JUNTA EVALUADORA DE DOCUMENTOS (Legislación)

LEY DE ARCHIVO NACIONAL

Gaceta Oficial N° 21.660 de fecha 13 de julio 1945

Artículo 7. - En la capital de la república y con sede en el Archivo General de la Nación, funcionará la Junta Superior de Archivos, compuesta por el Director del Archivo Nacional, que la presidirá, el Director de la Academia Nacional de la Historia y un miembro más de ella, que nombrará el Ejecutivo Federal. El Subdirector del Archivo General actuará como Secretario de la Junta.

Artículo 8. - La Junta Superior de Archivo tendrá las siguientes atribuciones:

1. Elaborar los Reglamentos de los Archivos de la Nación y someterlos a la aprobación del Ejecutivo Federal y los Reglamentos de los Archivos Estatales, cuando para ello fuere requerido por los respectivos Ejecutivos.
2. Servir de cuerpo de consulta en todo lo referente de archivos de la República.
3. Proponer al Ejecutivo Federal las mejoras que a su juicio deban introducirse en el servicio de los Archivos de la Nación y a los Ejecutivos Estatales las referentes a los archivos de su dependencia.
4. Elaborar los programas de los cursos de capacitación archivística que funcionaren en el Archivo General de la Nación, inspeccionar su marcha y expedir los respectivos diplomas a quienes fueren aprobados en los exámenes finales.
5. Inspeccionar los Archivos de la República de acuerdo con las instrucciones que en cada caso impartiere el Ejecutivo Federal.
6. Formar los catálogos generales de los fondos de los distintos Archivos de la Nación.
7. Informar anualmente al Ejecutivo Federal, por órgano del Ministerio de relaciones Interiores, acerca del estado y funcionamiento de los Archivos de la república.

Artículo 9. - El Ejecutivo Federal podrá disponer cuando lo creyere conveniente, el traslado al Archivo General de la Nación de los expedientes concluidos que se hallen en los archivos parciales de los Departamentos Ejecutivos, en las Oficinas del Poder Judicial y en las demás oficinas de carácter nacional, Cuando por la naturaleza de la materia a que se refieren los expedientes, éstos estuvieren constituidos por más de un tanto, la Junta Superior de Archivos de acuerdo con el Jefe de la Oficina respectiva, resolverá acerca del destino que deba dárseles a los duplicados y demás copias. Podrá también el Ejecutivo Federal ordenar la remisión al Archivo General de la Nación de copias de aquellos expedientes y documentos de carácter histórico existentes en la Oficina del registro Público, cuando su importancia y estudio así lo requieran.

Artículo 10. - La Junta Superior de Archivos gestionará cerca de las autoridades eclesiásticas competentes las facilidades del caso para el estudio y organización de los fondos históricos que posean las Catedrales, Mitras e Iglesias parroquiales. También procurará la Junta Superior de Archivos obtener catálogos y copias de los documentos referentes a Historia Nacional que se guarden en los archivos públicos y particulares de los países extranjeros.

Artículo 11. - Se prohíbe negociar documentos oficiales e históricos o disponer de ellos, sin que la Junta Superior de Archivos certifique oficialmente que no pertenecen a la Nación.

Artículo 13. - Cuando el Gobierno no juzgue conveniente la adquisición de un documento ofrecido en venta, el poseedor podrá disponer de él con permiso del respectivo Ministerio, previo el informe de la Junta Superior de Archivos.

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REGLAMENTO ORGÁNICO DE LOS ARCHIVOS DEL MINISTERIO DE LA SECRETARÍA DE LA PRESIDENCIA

Decreto N° 3.270 del 29 de enero de 1999

CAPÍTULO I
Disposiciones Generales

Archivo Histórico: Es aquel que esta formado por los documentos transferidos desde el Archivo Central, una vez que la junta Evaluadora haya determinado que dichos documentos deban conservarse permanentemente po5r el valor que tienen para la investigación, la ciencia, la cultura o la conservación de la memoria histórica del país.

Junta Evaluadora de Documentos: Entidad encargada de estudiar el valor de los documentos con el fin de decidir su transferencia al Archivo Histórico o su Eliminación.

