CONSEJOS PRÁCTICOS PARA AYUDAR A ENTIDADES Y USUARIOS A ESCOGER UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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CONTENIDOS:

• PRÓLOGO

• PLANIFICACIÓN

o Qué tener en cuenta a la hora de planificar el sistema
o Cuáles son los beneficios que justifican la inversión
o Cómo obtener la colaboración del usuario

• ASPECTOS PRÁCTICOS

o Qué considerar en la preparación de la captura masiva
o Consejos rápidos para reconocer documentos de texto íntegro
o Cómo crear una estructura que facilite la búsqueda

• ASPECTOS TÉCNICOS

o Cómo seleccionar un buen escáner
o Cómo decidir el medio de almacenamiento
o Cómo seleccionar un buen monitor
o Cuál es el formato ideal para almacenar los documentos
o Cómo seleccionar el software de gestión documental

PRÓLOGO

Esta guía es una selección de consejos prácticos para las entidades y usuarios interesados en poner en marcha un proyecto de gestión documental, o bien para los que ya son usuarios de algún producto de este tipo.

Considérelo como su propio manual sobre cómo implementar un sistema de gestión documental. Encontrará muchos trucos y consejos que hemos ido coleccionando y aprendiendo a lo largo del tiempo.

Hemos pretendido que sea fácil y ameno, que sea útil tanto para los lectores con perfil técnico como para cualquier usuario no especializado. Para ello, hemos dividido cada apartado en unos consejos prácticos, simples y claramente especificados.
En resumen: implementar una solución documental que funcione y que tenga éxito es fácilmente alcanzable, lo único que tiene que hacer es preparar el terreno adecuado.

PLANIFICACIÓN

• Qué tener en cuenta a la hora de planificar el sistema

Antes de tomar la decisión de poner en marcha el proyecto, conviene hacer una planificación y un análisis más o menos detallado, dependiendo de la complejidad del sistema y de la solución que se pretende implantar. A continuación, proponemos algunas tareas que ayudan a clarificar y minimizar los riesgos.

1º.- Estudiar los tipos de documentos existentes. ¿Cuáles son los documentos más frecuentemente consultados? ¿Existe información que necesita almacenarse pero que se consulta pocas veces? ¿Hay documentos que necesitan ser visualizados de manera inmediata? Saber esto ayuda a decidir las prioridades dentro del ciclo de gestión documental. Los documentos más decisivos son los de mayor prioridad.

2º.- Calcular el número total de documentos que se pretende automatizar. En función de los tipos de documentos definidos, las cuentas aproximadas del archivo histórico existente y el flujo de entrada de nuevos documentos, se puede hacer este cálculo. Este dato ayuda a estimar los recursos que se deben dedicar al sistema, tanto de hardware, como de software e incluso de recursos humanos.

3º.- Evaluar el ciclo de vida de los documentos. El valor de los documentos varía según se va moviendo dentro de la empresa. Esto ayuda a elegir la media más adecuada para cada caso. Los documentos más frecuentemente utilizados deberían estar en disco magnético y en línea. Los documentos que prácticamente ya no se utilizan se deben guardar fuera de línea, en soportes más baratos.

4º.- Modelar el proceso del negocio. Definir los documentos. Crear un modelo haciendo ver las relaciones entre los datos, documentos, procesos, personas y tiempo. Esto permite detectar los cuellos de botella en la gestión documental y definir el modo de resolverlos.

5º.- Definir necesidades de acceso. Decidir quién necesita acceder a qué documentos y cuándo. Si el documento va a ser consultado por un grupo de trabajo, muchos departamentos o una persona. Resulta útil dibujar un esquema que visualice donde deberían requerirse los distintos documentos y cuándo. Así se verá qué documentos son necesarios localmente y cuáles se consultan por distintos departamentos. Esto ayuda a establecer criterios de clasificación e indexación de manera más eficiente y a obtener mejores respuestas en la consulta.

