Miércoles, 07 de junio de 2006
INSTRUCTIVO DE REVISIÓN DE LA IMPLANTACIÓN DEL MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS ADMINISTRATIVOS

EN: ULA.VE
SITE: http://www.ula.ve/personal/varios_opsu/instructivo_manual_cargos.htm
FECHA: 19/07/1999

AUTORES:

POR LA DIRECCIÓN DE PERSONAL
Marilena Asprino de Febres
Inés Lárez Marín Oswaldo Zambrano E.

POR LA CONTRALORIA INTERNA
Nancy Espinoza de Saavedra
Nilva Yuraima Rangel

INSTRUCTIVO DE REVISIÓN DE LA IMPLANTACIÓN DEL MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS ADMINISTRATIVOS
POR LA ASOCIACIÓN DE EMPLEADOS (AEULA)
Edwin Valdemar Vera Artigas
Eloy Manuel Tavira Delgado

POR EL SINDICATO REGIONAL DE PROFESIONALES UNIVERSITARIOS (SIPRULA)
Simón Pablo Figueroa
José Alberto Paredes Lara
Inés Lárez Marín
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TITULO DEL CARGO
AUXILIAR DE ARCHIVO
CÓDIGO: 05012 NIVEL: 2
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL
Resguardar documentos, expedientes y demás información de interés para la Institución, ejecutando actividades de recepción, archivo y custodia de documentos, en una unidad de archivo, a fin de mantener información organizada a disposición de la institución.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

• Identifica las carpetas donde va a ser archivado el material.
• Recibe el material para archivar.
• Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, según la normativa vigente.
• Archiva en los expedientes y/o carpetas correspondiente los documentos recibidos.
• Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores.
• Retira e incorpora en los archivos, expedientes y/o carpetas con documentos.
• Lleva el control de préstamos de expedientes y/o documentos.
• Prepara los índices y rótulos de identificación del contenido de las carpetas.
• Entrega la lista de asuntos nuevos al archivista para la actualización del Thesauro en términos claves.
• Recibe el material desincorporado del archivo activo y de otras dependencias de la dirección o coordinación.
• Desincorpora de acuerdo con las normas establecidas, documentos y expedientes activos y los incorpora al archivo de inactivos.
• Proporciona información del material archivado, según las normas establecidas.
• Cumple con la normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:

RESPONSABILIDAD:

MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa.

DINERO:
Ninguna.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio.

TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y/o experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.

SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión específica de manera directa y constante y no ejerce supervisión.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:

RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con las unidades de la dependencia, estudiantes, profesores y funcionarios de la Institución, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación.

RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con el público en general, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAO:
AMBIENTE DE TRABAJO:

El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene contacto con agentes contaminantes, tales como polvo.

RIESGO:
El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando periódicamente y requiere de un grado de precisión manual y visual bajo.

3.- PERFIL DEL CARGO:

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

A) EDUCACIÓN:
Bachiller, más curso de archivo de seis (6) meses de duración.

EXPERIENCIA:
Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de archivo y de oficina.

B) EDUCACIÓN:
Educación Básica, más curso de archivo de seis (6) meses de duración.

EXPERIENCIA:
Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de archivo y oficina.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

CONOCIMIENTOS EN:
Técnicas y procedimientos de archivo.
Técnicas y procedimientos de oficina.
Mecanografía.

HABILIDAD PARA:
Tratar en forma cortés y efectiva con funcionarios y público en general.
Seguir instrucciones orales y escritas.
Clasificar documentos, expedientes y otros.

DESTREZAS EN:
Ordenar documentos, expedientes, carpetas y otros.
El manejo de archivo.

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Archivo.
Atención al público.
Relaciones humanas.
Entrenamiento en el sistema de su unidad.
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TITULO DEL CARGO
ARCHIVISTA
CÓDIGO: 05023 NIVEL: 4
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL
Resguardar documentos, expedientes y demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, a fin de mantener información actualizada y organizada a disposición de la organización.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

