia que no se ejecutaran los productos programados en el plan operativo. Sin embargo, para el mes de mayo, se solucionó el problema con el nombramiento en Gaceta Oficial Nº 38.194, del Director como cuentadante atribuyéndose las funciones para manejar el presupuesto asignado y de esta manera comenzar a ejecutar los productos programados.

Por la Ley de Presupuesto 2005, a la Dirección se le asignó un presupuesto por un monto de Bs.138.400.000; reprogramándose el Plan Operativo, basado en dos grandes objetivos:

• el primero el fortalecimiento de la capacidad operativa (técnica, profesional, administrativa y de servicios) con el objeto de cumplir con las responsabilidades previstas en la Ley Orgánica de Administración Pública; cumpliéndose por medio de: Difusión de los fondos documentales mediante trípticos, folletos, CD-ROOM y libros, discriminados de la siguiente manera: de los 5.600 documentos programados se realizaron 4.200 y 7.555 se registraron en el archivo General, procedentes de otros entes.

Otro de los productos incluidos en el objetivo señalado se refiere a: restauración, digitalización y encuadernación cuya programación de 16.000 documentos restaurados se realizaron 12.000 y de los 400 digitalizados y encuadernados se ejecutaron 300.

El segundo objetivo se basa en acondicionar la nueva sede del Foro Libertador, para desarrollar el Sistema Nacional de Archivo, a través de la programación de dos productos: uno el acondicionamiento de la nueva sede (mobiliario y estantería) no se ejecutó debido al retraso en el compromiso de los recursos a tiempo, por parte del Archivo General, solo se logró adquirir materiales tecnológicos para dotar al Departamento de Informática de la nueva sede. Esto atendiendo a la prioridad realizar su acondicionamiento para poder efectuar la mudanza; y el otro es el mantenimiento, limpieza y conservación del Archivo en su actual sede (Santa Capilla), utilizándose los recursos en la adquisición de materiales y suministros para lograr un mejor desempeño y funcionamiento de la Dirección.


Capítulo VI
PROGRAMACIÓN 2005

6. Programación 2006


Nombre del Proyecto: Creación e Implementación del Sistema Nacional de Archivos

Unidad Ejecutora: Dirección General del Archivo General de la Nación

Objetivo General: Resguardo y conservación del patrimonio histórico documental unificado

Monto total del Proyecto Bs.: Bs. 2.433.935.725

Tiempo de ejecución del proyecto: 5 años

Monto del proyecto para el año 2006: Bs. 1.216.967.861
Acciones:

1.Difusión del patrimonio histórico documental unificado de los entes que participan en el proyecto hacia la comunidad.

Monto Bs.: 704.249.467

Tiempo de ejecución: 1 año

2.Adquisición de software y hardware, para la automatización de los procesos de ordenamiento del material histórico documental.

Monto Bs.: 399.282.563

Tiempo de ejecución: 1 año

3.Resguardo del patrimonio histórico documental unifica

Monto Bs.: 113.435.83

Tiempo de ejecución: 1 año