Mi?rcoles, 07 de junio de 2006
INSTRUCTIVO DE REVISI?N DE LA IMPLANTACI?N DEL MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS ADMINISTRATIVOS

EN: ULA.VE
SITE: http://www.ula.ve/personal/varios_opsu/instructivo_manual_cargos.htm
FECHA: 19/07/1999

AUTORES:

POR LA DIRECCI?N DE PERSONAL
Marilena Asprino de Febres
In?s L?rez Mar?n Oswaldo Zambrano E.

POR LA CONTRALORIA INTERNA
Nancy Espinoza de Saavedra
Nilva Yuraima Rangel

INSTRUCTIVO DE REVISI?N DE LA IMPLANTACI?N DEL MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS ADMINISTRATIVOS
POR LA ASOCIACI?N DE EMPLEADOS (AEULA)
Edwin Valdemar Vera Artigas
Eloy Manuel Tavira Delgado

POR EL SINDICATO REGIONAL DE PROFESIONALES UNIVERSITARIOS (SIPRULA)
Sim?n Pablo Figueroa
Jos? Alberto Paredes Lara
In?s L?rez Mar?n
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TITULO DEL CARGO
AUXILIAR DE ARCHIVO
C?DIGO: 05012 NIVEL: 2
DESCRIPCI?N GEN?RICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL
Resguardar documentos, expedientes y dem?s informaci?n de inter?s para la Instituci?n, ejecutando actividades de recepci?n, archivo y custodia de documentos, en una unidad de archivo, a fin de mantener informaci?n organizada a disposici?n de la instituci?n.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

? Identifica las carpetas donde va a ser archivado el material.
? Recibe el material para archivar.
? Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, seg?n la normativa vigente.
? Archiva en los expedientes y/o carpetas correspondiente los documentos recibidos.
? Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores.
? Retira e incorpora en los archivos, expedientes y/o carpetas con documentos.
? Lleva el control de pr?stamos de expedientes y/o documentos.
? Prepara los ?ndices y r?tulos de identificaci?n del contenido de las carpetas.
? Entrega la lista de asuntos nuevos al archivista para la actualizaci?n del Thesauro en t?rminos claves.
? Recibe el material desincorporado del archivo activo y de otras dependencias de la direcci?n o coordinaci?n.
? Desincorpora de acuerdo con las normas establecidas, documentos y expedientes activos y los incorpora al archivo de inactivos.
? Proporciona informaci?n del material archivado, seg?n las normas establecidas.
? Cumple con la normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizaci?n.
? Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomal?a.
? Elabora informes peri?dicos de las actividades realizadas.
? Realiza cualquier otra tarea af?n que le sea asignada.

1.- ?MBITO DE LA ACTUACI?N:

RESPONSABILIDAD:

MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de f?cil uso, siendo su responsabilidad directa.

DINERO:
Ninguna.

INFORMACI?N CONFIDENCIAL:
Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio.

TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y/o experiencias anteriores para la ejecuci?n normal del trabajo, a nivel operativo.

SUPERVISI?N:
El cargo recibe supervisi?n espec?fica de manera directa y constante y no ejerce supervisi?n.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:

RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con las unidades de la dependencia, estudiantes, profesores y funcionarios de la Instituci?n, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al ?rea, exigi?ndose para ello una buena habilidad para obtener cooperaci?n.

RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con el p?blico en general, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al ?rea, exigi?ndose para ello una buena habilidad para obtener cooperaci?n.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAO:
AMBIENTE DE TRABAJO:

El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene contacto con agentes contaminantes, tales como polvo.

RIESGO:
El cargo est? sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo f?sico de estar sentado/parado constantemente y caminando peri?dicamente y requiere de un grado de precisi?n manual y visual bajo.

3.- PERFIL DEL CARGO:

EDUCACI?N Y EXPERIENCIA:

A) EDUCACI?N:
Bachiller, m?s curso de archivo de seis (6) meses de duraci?n.

EXPERIENCIA:
Un (1) a?o de experiencia progresiva de car?cter operativo en el ?rea de archivo y de oficina.

B) EDUCACI?N:
Educaci?n B?sica, m?s curso de archivo de seis (6) meses de duraci?n.

EXPERIENCIA:
Cinco (5) a?os de experiencia progresiva de car?cter operativo en el ?rea de archivo y oficina.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

CONOCIMIENTOS EN:
T?cnicas y procedimientos de archivo.
T?cnicas y procedimientos de oficina.
Mecanograf?a.

