TALLER DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

El Taller para la Gestión de Documentos y Archivos Administrativos tiene como finalidad atender la necesidad de conocimiento archivístico profesional por parte de los encargados de los procedimientos correspondientes a los documentos y archivos pertenecientes a las empresas o instituciónes, públicas o privadas que así lo requieran, tales como: Clasificación, ordenación, valoración, selección, expurgo, descripción, traslado, transferencia, entre otros, y la adquisición de criterios fundamentales para la organización, manejo, control, conservación y servicios en esta área, que incrementará la eficiencia y efectividad en la ejecución de los procesos de manejo de información en los documentos relevantes de dichas organizaciones, logrando así un mejor aprovechamiento y beneficio.

En el mismo orden de ideas, el Taller permitirá adquirir conocimientos sobre la estandarización de los procesos archivísticos en las unidades administrativas que tengan dentro de sus funciones la gestión de documentos, con el objeto de lograr establecer un flujo de información controlada para evitar la perdida o extravío de documentos en el momento de su búsqueda expedita a pedido de los usuarios, ya sea desde las oficinas de la institución, vía fax, electrónica o presencial (física).

OBJETIVO

El objetivo del TALLER es lograr que los asistentes obtengan conocimientos teóricos y prácticos que les capaciten para:

 La adquisición de conocimientos sobre la gestión de la información en la documentación generada por el órgano productor.
 La adquisición de los conocimientos teórico – prácticos fundamentados en bases teóricas ciertas que permitan una mejor gestión archivística por parte del personal a su cargo para el manejo adecuado de los documentos.
 El beneficio derivado del correcto tratamiento, gestión y disposición de los documentos generados por la institución, pero también de la importante imagen que esta proyectará por la prestación de un mejor servicio de resguardo documental.
 La adecuación de las actividades archivísticas que se desarrollan en la actualidad en la empresa o institución a la gestión documental profesional archivística, basando su operatividad en la creación, definición y puesta en marcha de un verdadero sistema de archivos.
 Lograr la fijación en los participantes de conocimientos, políticas y estrategias inmediatas para la organización de la documentación en el archivo de la institución en la cual laboran.


CONTENIDO PROGRAMÁTICO


TALLER DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS


MODULO I: EL DOCUMENTO EN LA EMPRESA

1.1 CONCEPTO DE DOCUMENTO

1.2 CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS
CARACTERES EXTERNOS
Clase de Documentos
Tipología Documental
Formato
Tradición Documental
CARACTERES INTERNOS
Entidad Productora
Origen Funcional
Fecha y Lugar de Producción del Documento
Contenido

1.3 VIGENCIA DOCUMENTAL

MODULO II: EL ARCHIVO

2.1 DEFINICIÓN DE ARCHIVO

2.2 EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO
FASES DEL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

MODULO III: EL PROCESO DOCUMENTAL / GESTIÓN DOCUMENTAL
3.1 GESTIÓN DOCUMENTAL

PRINCIPIOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL
3.2 TIPOS DE ARCHIVO
ARCHIVOS DE GESTIÓN O DE OFICINA
ARCHIVO DESCENTRALIZADO
ARCHIVO INTERMEDIO
ARCHIVO CENTRAL O GENERAL
ARCHIVO HISTÓRICO

3.3 PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS
DEL RESPECT DE FONDS
DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
DEL CONTINUO
DE LOS NIVELES DE ORGANIZACIÓN

MODULO IV: PROCESOS ARCHIVÍSTICOS

4.1 EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO
4.2 ORGANIZACIÓN DEL EXPEDIENTE
4.3 LA CLASIFICACIÓN
4.4 LA ORDENACIÓN
4.5 LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
LOS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
El Inventario

4.6 VALORACIÓN Y, DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
4.7 SELECCIÓN
4.8 EXPURGO
4.9 NOTACIÓN E INSTALACIÓN
4.10 TRANSFERENCIA Y TRASLADO
4.11 INSTRUMENTOS PARA EL CONTROL DOCUMENTAL
4.12 PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN
PRESERVACIÓN
CONSERVACIÓN
ASPECTOS PUNTUALES DE LA PREVENCIÓN

MODULO V: LOCAL, EQUIPO Y MOBILIARIO PARA LOS ARCHIVOS

5.1 LOCAL DEL ARCHIVO: Normas básicas de instalación
5.2 EQUIPOS Y MATERIALES DEL ARCHIVO

MODULO VI: PAUTAS PARA LA AUTOMATIZACIÓN

MODULO VII. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

CONTACTO:

carmenmarin@movistar.net.ve

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