CAPÍTULO V
Del archivo histórico

Artículo 16. – El Archivo Histórico del Ministerio de la Secretaría tiene en sus funciones, la de custodiar, conservar, organizar y difundir los fondos documentales transferidos desde el Archivo Central, una vez cumplida su revisión por parte de la Junta Evaluadora de Documentos y determinado que dichos fondos documentales deben conservarse permanentemente por el valor que representan para la investigación, la ciencia, la cultura o la conservación de la memoria histórica del país.


CAPÍTULO VII
De la junta evaluadora de documentos

Artículo 22. – La Junta Evaluadora de Documentos es la dependencia encargada de estudiar el valor secundario de los fondos documentales con el propósito de decidir su transferencia del Archivo Central a la Archivo Histórico o, en su defecto, la eliminación de los mismos, previa autorización del Ministro de la Secretaría de l Presidencia.

Artículo 23. – La junta Evaluadora de Documentos estará integrada por el Director de Archivos y Publicaciones, quien la presidirá, el Jefe de Archivo Central, el Jefe de la División de Archivo Histórico, el Consultor Jurídico de la presidencia de la República o la persona a quien éste designe en su representación y por un representante de la Academia Nacional de la Historia.

Artículo 24. – Todas las decisiones de la Junta Evaluadora de Documentos serán autorizadas por el Ministro de la Secretaría de la Presidencia, mediante cuenta especial que le presentará el Director de Archivos y Publicaciones.

Artículo 25. – El funcionamiento de la Junta Evaluadora de Documentos se regirá por las normas que dicte el Ministro de la Secretaría de la Presidencia.


CAPÍTULO XI
Transferencia y eliminación de documentos

Artículo 39. – Las copias y fotocopias de los documentos que deban transferirse desde los Archivos de gestión pueden eliminarse sin examen previo de la Junta Evaluadora de Documentos, siempre que los originales existan. En caso contrario se conservará la copia más legible o la que se encuentre en mejor estado.


CAPÍTULO XIII
Normas para transferir documentos desde el archivo central al archivo histórico

Artículo 51. – Al Archivo Histórico serán transferidos los documentos que, por dictamen de la Junta Evaluadora de Documentos, deban conservarse permanentemente por el valor que tienen para la investigación, la ciencia, la cultura o la conservación d la memoria histórica del país.

Artículo 52. – El Archivo Central debe entregar a los miembros de la Junta Evaluadora de Documentos un registro de los documentos que hayan cumplido en ese archivo el tiempo correspondiente de permanencia para su transferencia al Archivo Histórico. Este registro estará organizado por series documentales, fechas extremas de documentos, asunto y una descripción del contenido.

Artículo 53. – Realizada por la junta Evaluadora de Documentos la selección del material a ser transferido al Archivo Histórico, el resultado será asentado en acta y enviado al Ministro de la Secretaría de la Presidencia, a los efectos previstos en el artículo 24 de este reglamento.


CAPÍTULO XVI
Eliminación de documentos

Artículo 54. – La eliminación de documentos se realizará previa selección del materias por parte de la Junta Evaluadora de Documentos y autorización del ministro de la Secretaría de la Presidencia de la República. A estos fines se levantará un Acta de Eliminación de Documentos, la que debe contener las firmas autorizadas y una descripción de los documentos a ser eliminados.

Artículo 55. – El acto de eliminación de documentos deberá
realizarse en las instalaciones del Archivo Central mediante máquinas destructoras de papel.
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NORMAS QUE REGULAN EL FUNCIONAMIENTO DE LA JUNTA EVALUADORA DE DOCUMENTOS DEL MINISTERIO DE LA SECRETARÍA DE LA PRESIDENCIA
Gaceta Oficial del Lunes 22 de Mayo de 1999
N° 36.955

Artículo 1. – Las presentes Normas tienen por objeto establecer el régimen de funcionamiento de la Junta Evaluadora de Documentos del Ministerio de Secretaría de la Presidencia.