6º.- Fijar la inversión máxima que se puede dedicar al proyecto. Se tienen que tener en cuenta los costes de análisis y diseño, hardware, software, integración, instalación, formación y carga inicial de documentos. Puede que alguno de estos conceptos no sean necesarios. Tener clara la inversión máxima condiciona fuertemente la elección de muchos de los elementos del sistema.
7º.- Verificar los medios o recursos ya existentes y que se pueden reutilizar. Si el producto seleccionado es suficientemente abierto, debería poder reutilizar o compartir con otras aplicaciones,, algunos elementos ya existentes como PCs, redes, escáneres, gestores de base de datos, etc.

8º.- Explicar a los distintos usuarios los beneficios del sistema. Como con cualquier proyecto, y más tratándose de una tecnología relativamente novedosa, el usuario tiene que estar convencido de que lo que se va a obtener como resultado es una solución y no un problema.

• Cuáles son los beneficios que justifican la inversión

Automatizar la gestión documental tiene muchos beneficios, algunos muy tangibles y otros menos. A continuación se detallan algunos beneficios basados en el ahorro y en la mejora de la productividad, tanto personal como corporativa.

1º.- Ahorro en el tiempo. El tiempo que se puede ahorrar a la hora de clasificar y archivar físicamente los documentos; en la recuperación de los documentos y localización de información; en las labores e fotocopias; y en la distribución física de los documentos a las distintas personas.

2º.- Ahorro en gastos. El ahorro en gastos de espacio, es decir metros cuadrados; en gastos de papel y carpetas; en gastos de fotocopias; y en medios de comunicación como teléfonos, mensajeros, etc.

3º.- Productividad. La mejora en la calidad de información y el aumento del número de documentos disponibles. La ventaja de poder compartir y reutilizar la información. La rapidez de respuesta al obtener cualquier tipo de listado, dossier o dato sobre un asunto determinado dentro de nuestro archivo. La limpieza y el orden resultantes de la reducción de la cantidad de papel físico.

• Cómo obtener la colaboración del usuario

El usuario es posiblemente el elemento más crítico dentro de todos los que intervienen en el proyecto. Sin su colaboración, la puesta en marcha de un nuevo sistema puede resultar más complicada.

1º.- Elegir productos de fácil manejo. Los valores que más aprecia un usuario en cualquier sistema son el fácil manejo, la sencillez y la no dependencia de terceros para su uso.

2º.- Involucrar al usuario en el proceso de selección. Es preciso que entienda el sistema y lo vea en funcionamiento. De esta manera empezará a familiarizarse con el mismo y se comprometerá con la decisión.

3º.- Implicar al usuario en la fase inicial. En el momento de la instalación y la puesta en marcha es más fácil ganarse al usuario que intentar convencerle más adelante.

4º.- Simular el procedimiento actual. Es importante que el proceso de guardar y clasificar la documentación sea lo más parecido posible al sistema manual actual, puesto que es algo que el usuario valorará positivamente. Por ello, es importante que sea él mismo quien pueda realizar su propia clasificación de archivo.

5º.- Aprovechar el curso de formación. Especialmente con los usuarios que no han podido colaborar en la elección y, en muchos casos, ni siquiera han podido aportar nada sobre la organización del archivo; por ello durante el curso es recomendable que se resalten los valores más importantes del producto y las ventajas principales que aportará el sistema a su proceso de trabajo.

ASPECTOS PRÁCTICOS

• Qué considerar en la preparación para la captura masiva

Antes de comenzar un trabajo de captura de un alto número de documentos o formularios se debería incluir una fase de preparación. Esta fase incluye tareas como clasificación de documentos, eliminación de grapas, supresión de documentos innecesarios, etc. Este tipo de preparación previa suele mejorar el rendimiento y ahorra tiempo y dinero.

Además, si lo que se pretende es capturar formularios, conviene tener en cuenta que, por muy sofisticado que sea el sistema de captura y procesamiento de éstos, resulta mucho más difícil extraer la información de unos formularios mal diseñados que de unos mejor preparados. Muchas veces la solución puede pasar por hacer un nuevo diseño de formularios, de forma que sean especialmente adecuados para el procesamiento electrónico. En esta fase del proceso, conviene buscar la simplicidad en el uso y la automatización. Es importante siempre tener en mente el proceso de captura y el escáner. Un diseño adecuado puede reducir sustancialmente los costes del proceso.

