SE REQUIERE ORGANIZAR ARCHIVOS PARA OFRECER VERDADERA TRANSPARENCIA: IFAI

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FECHA: 25/09/2006

Ningún expediente o documento oficial puede destruirse si no se cuenta con el permiso del Archivo General de la Nación, pues hasta el momento el IFAI no tiene la facultad para emitir una autorización de este tipo.

MÉXICO, D.F.– Sin una adecuada organización de los archivos en la administración pública será difícil otorgar transparencia y acceso a la información, afirmó el director de Normatividad Archivística del IFAI, Cuauhtémoc Hinojosa Herrera.

Al participar en las jornadas de difusión para la transparencia, organizadas por el comité de información del Fovissste, el funcionario señaló que se debe conservar la memoria documental del país para que esté disponible y su disposición sea expedita.
El funcionario del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (IFAI) consideró que es de vital importancia preservar la memoria histórica y documental porque será el legado que esperan heredar las futuras generaciones.

No obstante, dijo que pese a los avances registrados en el país en materia de transparencia y acceso a la información, y en la conservación de los documentos, aún se deben hacer modificaciones legales sobre el uso y manejo de los archivos electrónicos, y en torno de aquellos documentos y expedientes que deben darse de baja.

Recordó que ningún expediente o documento oficial puede destruirse si no se cuenta con el permiso del Archivo General de la Nación, pues hasta el momento el IFAI no tiene la facultad para emitir una autorización de este tipo.

Hinojosa Herrera indicó que la transparencia y el acceso a la información es un derecho de los ciudadanos y una forma más de rendir cuentas a la sociedad; sin embargo, dijo que esa obligación del gobierno y de diversos organismos públicos no podrá cumplirse si los documentos no están debidamente organizados y clasificados.

Expuso que sólo cinco por ciento de la documentación que genera el gobierno en sus diversos trámites son de tipo histórico, y el resto es catalogado como contable, administrativo o jurídico.
Refirió que otros países invierten muchos recursos para que esta memoria documental se guarde 90 por ciento en archivos electrónicos, y sólo 10 por ciento se conserva de manera física.
El especialista del IFAI aseguró que en los próximos 15 años esa tendencia se revertirá en México, donde 90 por ciento de los documentos y archivos existirán en papel y únicamente 10 por ciento estarán resguardados en archivos electrónicos.

Hinojosa Herrera indicó que el país debe dar pasos hacia adelante en esta nueva modalidad de conservar y guardar los documentos; empero, resaltó, requerirá de grandes inversiones en la adquisición de nuevas tecnologías.

Consideró que se deben elevar las áreas de especialización del archivo de documentos a través de categorías jerárquicas, es decir, aumentando las responsabilidades a sus direcciones o direcciones generales del área para estimular a quienes se dediquen a esa tarea.

También mencionó que todo documento que sea destruido debe dejar una huella de que existió; debe quedar constancia, dijo, de que fue inventariado y un documento que justifique el motivo y la fecha en que desapareció.