• Coordina y controla la recepción de la documentación.
• Identifica las carpetas donde va a ser archivado el material.
• Recibe material para archivar.
• Clasifica el material para archivar.
• Codifica el material para archivar, de acuerdo al código es tablecido.
• Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, según la normativa vigente.
• Efectúa la lectura de los documentos a archivar.
• Archiva en los expedientes correspondientes los documentos recibidos.
• Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores.
• Retira e incorpora expedientes, carpetas con documentos u otros en los archivadores.
• Realiza inventarios de archivos, para la evacuación de expedientes de inactivos y documentos que han caducado.
• Vela por la conservación, restauración y mantenimiento de la documentación.
• Participa en el diseño y ejecución de instrumentos técnicos.
• Lleva el control de préstamos de expedientes y/o documentos.
• Revisa los controles de préstamos para verificar la fecha de vencimiento.
• Proporciona información del material archivado, según las normas establecidas.
• Actualiza el Thesauro en términos claves.
• Planifica, coordina, supervisa y controla las actividades de los auxiliares de archivo adscritos a la unidad.
• Vela por el cumplimiento de los reglamentos, normas y procedimientos de la unidad.
• Atiende y resuelve problemas que se presentan en el archivo.
• Opera un microcomputador para accesar información.
• Cumple con la normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:

RESPONSABILIDAD:

MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja periódicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.

DINERO:
Es responsable indirecto de la custodia de materiales.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio.

TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en procedimientos definidos para lograr objetivos específicos, mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel operativo.

SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión específica de manera directa y periódica y ejerce una supervisión específica de manera directa y constante.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:

RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con las diferentes unidades de la dependencia, estudiantes, profesores, funcionarios de la Institución y auxiliares de archivo, a fin de ejecutar y/o controlar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.

RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con público en general, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGOS DE TRABAJO:

AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene contacto con agentes contaminantes, tales como: polvo.

RIESGO:
El cargo está sometido a enfermedad con una magnitud de riesgo leve, con posibilidad de ocurrencia media.

ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo de estar sentado/parado constantemente y caminando periódicamente, y requiere de un grado de precisión manual bajo y un grado de precisión visual medio.

3.- PERFIL DEL CARGO:

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

A) EDUCACIÓN:
Técnico Superior Universitario en Secretaría.

EXPERIENCIA:
Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de archivo.

B) EDUCACIÓN:
Bachiller, más curso completo de archivo de seis (6) meses de duración.

EXPERIENCIA:
Seis (6) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de archivo.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

CONOCIMIENTOS EN:
Técnicas, procedimientos y sistemas de archivo.
Procedimientos de oficina.
Mecanografía.

HABILIDAD PARA:
Tratar en forma cortés y efectiva con funcionarios y público en general.
Dar instrucciones en forma clara y precisa.
Redactar informes sencillos de oficina.
Supervisar personal.
Seguir instrucciones orales y escritas.

DESTREZAS EN:
Clasificación y ordenación de material a archivar.
Manejo de archivo y kardex.

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Tácnicas actualizadas de archivo.
Archivo computarizado.
Relaciones humanas y atención al público.
Técnicas de supervisión y control.
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TITULO DEL CARGO
ARCHIVISTA JEFE
CÓDIGO: 05034 NIVEL: 7
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL
Resguardar documentos, expedientes y demás información de interés para la organización planificando, coordinando, controlando y ejecutando las actividades de una unidad de archivo, a fin de mantener información organizada a disposición de las necesidades de la organización.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

• Dirige, coordina y supervisa las actividades técnicas y administrativas de una unidad de archivo.
• Dirige la ejecución de actividades al personal a su cargo.
• Asesora en la planeación de los espacios y mobiliarios de unidades de archivo.
• Establece los sistemas de clasificación y codificación del material.
• Elabora y actualiza estatutos y reglamentos internos a cumplirse en el archivo.
• Elabora programas permanentes de conservación de documentos.
• Suministra expedientes y/o documentos a las facultades y/o dependencias de la Universidad.
• Clasifica los expedientes especiales o confidenciales.
• Redacta y firma documentos y correspondencia de la unidad a su cargo.
• Atiende y resuelve los problemas que se presenten en la unidad.
• Determina los procedimientos a seguir para la desincorporación periódica de los documentos.
• Supervisa los inventarios realizados en la unidad de archivo a su cargo.
• Supervisa los sistemas implantados con el objeto de verificar su funcionamiento.
• Supervisa y controla el personal a su cargo.
• Evalúa y califica al personal a su cargo, proponiendo los correctivos y estímulos apropiados para optimizar su rendimiento.
• Planifica los proyectos de requerimientos de capacitación de personal, de locales, automatización de la documentación, materiales y equipos en unidades de archivo.
• Diseña la base de datos para documentar los archivos.
• Recopila y coloca a disposición índices y guías para los documentos que se encuentran en el archivo.
• Coordina y supervisa la búsqueda de información documental.
• Organiza y custodia los archivos y el inventario de materiales y obras del Consejo Editorial y toma las medidas necesarias a los fines de su permanente actualización y conservación.
• Transcribe y accesa información operando un microcomputador.
• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:

RESPONSABILIDAD:

MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja periódicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.

