SERVICIOS DE ARCHIVO

http://www.carmenmarin.com


Es un placer para mi poner al servicio de los usuarios de este blog el conocimiento y profesionalismo para la organización de su Información, contenida en todo tipo de formatos.

Generalmente las instituciones y/o empresas invierten grandes sumas de dinero en la instalación de sistemas de alta tecnología con bases de datos incorporada y digitalización de documentos para controlar la información que a diario generan. Eso estaría bien si dicha institución tuviese organizada su documentación, archivos y flujo de información de manera correcta. Esto implica saber con certeza: que documentos posee, vigencia legal administrativa y que información desea la institución que se introduzca en el nuevo sistema.

Lamentablemente, los archivos son vistos como depósitos de papeles sin orden alguno y acompañados de cualquier tipo de objetos, en precarias condiciones medioambientales, ocupando espacios innecesarios, con documentos que pueden eliminarse; o en el menor de los casos, existe el archivo pero sin criterios archivísticos, tales como: Clasificación, ordenación, selección, depuración, descripción, entre otros.

Así mismo, la mayoría de las empresas que ofertan la automatización de la información, no toman en cuentan a profesionales de Archivo que posean el conocimiento indispensable para organizar la documentación tanto administrativa como histórica de la empresa que solicita dichos servicios, contratando personal a destajo para seleccionar o eliminar información sin ningún criterio profesional.

Es por ello que se explica la necesidad perentoria de organización que tienen los documentos que se generan a través de los procedimientos administrativos realizados diariamente. La aplicación de criterios archivísticos profesionales facilitaría el flujo rápido de la información, incidiendo positivamente en la toma de decisiones al reducir el tiempo de búsqueda para obtener información precisa, delimitando las responsabilidades en cuanto al manejo y uso del material documental al establecer la normativa correspondiente para la seguridad y confidencialidad de la información.

Los Servicios que ofrezco y que a continuación se describen tienen que ver no solo con material documental como el papel o los formatos tradicionales, sino que son aplicables también a soportes como la documentación electrónica, CD-ROM, entre otros, generados por los cambios tecnológicos.


PORTAFOLIO DE SERVICIOS

DIAGNÓSTICO
ANÁLISIS DE INFORMACIÓN
VALORACIÓN DOCUMENTAL
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
SELECCION DOCUMENTAL
PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN
ALMACENAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN
ESTUDIO DE ESPACIO FÍSICO
MEDIDAS DE SEGURIDAD
ORGANIZACIÓN PARA LA AUTOMATIZACIÓN
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS REFERIDOS AL PAGO DE IMPUESTOS


DIAGNÓSTICO

El diagnóstico permite obtener una visión integral de la situación actual de la documentación y los archivos en la institución u/o empresa, por lo que se le da una importancia fundamental dentro del proceso de organización de los archivos.

Se realizarán los siguientes pasos:


1.- OBSERVACION

Se realizará una observación pormenorizada, participante e interactiva de los procesos que se ejecutan en el desarrollo referido a las actividades archivísticas y al personal relacionado directamente con el archivo a diagnosticar, aplicando una observación estructurada en la cual se emplearan procedimientos formales en la recopilación de los datos.

INSTRUMENTOS PARA REALIZAR LA OBSERVACION

1. Guía de observación: Ficha de trabajo con los elementos necesarios para recopilar la información observada

2. Cuaderno de notas: Cuaderno en el que se anotarán los aspectos de importancia según lo establecido en la guía, así como referencias, expresiones, opiniones etc. que sean de interés

3. Diario de campo: Diario con la información registrada en la guía de observación y el cuaderno de campo.

4. Mapas, o planos: Se utilizarán cuando la observación comprenda un área o lugar en el que se desea colocar el archivo, o en el caso de ampliación del lugar o remodelación.

5. Dispositivos mecánicos: Se tomarán fotos de la situación actual en la que se haya el archivo, esto permitirá proveer información objetiva y exacta de la realidad.


2.- ENTREVISTA:

Se realizará una entrevista, como técnica de la recolección de la información, al personal relacionado directamente con los procedimientos archivísticos de la institución, efectuando una entrevista no estructurada, planteando preguntas abiertas anotadas en la guía, que serán respondidas dentro de una conversación no estandarizada, para darle mayor libertad al entrevistado en sus respuestas.


3.- CUESTIONARIO:

Con este instrumento se harán preguntas rigurosamente estandarizadas, para recopilar un mayor número de datos; dividiéndolo en ejes temáticos por áreas de interés tomando en cuenta para ello aspectos de las actividades archivísticas.

4.- RECOLECCION DE LA INFORMACION:

Se le participará a la institución que debe enviar una circular a todo el personal involucrado en las actividades archivísticas para informarles del trabajo que se va a efectuar. Se elaborará un cronograma de entrevistas con miras a la planificación del tiempo que se dedicará a la recolección de la información estableciéndose con precisión el día y la hora cuando se va entrevistar a los funcionarios.


5.- PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION:

El registro de los datos obtenidos por medio de la aplicación de los instrumentos y técnicas de recolección de la información antes nombrados, será cuantificado y tratado estadísticamente, permitiendo tener una visión general y actual de la situación de los archivos.