HABILIDAD PARA:
Tratar en forma cort?s y efectiva con funcionarios y p?blico en general.
Seguir instrucciones orales y escritas.
Clasificar documentos, expedientes y otros.

DESTREZAS EN:
Ordenar documentos, expedientes, carpetas y otros.
El manejo de archivo.

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Archivo.
Atenci?n al p?blico.
Relaciones humanas.
Entrenamiento en el sistema de su unidad.
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TITULO DEL CARGO
ARCHIVISTA
C?DIGO: 05023 NIVEL: 4
DESCRIPCI?N GEN?RICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL
Resguardar documentos, expedientes y dem?s informaci?n, organizando y ejecutando actividades de clasificaci?n, codificaci?n y custodia de documentos, a fin de mantener informaci?n actualizada y organizada a disposici?n de la organizaci?n.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

? Coordina y controla la recepci?n de la documentaci?n.
? Identifica las carpetas donde va a ser archivado el material.
? Recibe material para archivar.
? Clasifica el material para archivar.
? Codifica el material para archivar, de acuerdo al c?digo es tablecido.
? Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, seg?n la normativa vigente.
? Efect?a la lectura de los documentos a archivar.
? Archiva en los expedientes correspondientes los documentos recibidos.
? Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores.
? Retira e incorpora expedientes, carpetas con documentos u otros en los archivadores.
? Realiza inventarios de archivos, para la evacuaci?n de expedientes de inactivos y documentos que han caducado.
? Vela por la conservaci?n, restauraci?n y mantenimiento de la documentaci?n.
? Participa en el dise?o y ejecuci?n de instrumentos t?cnicos.
? Lleva el control de pr?stamos de expedientes y/o documentos.
? Revisa los controles de pr?stamos para verificar la fecha de vencimiento.
? Proporciona informaci?n del material archivado, seg?n las normas establecidas.
? Actualiza el Thesauro en t?rminos claves.
? Planifica, coordina, supervisa y controla las actividades de los auxiliares de archivo adscritos a la unidad.
? Vela por el cumplimiento de los reglamentos, normas y procedimientos de la unidad.
? Atiende y resuelve problemas que se presentan en el archivo.
? Opera un microcomputador para accesar informaci?n.
? Cumple con la normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizaci?n.
? Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomal?a.
? Elabora informes peri?dicos de las actividades realizadas.
? Realiza cualquier otra tarea af?n que le sea asignada.

1.- ?MBITO DE LA ACTUACI?N:

RESPONSABILIDAD:

MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de f?cil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja peri?dicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.

DINERO:
Es responsable indirecto de la custodia de materiales.

INFORMACI?N CONFIDENCIAL:
Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio.

TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en pol?ticas espec?ficas, en procedimientos definidos para lograr objetivos espec?ficos, mejorar m?todos o establecer t?cnicas y est?ndares, a nivel operativo.

SUPERVISI?N:
El cargo recibe supervisi?n espec?fica de manera directa y peri?dica y ejerce una supervisi?n espec?fica de manera directa y constante.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:

RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con las diferentes unidades de la dependencia, estudiantes, profesores, funcionarios de la Instituci?n y auxiliares de archivo, a fin de ejecutar y/o controlar lo relativo al ?rea, exigi?ndose para ello una normal habilidad para obtener cooperaci?n.

RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con p?blico en general, a fin de ejecutar lo relativo al ?rea, exigi?ndose para ello una normal habilidad para obtener cooperaci?n.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGOS DE TRABAJO:

AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene contacto con agentes contaminantes, tales como: polvo.

RIESGO:
El cargo est? sometido a enfermedad con una magnitud de riesgo leve, con posibilidad de ocurrencia media.

ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo de estar sentado/parado constantemente y caminando peri?dicamente, y requiere de un grado de precisi?n manual bajo y un grado de precisi?n visual medio.

3.- PERFIL DEL CARGO:

EDUCACI?N Y EXPERIENCIA:

A) EDUCACI?N:
T?cnico Superior Universitario en Secretar?a.

EXPERIENCIA:
Un (1) a?o de experiencia progresiva de car?cter operativo en el ?rea de archivo.

B) EDUCACI?N:
Bachiller, m?s curso completo de archivo de seis (6) meses de duraci?n.

EXPERIENCIA:
Seis (6) a?os de experiencia progresiva de car?cter operativo en el ?rea de archivo.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

CONOCIMIENTOS EN:
T?cnicas, procedimientos y sistemas de archivo.
Procedimientos de oficina.
Mecanograf?a.

