NORMAS EN MATERIA DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Visto: las normas vigentes en materia de conservación de documentos públicos.

Resultando:

I) que el artículo 1º de la Ley Nº 8.015 de 28 de octubre de 1926 prevé la remisión al Archivo General de la Nación de los documentos de interés histórico que existan en otras oficinas públicas.

II) que por la Ley Nº 14.040 de 20 de octubre de 1971 se creó la Comisión del Patrimonio Histórico, Artístico y Cultural de la Nación y se determinaron sus cometidos a efectos de su preservación, lo cual fue reglamentado posteriormente.

III) que por Decreto Nº 253/976 de 6 de mayo de 1976 se creó una Comisión con el cometido de establecer las características de los documentos a conservar, la que no logró el cumplimiento de sus fines.

IV) que el Decreto Nº 295/977 del 17 de mayo de 1977 estableció el reglamento orgánico del Archivo General de la Nación, normas sobre administración documental y disposiciones generales sobre su funcionamiento.


Considerando:

I) que resulta necesario definir los criterios de determinación del valor cultural, histórico, evidencial o intrínseco de los documentos así como disponer las medidas necesarias para su debida custodia y conservación.

II) que razones de buena administración aconsejan disponer la destrucción de aquellos documentos que, careciendo del citado valor, no sean necesarios para el trámite administrativo para el que fueron utilizados.

Atento: a lo precedentemente expuesto y a lo establecido en el numeral 4 del artículo 168 de la Constitución de la República.


El Presidente de la República

DECRETA:


Artículo 1

Los documentos de valor cultural, histórico, evidencial o de otro valor intrínseco de la Administración Pública, que no sean necesarios para su funcionamiento administrativo o para la historia o memoria de los organismos, deberán ser entregados al Archivo General de la Nación para su custodia y conservación de acuerdo con los procedimientos establecidos en su reglamento orgánico, aprobado por Decreto Nº 295/977 del 17 de mayo de 1977.

A los efectos de este Decreto se considera que pueden tener valor los documentos o tipo de documentos que:

a) sean testimonio de una época.

b) los vinculados a hechos históricos.

c) los vinculados a personalidades relevantes del país en sus distintas áreas de actividad.

d) todo otro documento cuyo interés histórico sea señalado por la Comisión que se crea por el presente Decreto, o por el Jerarca del organismo público en el que se encuentra el documento. (*)

(*)Notas:
Ver en esta norma, artículo: 3.


Artículo 2

Créase una Comisión a efectos de la determinación de la documentación que reúne estos requisitos y de la aprobación de propuestas de establecimiento de tablas de plazos precaucionales de conservación de la documentación estatal así como controlar su efectivo cumplimiento.

Dicha Comisión estará integrada por un representante del Archivo General de la Nación, que la presidirá, un representante de la Oficina Nacional del Servicio Civil, que ejercerá la secretaría, un representante de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, uno de la Secretaría de la Presidencia de la República y uno de la Comisión del Patrimonio Histórico, Artístico y Cultural de la Nación.

La Oficina Nacional de Servicio Civil proveerá los recursos materiales y funcionales para las actividades de la Comisión que se crea.


Artículo 3

Los documentos que no posean el carácter a que refiere el artículo 1º de este Decreto y carezcan de utilidad para la Administración, vencidos los plazos legales o los reglamentarios de conservación, podrán ser destruidos por los organismos de acuerdo con las disposiciones que se establecen en el presente Decreto y las pautas que determine la Comisión.


Artículo 4

La Comisión creada por el presente Decreto deberá asesorar preceptivamente a los organismos del Poder Ejecutivo en la elaboración de las tablas de plazos precaucionales de conservación de los documentos relativos a sus cometidos, para cuyo caso se integrará, además, con un representante del organismo consultante.

Asimismo, asesorará en la materia y a su requerimiento a los restantes
organismos de la Administración Pública así como a las instituciones privadas que lo soliciten.


Artículo 5

La Comisión propiciará la elaboración de manuales y el dictado de cursillos referidos a la materia del presente Decreto.


Artículo 6

En cada organismo que encare el proceso de elaboración de tablas de acuerdo con lo establecido en este Decreto, se deberán crear uno o más grupos de trabajo a cargo de la tarea, lo cual será supervisado por dicha Comisión.


Artículo 7

Los organismos serán responsables de la conservación y destrucción de los documentos en la forma establecida en la tabla de conservación aprobada.


Artículo 8

En todos los casos en que el asesoramiento técnico sea la microfilmación, digitalización u otro medio de conservación de información de documentos a efectos de destruir los originales en la forma que autorizan las normas vigentes, deberá hacer un análisis del costo-beneficio de las distintas opciones analizadas antes de concretar la inversión.

Artículo 9

La Comisión controlará el cumplimiento de las normas del presente Decreto.


Artículo 10

Comuníquese, publíquese, etc.