Artículo 2. – La Junta Evaluadora de Documentos estará integrada por el Director General de Archivos y Publicaciones quien la presidirá, el Director del Archivo Central, el Director del Archivo Histórico, el Consultor Jurídico de la Presidencia de la República o la persona a quien se designe en su representación y por un representante de la Academia Nacional de la Historia.

Los Miembros de la Junta no percibirán remuneración alguna por las actividades que cumplan en el ejercicio de sus funciones.

Artículo 3. – La Junta Evaluadora tendrá las siguientes funciones:

1° Estudio del valor secundario de los fondos documentales para decidir su transferencia del Archivo Central al Archivo Histórico, vista la conveniencia de la conservación de dichos fondos documentales por el valor que representan para la investigación, la ciencia, la cultura o la preservación de la memoria histórica del país.
2° Estudiar el valor secundario de los fondos documentales para decidir la eliminación de los mismos, previa autorización del Ministro de la Secretaría de la Presidencia.
3° Pronunciarse sobre la conservación y permanencia de los fondos documentales transferidos al archivo central desde los Archivos de Gestión del Ministerio.

Artículo 4. - Quedan excluidos de la revisión de la Junta Evaluadora de Documentos, y sujetos a lo dispuesto en este artículo, los documentos transferidos al Archivo Central desde los Archivos de Gestión del Ministerio, que a continuación se especifican:

1° Documentos que pueden ser eliminados sin examen previo de la Junta Evaluadora de Documentos:
1. – Las copias y fotocopias de documentos cuando existan los originales, en caso contrario se conservará la copia más legible o que se encuentra en mejor estado.
2. – Los documentos de mera formalidad o relación.
3. – Solicitud de material de oficina.
4. – Solicitud de víveres.
5. – Solicitud de materiales de limpieza
6. – Solicitud de materiales de equipos de oficina.
7. – Solicitud de carnets
8. – Notas anexas a los documentos que indiquen orden de archivar, leer, sacar copias.
9. – Solicitud de uniformes, sobres, formatos en blanco.
10. – Solicitud de servicios, tales como, fumigación, pintura, reparación y limpieza.
11. – Solicitud de impresión, de formatos y tarjetas.
12. – Solicitud de autorización de pases.
2° Documentos que deben ser enviados directamente al Archivo Histórico
1. – Publicaciones periódicas, revistas, periódicos y folletos.
2. – Gacetas Oficiales.
3. – Fotografías, con sus respectivos negativos.
4. – Material bibliográfico

Artículo 5. – Las decisiones de la Junta Evaluadora de Documentos serán autorizadas por el Ministerio de la Secretaría de la Presidencia, mediante cuenta especial que le presentará el Director General de Archivos y Publicaciones.

Artículo 6. – La Junta Evaluadora de Documentos se instalará dentro de los (30) treinta días siguientes a la publicación de estas Normas en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela.

Artículo 7. – La Junta Evaluadora de Documentos seccionará por lo menos una vez al año, previa convocatoria del Director General de Archivos y Publicaciones y sus reuniones tendrán lugar en las dependencias de dicha oficina.

Artículo 8. – El Director General de Archivos y Publicaciones podrá invitar a las secciones de la Junta Evaluadora de Documentos, con derecho a voz a funcionarios de las oficinas de cuyos Archivos de Gestión emanan los documentos, así como a loas técnicos y asesores que considere necesarios de acuerdo a la naturaleza de la materia a la que se refieren los documentos que se examinan.


FALTA EL ARTÍCULO 9


Artículo 10. – La Junta Evaluadora de Documentos seccionará con la existencia de por lo menos (3) tres de sus miembros.
Las decisiones de la Junta Evaluadora de Documentos se tomarán por el voto de la mayoría simple de los miembros presentes, con excepción de las decisiones relativas a la eliminación de los documento, las cuales serán decididas por unanimidad de los miembros.

Artículo 11. - Del resultado de las reuniones de la Junta Evaluadora de Documentos se dejará constancia en acta que firmarán los miembros presentes y que será remitida dentro del lapso de (24) horas al Ministro de la Secretaría de la presidencia a los efectos previstos en el artículo 5° de estas normas