HABILIDAD PARA:
Tratar en forma cort?s y efectiva con funcionarios y p?blico en general.
Dar instrucciones en forma clara y precisa.
Redactar informes sencillos de oficina.
Supervisar personal.
Seguir instrucciones orales y escritas.

DESTREZAS EN:
Clasificaci?n y ordenaci?n de material a archivar.
Manejo de archivo y kardex.

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
T?cnicas actualizadas de archivo.
Archivo computarizado.
Relaciones humanas y atenci?n al p?blico.
T?cnicas de supervisi?n y control.
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TITULO DEL CARGO
ARCHIVISTA JEFE
C?DIGO: 05034 NIVEL: 7
DESCRIPCI?N GEN?RICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL
Resguardar documentos, expedientes y dem?s informaci?n de inter?s para la organizaci?n planificando, coordinando, controlando y ejecutando las actividades de una unidad de archivo, a fin de mantener informaci?n organizada a disposici?n de las necesidades de la organizaci?n.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

? Dirige, coordina y supervisa las actividades t?cnicas y administrativas de una unidad de archivo.
? Dirige la ejecuci?n de actividades al personal a su cargo.
? Asesora en la planeaci?n de los espacios y mobiliarios de unidades de archivo.
? Establece los sistemas de clasificaci?n y codificaci?n del material.
? Elabora y actualiza estatutos y reglamentos internos a cumplirse en el archivo.
? Elabora programas permanentes de conservaci?n de documentos.
? Suministra expedientes y/o documentos a las facultades y/o dependencias de la Universidad.
? Clasifica los expedientes especiales o confidenciales.
? Redacta y firma documentos y correspondencia de la unidad a su cargo.
? Atiende y resuelve los problemas que se presenten en la unidad.
? Determina los procedimientos a seguir para la desincorporaci?n peri?dica de los documentos.
? Supervisa los inventarios realizados en la unidad de archivo a su cargo.
? Supervisa los sistemas implantados con el objeto de verificar su funcionamiento.
? Supervisa y controla el personal a su cargo.
? Eval?a y califica al personal a su cargo, proponiendo los correctivos y est?mulos apropiados para optimizar su rendimiento.
? Planifica los proyectos de requerimientos de capacitaci?n de personal, de locales, automatizaci?n de la documentaci?n, materiales y equipos en unidades de archivo.
? Dise?a la base de datos para documentar los archivos.
? Recopila y coloca a disposici?n ?ndices y gu?as para los documentos que se encuentran en el archivo.
? Coordina y supervisa la b?squeda de informaci?n documental.
? Organiza y custodia los archivos y el inventario de materiales y obras del Consejo Editorial y toma las medidas necesarias a los fines de su permanente actualizaci?n y conservaci?n.
? Transcribe y accesa informaci?n operando un microcomputador.
? Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizaci?n.
? Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomal?a.
? Elabora informes peri?dicos de las actividades realizadas.
? Realiza cualquier otra tarea af?n que le sea asignada.

1.- ?MBITO DE LA ACTUACI?N:

RESPONSABILIDAD:

MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de f?cil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja peri?dicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.

DINERO:
Es responsable indirecto de la custodia de materiales.

INFORMACI?N CONFIDENCIAL:
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.

TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en pol?ticas espec?ficas, en procedimientos definidos para lograr objetivos espec?ficos, mejorar m?todos o establecer t?cnicas y est?ndares, a nivel de Secci?n/Unidad.

SUPERVISI?N:
El cargo recibe supervisi?n general de manera directa y peri?dica y ejerce una supervisi?n espec?fica de manera directa y constante.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:

RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad, a fin de ejecutar y/o asesorar lo relativo al ?rea, y frecuentes con las diferentes dependencias de la Instituci?n, a fin de asesorar y/o controlar y/o aprobar lo relativo al ?rea, exigi?ndose para ello una buena habilidad para obtener cooperaci?n.

RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones ocasionales con editoriales y p?blico en general, a fin de ejecutar lo relativo al ?rea, exigi?ndose para ello una normal habilidad para obtener cooperaci?n.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:

AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado generalmente agradable y mantiene contacto con agentes contaminantes, tales como: polvo.

RIESGO:
El cargo est? sometido a enfermedad, con una magnitud de riesgo leve, con posibilidad de ocurrencia media.

ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo f?sico de estar sentado/parado constantemente y requiere de un grado de precisi?n manual y visual medio.