A continuación, proponemos unas sugerencias que mejoran el índice de reconocimiento que se puede obtener de sus formularios.

1º.- Controlar el área de escritura. La gente suele escribir mejor y las impresoras tienen más margen cuando existe mayor espacio dentro de los recuadros de escritura. Por ello hay que hacer que los recuadros sean amplios y con el máximo espacio posible entre ellos.

2º.- Proporcionar instrucciones claras. Proporcionar las guías y marcas en tantos sitios como sea necesario. Ningún sistema es capaz de procesar correctamente si los formularios no están correctamente cumplimentados.

3º.- Alejar el texto fijo. Cuanto más lejos esté el texto fijo, mejor será el reconocimiento. Hay que intentar siempre apartar los nombres de los recuadros del texto a rellenar y alejar los típicos textos de instrucciones o de limitaciones legales.

4º.- Conservar el fondo blanco. Muchas veces, los colores se presentan como tramas de gris para el escáner, lo cual dificulta el reconocimiento.

5º.- Utilizar colores pasteles para el texto a no reconocer. Estos colores, en muchos casos, no son visibles por el escáner, lo cual beneficia el proceso.

6º.- Evitar algunos colores para el texto a reconocer. El azul, verde y magenta, tienden a ser no visibles para muchos escáneres.

7º.- Evitar sombras detrás del texto. Las sombras crean imágenes con ruido e interferencias, dificultándole reconocimiento y aumentando el índice de errores.

8º.- Hacer algunas pruebas. Antes de enviar los nuevos formularios a imprenta, rellenar algunas pruebas y pasarlas por el sistema de captura.

9º.- Usar buenos “gramajes” de papel. Evitar el papel muy grueso o demasiado fino. Los mejores gramajes y los más frecuentemente utilizados son los intermedios.

10º.- Trabajar con imprentas de calidad. Los colores consistentes son mejores para el escáner. Trabajar con una imprenta relativamente experimentada en la impresión de formularios es de mayor ayuda.

11º.- Tener en cuenta que los faxes son ciegos al verde y al azul. La mayoría de los faxes no ven la tinta de color verde claro o el azul claro. Esto es importante a la hora de diseñar un formulario y hacer la prueba resulta muy fácil.

•Consejos rápidos para reconocer documentos de texto íntegro

Los OCR son también imperfectos a la hora de reconocer el texto íntegro. En algunos casos resulta más fácil volver a escribir el texto que reconocerlo y luego corregirlo. Aquí van unos pequeños consejos para mejorar el reconocimiento óptico de los caracteres:

1º.- Utilizar filtros para los colores de fondo.
2º.- Eliminar cualquier suciedad o marca extraña en las imágenes.
3º.- Cortar y pegar las columnas de texto en columnas continuas.
4º.- Mantener el escáner limpio.
5º.- Capturar siempre a una resolución superior o igual a 300 DPls.

•Cómo crear una estructura que facilite la búsqueda

Es necesario hacer un diseño que contemple los distintos tipos de documentos, los permisos de seguridad, las tablas de datos, y que optimice los índices de búsqueda. Así es como se puede sacar el máximo partido a un sistema de archivo.

1º.- Determinar los distintos tipos de documentos. Esto resulta útil en el momento de elegir una base de datos u otra. Al tiempo que podemos valorar las utilidades precisas en cuanto a permisos y niveles de acceso a la documentación.

2º.- Definir la estructura de los documentos y los datos a indexar. Es muy beneficioso invertir el tiempo necesario en crear un buen diseño de datos desde el primer momento. Hay que contemplar la creación de distintos tipos de campos para cada dato que se requiera indexar. Las limitaciones oportunas que eviten confusiones al indexar la documentación.. La utilidad de campos lógicos, o listas que contengan todos los valores posibles, cuando los valores son repetitivos.

