GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS EMPRESAS: UNA APROXIMACIÓN PRÁCTICA

EN: INFORAREA.ES
SITE: http://www.inforarea.es/Documentos/fesabid.pdf.
AUTOR: Carlota Bustelo Ruesta, Socia-Directora Inforárea
OTROS DATOS: Comunicación presentada en : VII Jornadas Españolas de Documentación (Fesabid 2000). Bilbao, 19-21 de octubre de 2000.

Conclusiones

Abordar un proyecto de gestión documental en cualquier tipo de empresa requiere de
dos condiciones básicas:

1) La necesidad de pensar y planificar antes de actuar: esta consideración no es una novedad pero con mucha frecuencia se olvida por completo. Es muy frecuente encontrar organizaciones que se “embarcan” en la implantación de proyectos de
gestión documental sin establecer objetivos, sin valorar o considerar las dimensiones, los tiempos y la cantidad de elementos simultáneos que hay que poner en juego para
obtener el éxito.

b) el diseño de un buen sistema requiere un buen proceso de análisis: los sistemas de gestión documental son complejos ya que en ellos intervienen múltiples factores (tanto organizativos como tecnológicos) y numerosas interrelaciones entre las
personas. Sin llegar hasta el fondo en la detección de las necesidades y los problemas derivados de los resultados de la gestión documental, y sin una comprensión real de la actividad de la organización y de las personas es muy difícil llegar a buenos planteamientos.

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LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS CENTROS DE RECURSOS PEDAGÓGICOS DE CATALUNYA.

EN: C5, CENTRO DE COMPUTACIÓN Y COMUNICACIÓN PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL CONOCIMIENTO DE LA UNIVERSIDAD DE CHILE
SITE: http://www.c5.cl/ieinvestiga/actas/ribie96/GD-CRP-2.html.
OTROS DATOS: TEMA: 9. Programas nacionales de informática en educación. MODALIDAD: Comunicación

RESUMEN

El Departament d'Ensenyament de la Generalitat de Catalunya, comunidad autónoma de España de aproximadamente 7 millones de habitantes, inició el curso 1991-92 un plan de gestión documental de los materiales -recursos educativos- existentes en los Centros de Recursos Pedagógicos (CRP) de Cataluña. Este plan, con la incorporación de las nuevas tecnologías de la información (telemática, informática documental, multimedia...), tiene por objetivo optimizar el uso de los recursos educativos disponibles en los CRP, proporcionando la información más completa posible a los profesores que buscan material de ayuda para su práctica didáctica.

La información que pueda interesar a los usuarios de los CRP debe ser accesible localmente, de una forma ágil, sencilla, completa y consistente, por técnicas documentales, multimedia -CD-ROM "SINERA en disc"- y por conexión telemática al servicio SINERA de Internet-.

Este plan de gestión documental es una tarea colectiva, en la que la participación directa de los miembros de los CRP es coordinada por un equipo responsable, además, de la corrección y redistribución de los registros generados (la suma del esfuerzo colectivo), así como la formación y la asistencia técnica, necesarias para el desarrollo del proyecto..

Lo primero que había que hacer era registrar con criterios documentales los recursos disponibles en el ámbito de los CRP.

Con posterioridad esta información ha sido personalizada por cada CRP e integrada localmente en un gestor documental informatizado. Actualmente, el proceso intensivo está a punto de concluir, habiendo comenzado la fase de explotación y uso de estas bases de datos, lo que significa que ya es operativa una red de servicios de información y documentación para los maestros y profesores usuarios de los CRP de Cataluña.

2- La gestión documental

El personal de los CRP, los cuales son, también, distribuidores locales de información, participan de forma directa en todo el proceso de trabajo. Estas tareas consisten en:

a) Redacción de registros: elaboración (redacción y revisión) de noticias documentales (utilizando las tecnologías informática y telemática) de todos los recursos educativos disponibles en el conjunto de los CRP de Cataluña. Cada CRP sólo redacta una parte de estas noticias y recibe otra parte, elaborada por los otros CRP (aproximadamente en la proporción de 1 a 10) Así se puede cuantificar este doble proceso de aportar y recibir: en el período 1991-1995 se han producido una media de 300 registros por CRP (con una horquilla entre 80 y 500) y se han recibido ya acabados una media de 3.500 registros por CRP (con una horquilla de 2.300 y 4.000).

b) Tareas ligadas a la coordinación general del proceso de trabajo: elaboración de listados bibliográficos de los fondos acumulados y declaración de novedades.

c) Creación y mantenimiento de una base de datos documental: la noticias tienen como destino una base de datos documental local con la información correspondiente sólo a los materiales de cada CRP.

La creación y mantenimiento de esta base de datos documental local con registros de los recursos educativos del CRP es el objetivo instrumental básico de este proceso: eso implica la personalización de las noticias recibidas (de elaboración propia y ajena pero todas correspondientes a materiales propios), introducción en la base de datos, mantenimiento de ésta (copias de seguridad), actualización de una segunda versión disponible para al público, etc.

Igualmente, toda esta información se recoge en la base SINERA, en soporte multimedia (CD-ROM "SINERA en disc") y telemático, mediante la Red Telemática Educativa de Cataluña, donde se acumula la información de todos los recursos de todos el CRP, juntamente con noticias de otros materiales educativos.

d) Organización de los recursos. Indirectamente la gestió documental repercute en la de organización de los recursos: renovación de los fondos existentes con el paso al archivo histórico de materiales ya obsoletos, recuperación de otros aparentemente perdidos, reubicación de otros con la asignación de signaturas topológicas más adecuadas, etc.

e) Tratamiento de la información: consulta de la base de datos. Cuando la base documental ya está creada comienza otro tipo de tarea, además del mantenimiento citado: su uso como ayuda a la búsqueda de los materiales solicitados por los profesores usuarios del CRP. Progresivamente, en la medida en que la cultura documental se extiende, el profesorado usuario del CRP puede asumir directamente la búsqueda, manteniendo el personal del CRP la siempre necesaria tarea de asesoramiento y orientación didáctica.

f) Finalmente, la tarea de difusión: elaboración de listados temáticos, boletines de novedades, catálogos generales, etc. adaptados a diferentes necesidades y diferentes colectivos de enseñantes. Esta elaboración tiene dos partes: búsqueda de los diferentes conjuntos de noticias y su autoedición.

Estos cinco grupos de actividad requieren una importante inversión en formación (documental, informática, telemática, etc.) y en infraestructura técnica (ordenadores, lectoras multimedia, impresoras de calidad, conexiones telefónicas, software documental y de autoedición, etc.) y un alto grado de coordinación.