3.- PERFIL DEL CARGO:

EDUCACI?N Y EXPERIENCIA:

A) EDUCACI?N:
Licenciado en Archivolog?a o el equivalente.

EXPERIENCIA:
Cinco (5) a?os de experiencia progresiva de car?cter operativo, supervisorio y estrat?gico en el ?rea de archivo.

B) EDUCACI?N:
T?cnico Superior Universitario en Secretar?a.

EXPERIENCIA:
Nueve (9) a?os de experiencia progresiva de car?cter operativo, supervisorio y estrat?gico en el ?rea de archivo.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

CONOCIMIENTOS EN:
Procedimientos y manejo de sistemas de organizaci?n y m?todos de archivo.
Principios y t?cnicas de archivolog?a.
Principios y pr?cticas administrativas.
Computaci?n b?sica.

HABILIDAD PARA:
Tratar en forma cort?s y efectiva con profesores, empleados, estudiantes y p?blico en general.
Supervisar personal.
Tomar decisiones.
Dar y seguir instrucciones.

DESTREZAS EN:
El manejo de archivo.
El manejo de equipo de computaci?n.

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Analista documentalista.
Actualizaci?n de los m?todos y t?cnicas de archivo.
Supervisi?n y control de personal.
Relaciones humanas.
Entrenamiento en el sistema de su unidad.
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TITULO DEL CARGO
MICROFILMADOR
C?DIGO: 05042 NIVEL: 4
DESCRIPCI?N GEN?RICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL
Microfilmar documentos varios, organizando, clasificando y distribuyendo el material; a fin de contribuir con el suministro, archivo y resguardo de documentos de la Instituci?n.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

? Recibe, organiza y distribuye los documentos destinados a microfilmar.
? Microfilma documentos y materiales bibliogr?ficos.
? Identifica y archiva documentos, seg?n normas establecidas.
? Repara los documentos que as? lo requieran.
? Localiza la informaci?n y reproduce los documentos solicitados.
? Cumple con las normas y procedimientos de higiene y seguridad integral, establecidos por la organizaci?n.
? Mantiene en orden equipos y sitio de trabajo, reportando cualquier anomal?a.
? Elabora informes peri?dicos de las actividades realizadas.
? Realiza cualquier otra tarea af?n que le sea asignada.

1.- ?MBITO DE LA ACTUACI?N:

RESPONSABILIDAD:

MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa.

DINERO:
Es responsable indirecto de la custodia de materiales.

INFORMACI?N CONFIDENCIAL:
Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio.

TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en instrucciones espec?ficas, ?rdenes y/o gu?as de acci?n, a nivel operativo.

SUPERVISI?N:
El cargo recibe supervisi?n espec?fica de manera directa y constante, y no ejerce supervisi?n.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:

RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con algunas unidades acad?micas y administrativas de la Instituci?n, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al ?rea; exigi?ndose para ello una normal habilidad para negociar y obtener cooperaci?n.

RELACIONES EXTERNAS:
Ninguna.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:

AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene contacto con agentes contaminantes tales como: polvo.

RIESGO:
El cargo est? sometido a enfermedad, con una magnitud de riesgo leve, con posibilidad de ocurrencia baja.

ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo f?sico de estar sentado/parado constantemente y caminando peri?dicamente, y requiere de un grado de precisi?n manual y visual medio.

3.- PERFIL DEL CARGO:

EDUCACI?N Y EXPERIENCIA:

A. EDUCACI?N:
Bachiller, m?s curso de documentaci?n y archivo de seis (6) meses de duraci?n.

EXPERIENCIA:
Un (1) a?o de experiencia progresiva de car?cter operativo en el ?rea de microfilmaci?n.

B) EDUCACI?N:
Educaci?n B?sica, m?s curso de documentaci?n y archivo de seis (6) meses de duraci?n.

EXPERIENCIA:
Cinco (5) a?os de experiencia progresiva de car?cter operativo en el ?rea de microfilmaci?n.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

CONOCIMIENTOS EN:
?ptica y fotograf?a.
Documentaci?n.
Archivo.

HABILIDAD PARA:
Manejar c?maras fotogr?ficas y de filmaci?n.
Clasificar y organizar documentos.

DESTREZAS EN:
El manejo de equipos fotogr?ficos y de filmaci?n.

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
T?cnicas actualizadas en el ?rea fotogr?fica.
Publicado por carmenmarin @ 12:04  | MANUAL DE CARGOS
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