3º.- Crear una estructura sencilla. Aunque las posibilidades que ofrecen los distintos sistemas en función de carpetas, subcarpetas, etc,. son muy amplias, en ocasiones un diseño demasiado complejo puede ralentizar tanto el acceso a la creación de fichas nuevas, como las búsquedas. Además un diseño sencillo y no demasiado personalizado a las necesidades concretas de un usuario, facilita la entrada a nuevos usuarios.

4º.- Valorar los campos obligatorios. Para algunas aplicaciones crear campos obligatorios o tipo máscara, puede facilitar la entrada de datos.

5º.- Recomendar las listas de valores. Utilizar listas de valores que obliguen al usuario a elegir entre varios y evitar confusiones. Suele ser práctico planificar esto desde un primer momento, puesto que comenzar a trabajar con un sistema incorrecto para luego intentar corregirlo, resulta una tarea demasiado engorrosa.

6º.- Aprovechar al máximo las prestaciones del motor de base de datos. Si optamos por motores relacionales, tipo SQL Server, Oracle, Informix, etc., sería una buena idea intentar organizar los documentos en distintas tablas, en lugar de una única tabla para demasiados registros. Incluso se pueden crear relaciones entre ellas.

7º.- Considerar la colaboración de un documentalista. Dependiendo de la complejidad que encontremos, algunos trabajos pueden requerir la colaboración de documentalistas o de consultores especializados.

ASPECTOS TÉCNICOS

•Cómo seleccionar un buen escáner

Existe una gama muy amplia de escáneres disponibles en el mercado. El rango de precios es también muy amplio, posiblemente más que en ningún otro elemento de los que participan en el sistema.

1º.- Buscar escáneres especializados. Un escáner diseñado para la captura de documentos, y no para autoedición o diseño
gráfico, es el apropiado para este tipo de aplicaciones. Existen muchos escáneres en el mercado, pero si nos centramos en los especializados reducimos el volumen a solo unos pocos.

2º.- Utilizar un escáner con alimentador automático. De hecho todos los dispositivos de captura para archivo de documentos tienen alimentadores automáticos, para facilitar y agilizar la entrada de lotes de documentación.

3º.- Estudiar la necesidad de color. Excepto para aplicaciones muy específicas, un escáner en blanco y negro con escala de grises suele ser suficiente. Los escáneres que ofrecen color están normalmente en la gama de baja velocidad, puesto que capturar imágenes a color es mucho más lento.

4º.- Decidir el formato. Normalmente es suficiente un escáner para formato de papel de A4 ó A3. Si no se dispone de documentos de un formato superior, los de A4 son normalmente más económicos y menos voluminosos.

5º.- Evaluar simplex frente a duplex. Si existen muchos documentos impresos por ambas caras, sería recomendable adquirir un escáner duplex, es decir , capaz de capturar simultáneamente ambas caras de cada hoja.

6º.- Verificar la resolución. El rango de resoluciones habitual que tienen la mayoría de los escáneres especializados en captura masiva de documentos, es de 200 a 400 DPls (puntos por pulgada). La resolución más utilizada es la de 300 DPls, pero si se pretende reconocer caracteres automáticamente, es conveniente que el escáner alcance mayor resolución.

7º.- Calcular la velocidad. Para calcular la velocidad adecuada que debe tener el escáner conviene barajar los siguientes parámetros:

- El número de páginas por minuto que especifica el fabricante.
- La velocidad del hardware y del software utilizado para la captura.
- Los procesos manuales que puedan ralentizar la captura, como introducción de datos, clasificación de documentos, grapado, etc.

8º.- Analizar si conviene hacer pruebas. Si el tipo de papel que se va a utilizar es especial, conviene hacer una prueba para asegurarse de que el escáner es capaz de procesarlos. Existen escáneres especialmente diseñados para “tragar” cualquier documento, desde talones hasta papel cebolla, e incluso no estropearse al encontrarse con una grapa...

•Cómo decidir el medio de almacenamiento

Existen muchas dudas a la hora de decidir el tipo de almacenamiento óptimo. La oferta es amplia y las tecnologías son muy diferentes. Hasta ahora existía un consenso sobre el medio óptico no regrabable WORM (Write Once Read Many), puesto que era el único que podía ofrecer el espacio suficiente a precios razonables. Esto está cambiando y la decisión se hace más difícil.