DINERO:
Es responsable indirecto de la custodia de materiales.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.

TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en procedimientos definidos para lograr objetivos específicos, mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel de Sección/Unidad.

SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y periódica y ejerce una supervisión específica de manera directa y constante.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:

RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad, a fin de ejecutar y/o asesorar lo relativo al área, y frecuentes con las diferentes dependencias de la Institución, a fin de asesorar y/o controlar y/o aprobar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación.

RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones ocasionales con editoriales y público en general, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:

AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado generalmente agradable y mantiene contacto con agentes contaminantes, tales como: polvo.

RIESGO:
El cargo está sometido a enfermedad, con una magnitud de riesgo leve, con posibilidad de ocurrencia media.

ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y requiere de un grado de precisión manual y visual medio.

3.- PERFIL DEL CARGO:

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

A) EDUCACIÓN:
Licenciado en Archivología o el equivalente.

EXPERIENCIA:
Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo, supervisorio y estratégico en el área de archivo.

B) EDUCACIÓN:
Técnico Superior Universitario en Secretaría.

EXPERIENCIA:
Nueve (9) años de experiencia progresiva de carácter operativo, supervisorio y estratégico en el área de archivo.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

CONOCIMIENTOS EN:
Procedimientos y manejo de sistemas de organización y métodos de archivo.
Principios y técnicas de archivología.
Principios y prácticas administrativas.
Computación básica.

HABILIDAD PARA:
Tratar en forma cortés y efectiva con profesores, empleados, estudiantes y público en general.
Supervisar personal.
Tomar decisiones.
Dar y seguir instrucciones.

DESTREZAS EN:
El manejo de archivo.
El manejo de equipo de computación.

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Analista documentalista.
Actualización de los métodos y técnicas de archivo.
Supervisión y control de personal.
Relaciones humanas.
Entrenamiento en el sistema de su unidad.
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TITULO DEL CARGO
MICROFILMADOR
CÓDIGO: 05042 NIVEL: 4
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL
Microfilmar documentos varios, organizando, clasificando y distribuyendo el material; a fin de contribuir con el suministro, archivo y resguardo de documentos de la Institución.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

• Recibe, organiza y distribuye los documentos destinados a microfilmar.
• Microfilma documentos y materiales bibliográficos.
• Identifica y archiva documentos, según normas establecidas.
• Repara los documentos que así lo requieran.
• Localiza la información y reproduce los documentos solicitados.
• Cumple con las normas y procedimientos de higiene y seguridad integral, establecidos por la organización.
• Mantiene en orden equipos y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:

RESPONSABILIDAD:

MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa.

DINERO:
Es responsable indirecto de la custodia de materiales.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio.

TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en instrucciones específicas, órdenes y/o guías de acción, a nivel operativo.

SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión específica de manera directa y constante, y no ejerce supervisión.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:

RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con algunas unidades académicas y administrativas de la Institución, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área; exigiéndose para ello una normal habilidad para negociar y obtener cooperación.

RELACIONES EXTERNAS:
Ninguna.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:

AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene contacto con agentes contaminantes tales como: polvo.

RIESGO:
El cargo está sometido a enfermedad, con una magnitud de riesgo leve, con posibilidad de ocurrencia baja.

ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando periódicamente, y requiere de un grado de precisión manual y visual medio.

3.- PERFIL DEL CARGO:

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

A. EDUCACIÓN:
Bachiller, más curso de documentación y archivo de seis (6) meses de duración.

EXPERIENCIA:
Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de microfilmación.

B) EDUCACIÓN:
Educación Básica, más curso de documentación y archivo de seis (6) meses de duración.

EXPERIENCIA:
Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de microfilmación.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

CONOCIMIENTOS EN:
Óptica y fotografía.
Documentación.
Archivo.

HABILIDAD PARA:
Manejar cámaras fotográficas y de filmación.
Clasificar y organizar documentos.

DESTREZAS EN:
El manejo de equipos fotográficos y de filmación.

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Técnicas actualizadas en el área fotográfica.
Publicado por carmenmarin @ 12:04  | MANUAL DE CARGOS
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