6.- ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION:

A los resultados obtenidos se aplicará el análisis archivístico documental correspondiente para emitir las conclusiones y recomendaciones del caso.


7.- EMISIÓN DE INFORME:

En esta última etapa se presentará el informe final del diagnóstico archivístico contentivo del desarrollo, resultado y recomendaciones de la situación actual de los archivos, escrito de manera sencilla y clara para una comprensión real y fiel.


VALORACIÓN DOCUMENTAL

Se realiza un análisis, técnico y objetivo, para determinar si el documento tiene valor histórico, por lo cual, será conservado permanentemente (memoria institucional) y servirá como fuente de investigación para la institución u/o empresa, si por el contrario posee valor administrativo e indica su vigencia administrativa deberá permanecer en los Archivos de: Gestión (oficina), intermedio, Central, o General.


ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE LOS DOCUMENTOS

Estudio de la estructura orgánica y del flujo de información para determinar las unidades administrativas involucradas en el trámite, en donde intervienen los documentos como entes fundamentales del proceso. Aplicación de la Simplificación del Trámite Administrativo. Creación de Sistemas de Archivo (de Oficina o de gestión, Central, Intermedio y Documental Histórico)


SELECCION Y ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

Se aplican mecanismos técnicos y objetivos que facultan la reducción de la acumulación de documentos


PROCESAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN

Aplicación de criterios profesionales archivísticos con la finalidad de normalizar los procedimientos aplicados a los documentos de cualquier formato para el correcto flujo de la información:

Clasificación: Elaboración y diseño de CDC Cuadros de Clasificación

Ordenación: Disposición numérica, alfanumérica, o cronológica de los documentos,

Descripción: Diseño y elaboración de Instrumentos de descripción: Inventarios, Catálogos, resúmenes, compilaciones bibliográficas e índices, según sea el caso para permitir la consulta y el préstamo de la información al usuario.

Manuales de: Normas y Procedimientos, instructivos de acceso a la información

Acondicionamiento de los documentos para Sistemas Archivísticos Automatizados en Red: Aplicación de normas y criterios archivísticos que permitirán la implantación de sistemas de organización de documentos de forma automatizada.


ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Estudio y evaluación de los diversos tipos de almacenamiento existentes en el mercado y evaluación y valoración de los que posee la institución para una adecuada elección de acuerdo a sus necesidades.


ESTUDIO DE ESPACIO FÍSICO

Definición y Redefinición de áreas en cuanto a: ubicación, aspectos arquitectónicos, distribución, iluminación, ventilación, humedad, temperatura y conservación


MEDIDAS DE SEGURIDAD

Implantación de medidas básicas para la protección del documento y de la información contenida en él. Recomendación de dispositivos contra robos, e inundaciones, así como contra agentes contaminantes.


ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICO-DOCUMENTAL PARA LA AUTOMATIZACIÓN

Procesamiento y puesta apunto de toda la documentación administrativa para su automatización:

o Estudio y análisis de los documentos administrativos

o Identificación de las necesidades de los usuarios directos

o Selección, Clasificación, Ordenación, Inventario y depuración de todos los archivos y documentos a ser automatizados.

o Asesoramiento en materia archivística a la unidad o departamento de sistemas para la implantación de cualquier sistema o solución de control documental.


INDUCCIÓN AL PERSONAL

Se imparte conocimiento básico para la aplicación de criterios archivísticos que ayuden al personal al mantenimiento de los procedimientos instaurados luego de la organización de los archivos de la empresa o institución.


ASESORAMIENTO ARCHIVÍSTICO

LAS VENTAJAS Y BENEFICIOS QUE OBTENDRA

• Facilitará y permitirá las gestiones y trámites administrativos de manera “E.E.E” “EFECTIVA, EFICIENTE Y EFICAZ”, para la toma de decisiones en los momentos perentorios.

• Control de la producción documental de estas instituciones la cual es cada vez mayor, producto del crecimiento de la gestión administrativa, de la complejidad de las estructuras organizativas y de las nuevas tecnologías informáticas.

• Localización pronta y oportuna de la información contenida en los documentos.

• Control de Préstamo de expedientes permitiendo la ubicación exacta del mismo, y la identificación de usuario que lo tiene en calidad de préstamo.

• Control y seguridad en cuanto al manejo informacional.

• Manuales de Normas y Procedimientos Archivísticos, Instructivos, Formatos de Control Documental, Reglamentos Archivísticos, CDC (Cuadros de Clasificación), TDT (Tablas de Temporalidad), etc.


ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS REFERIDOS AL PAGO DE IMPUESTOS

¿Tiene problemas con los documentos que sirven de soporte a los Libros que tiene que mostrar para el pago de Impuestos?

Organización aplicando todos los criterios archivísticos y documentales con fundamento en la legislación vigente, que permitirá el acceso rápido, eficiente, efectivo y eficaz a la información dentro de los documentos que sirven de apoyo a los libros requeridos por los organismos gubernamentales para el pago de impuestos.