1º.- Considerar los discos WORM para documentos que no se alteran. En un soporte óptico no regrabable, la información está más salvaguardada; de hecho éste fue durante mucho tiempo el dispositivo más utilizado para las aplicaciones de archivo de documentos. El problema es que la media es poco flexible frente a cambios y los drivers de manejo son más complejos. Si se dispone de documentos que no necesitan alterarse una vez almacenados o que tienen que ser una copia fiel de los originales (para utilizar legalmente), el soporte óptico WORM resulta el más apropiado.

2º.- Utilizar discos magnéticos cuando se prevén cambios. Si se pretende guardar documentos que sufren cambios frecuentes, el soporte óptico WORM resulta inapropiado. En un soporte magnético o magneto-óptico se maneja la información con más facilidad, pero también es necesario tener en cuenta que se necesitan dispositivos de backup adicionales para salvaguardar la información.

3º.- Analizar la complejidad de la mecánica. Un dispositivo con un número elevado de superficies reemplazables (discos) y un número limitado de cabezas de lectura, resulta lento cuando se hacen accesos concurrentes a la información de distintos discos (éste es el caso de muchos de los denominados JukeBox). Pero es económico desde el punto de vista del “precio de megabite”, y justificable si la información más frecuentemente consultada se encuentra almacenada en un número limitado de discos, o si este dispositivo se apoya en otro que ejerce como “cache” para los accesos más frecuentes.

4º.- Verificar la arquitectura. Seleccionar siempre dispositivos modulares y con posibilidad de crecimiento futuro.

5º.- Analizar el mantenimiento técnico. Verificar siempre las opciones y los precios del mantenimiento técnico para cada dispositivo. Existen dispositivos que aunque puedan ofrecer buenas prestaciones, ofrecen peores garantías en la reparación o sustitución de piezas, y/o el importe de su mantenimiento es demasiado elevado.

6º.- Calcular el espacio total. Para estimar la capacidad total necesaria tanto en espacio definitivo como en espacio temporal (cache), se han de tener en cuenta los siguientes cálculos:

a) El archivo histórico. El número aproximado de páginas del posible archivo histórico.
b) El flujo diario. El número medio de páginas del archivo diario a introducir.
c) La duración estimada. El número de años que debe durar el dispositivo sin actualizarse. Lo normal es estimar unos 5 años.
d) La ocupación media de los documentos. El cálculo consiste en estimar que un documento tipo carta A4 puede ocupar alrededor de 35 Kb, mientras que una página de un periódico, A3 en blanco y negro, puede ocupar alrededor de 200 Kb.
7º.- Estimar el número de usuarios concurrentes. Por un lado establecer los usuarios que estarán capturando y almacenando documentos, y por otro el número de usuarios que estarán consultando simultáneamente.

•Cómo seleccionar un buen monitor

Muchas veces el monitor es un elemento ya existente, igual que los PCs o la red. Pero si se pretende adquirir uno nuevo, sería conveniente tener en cuenta las sugerencias que vienen a continuación:

1º.- Verificar la resolución. Seleccionar la resolución de monitor más apropiada para las aplicaciones y la tarjeta de vídeo que se está utilizando. Si se están visualizando documentos en un monitor de 17”, la resolución ideal sería de 1024 x 768. Para uno de 20” ó 21” sería 1600 x 1200.

2º.- Comprobar la tarjeta de vídeo. Conviene que el monitor y la tarjeta de vídeo soporten una resolución de un nivel superior al que se está planeando utilizar. Para una resolución de 800 x 600, elegir un monitor y tarjeta que soporten un mínimo de 1024 x 768.

3º.- Examinar la frecuencia de refresco. Establecer la frecuencia de refresco vertical del monitor siempre a un mínimo de 75 Hz. o a 85 Hz. Estas frecuencias previenen los ojos de la fatiga que producen muchos monitores de inferior frecuencia.
4º.- Evitar los reflejos. Seleccionar un monitor que tenga una pantalla anti-reflejo.

5º.- Comprobar el tipo de instalación. Un monitor “plug and play” es más fácil de instalar. Cada vez más los periféricos de ordenador son del tipo “plug and play”. El sistema operativo y la tarjeta de vídeo también tendrán que serlo para funcionar correctamente.

6º.- Verificar el “dot pitch”. Seleccionar un monitor con una medida de tamaño de punto de pantalla “dot pitch” de 0,28 mm. o inferior. Medidas superiores producen un efecto granulado de calidad.

• Cuál es el formato ideal para almacenar los documentos

Después de varias décadas de avances en el campo de la electrónica y las comunicaciones, y de muchas discusiones sobre la eliminación definitiva del papel, comienza a parecer evidente que el papel sigue siendo un elemento necesario que posiblemente sigamos manejando durante mucho tiempo. Además de ser altamente portátil, el papel proporciona una representación fiel del documento original. Muchos visualizadores y formatos de todo tipo se enfrentan a este problema.

1º.- Entre los principales estándares, TIFF es el formato más análogo al papel y es el que ofrece una mejor representación visual del documento original.

2º.- Los inconvenientes del TIFF son su mayor tamaño y la dificultad de manipular el texto o buscar dentro del documento. Sin embargo, los nuevos avances en el hardware y software están reduciendo el problema de la ocupación y, en lo que se refiere a la búsqueda, comienza a ser viable la creación de productos que reconocen automáticamente y buscan dentro de los documentos de tipo imagen como el TIFF.

3º.- Para intercambiar documentos electrónicos de tipo texto, PDF y HTML son muy populares y además ofrecen mayor facilidad de distribución.

4º.- El problema con PDF y el HTML es que no ofrecen una copia fiel del original.

5º.- JPEG es únicamente adecuado para la imágenes fotográficas y en color. No es útil para comprimir la imagen de un documento textual.

•Cómo seleccionar el software de gestión documental

1º.- Seleccionar una base de datos abierta. Basar el sistema en una base de datos estándar. Las bases de datos más populares son de tipo relacional y compatibles SQL/ODBC. Esto permite mayor independencia de un fabricante específico y una evolución fácil a lo largo del tiempo, al menos del motor de base de datos.

2º.- Utilizar formatos gráficos estándar. Utilizar los formatos gráficos más populares y evitar los menos conocidos, aunque prometan mejor rendimiento. La diferencia suele ser pequeña y encontraremos menos problemas, en caso de querer migrar la información.

3º.- Invertir lo justo en hardware especializado. A menos que se justifique claramente, conviene evitar las soluciones que basan el sistema en demasiados elementos de hardware especializado, como las tareas de compresión o monitores especiales. Cada vez resulta más fácil utilizar elementos comunes como las tarjetas SCSI, controladores VGA, o discos duros. Utilizar elementos comunes abarata mucho la solución y la hace más abierta.

4º.- Evitar los desarrollos específicos. Abordar un proyecto utilizando una herramienta de desarrollo de alto nivel, puede ser útil en los casos en los que los requerimientos del usuario son muy específicos y no existe ningún producto estándar que las pueda cubrir. Pero si esto no es totalmente necesario, resulta mucho más barato y fiable utilizar un producto que no requiera desarrollo. Además la posibilidad de renovar versiones y mejorar la solución es mucho más alta utilizando productos estándar.

5º.- Buscar productos orientados a trabajar en red. Aunque se necesite un solo puesto de trabajo, conviene seleccionar productos que estén ya diseñados para trabajar en red. En cualquier momento, puede decidir ampliar su instalación y, en este caso, el producto de gestión de documentos tiene que ser capaz de crecer fácilmente.

6º.- Verificar que se pueden visualizar los documentos más antiguos. Es importante asegurarse de que el sistema es capaz de visualizar todo tipo de documentos que se generan en su organización y, sin necesidad de arrancar las aplicaciones asociadas a estos documentos. Esto es útil, especialmente, para los documentos antiguos y que han sido generados por aplicaciones que ya no se necesitan y que resultaría útil desinstalar de los PCs.