REGLAMENTO INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Gaceta Oficial N° 37.881 del 17 de febrero de 2004

N° 01-00-116, Caracas, 23 de diciembre de 2003, 192° Y 143°

TÍTULO III
DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES Y EXPEDIENTES

Capítulo I
Disposiciones Generales


Artículo 26.- Los documentos e informes emanados de la Contraloría se elaborarán conforme a las pautas que se indiquen en los respectivos manuales de procedimientos.


Artículo 27.- Cada Dirección conservará copia de la documentación que emita o reciba.


Artículo 28.- Toda comunicación llevará el sello de la dependencia respectiva y será identificada con el Código que se establezca.


Artículo 29.- De todo asunto que tramite en los órganos de la Contraloría, se formará expediente, en el cual se insertarán, por orden de fecha de recibo y los documentos respectivos, aún cuando sean producidos por otros órganos de la institución.


Artículo 30.- Los documentos y expedientes administrativos deberán ser uniformes, de modo que cada serie o tipo de ellos obedezca a iguales características. Cuando fuere procedente, los interesados podrán adjuntar al expediente los escritos que estimen necesarios para la aclaración del asunto.


Capítulo II
De la Correspondencia


Artículo 31.- Las solicitudes, representaciones, peticiones y escritos de cualquier naturaleza dirigidos a la Contraloría, exceptuados los casos que el Contralor señale, se entregarán en la Unidad Centralizadora de Correspondencia, adscrita a la Dirección de Administración, que tendrá a su cargo la recepción obligatoria, clasificación y distribución de documentos presentados y el despacho de los que emanen de este Organismo.

En la Unidad Centralizadora de Correspondencia y en los demás órganos a los que se asigne la recepción y despacho de determinados documentos, se llevará un registro diario de la correspondencia recibida y de la enviada, que garantice la seguridad, autenticidad y permanencia de la información, conforme se establezca en los respectivos manuales de procedimientos.


Artículo 32.- En el registro de correspondencia se asentarán los escritos, peticiones y recursos que se presenten por los funcionarios o particulares, así como las comunicaciones que puedan dirigir otras autoridades.


Artículo 33.- Los funcionarios de la Unidad Centralizadora de Correspondencia y demás funcionarios que tengan a su cargo la recepción de documentos velarán por el cumplimiento de las disposiciones de la Ley

Orgánica de Procedimientos Administrativos y la Ley de Timbre Fiscal; advertirán a los interesados las omisiones o irregularidades que observen, sin que puedan negarse a recibir ningún documento y dejarán constancia en el registro de los siguientes datos:

1. Identificación del interesado o del representante.

2. Objetivo del escrito, recurso, petición o comunicación.

3. Número de documentos presentados y de sus anexos.

4. Número consecutivo de registro.

5. Fecha y hora de presentación.


Artículo 34.- En el acto de recepción se dará recibo de todo documento presentado y de sus anexos, con indicación del correspondiente número de registro, lugar, fecha y hora de presentación y de las omisiones o irregularidades observadas. Podrá servir de recibo la copia fotostática de los documentos que se presenten, una vez estampada en ella la nota de recibo, previo cotejo con los originales.


Artículo 35.- Los funcionarios encargados de la recepción y registro remitirán los documentos presentados a la autoridad que corresponda tramitar el asunto, en un plazo que no podrá exceder de un día hábil.


Artículo 36.- En la correspondencia recibida se estampará constancia de la fecha y hora de recibo, tanto en la Unidad Centralizadora de Correspondencia, como en la dependencia a la cual corresponda su conocimiento.


Artículo 37.- Los documentos originales aportados por los particulares para la tramitación de algún asunto, se devolverán a sus representantes, si así lo solicitaren, en cuyo caso se dejará en el expediente copia certificada del documento.


Capítulo III
De la Expedición de Copias Certificadas


Artículo 38.- Las copias certificadas que solicitare cualquier funcionario o interesado, sólo se expedirán por orden del Director respectivo, y serán firmadas por el funcionario de la Dirección a quien se atribuya dicha competencia, salvo que, por razones de seguridad u oportunidad, resolviere aquél que los documentos cuya copia certificada se solicita son de carácter reservado.


Artículo 39.- Las copias certificadas de documentos podrán consistir en reproducciones manuscritas, mecanografiadas, fotostáticas o fotográficas.


Artículo 40.- Los funcionarios de la Contraloría no podrán expedir certificaciones de mera relación, es decir, aquellas que sólo tengan por objeto hacer constar el testimonio u opinión del funcionario declarante sobre algún hecho o dato de su conocimiento, de los contenidos en los expedientes archivados o en curso o de aquellos que hubieren presenciado con motivo de sus funciones.

Sin embargo, podrán expedirse certificaciones sobre los datos de carácter estadístico, no reservados, que consten en expedientes o registros oficiales, que no hayan sido publicados, salvo que exista prohibición expresa al respecto.


Capítulo IV
De los Archivos


Artículo 41.- En la Contraloría habrá un Archivo Central, donde se conservará la documentación del Organismo y los expedientes de asuntos concluidos o cuya tramitación se hubiese paralizado.
Funcionará, igualmente, el “Archivo Histórico”, de acuerdo a las previsiones y normas establecidas en la Resolución Organizativa correspondiente.

Los archivos indicados, en coordinación con el Centro de Información Técnica del Organismo, actuarán como centro de documentación e información de la Contraloría.


Artículo 42.- Los archivos de la Contraloría son por su naturaleza, reservados para el servicio de la
Institución, con la sola excepción del “Archivo Histórico” que podrá ser consultado por especialistas y público en general, previo cumplimiento de los requisitos y formalidades que al efecto se establezcan.

Para la consulta de los archivos de la Contraloría, por parte de funcionarios ajenos al órgano responsable o por particulares, se requiere autorización del Director respectivo.


Artículo 43.- Los expedientes de la Contraloría podrán ser conservados mediante sistemas fotográficos de reproducción u otros medios técnicos, en cuyo caso procederá la desincorporación y destrucción de los documentos originales.


Artículo 44.- En cada Dirección, y en los demás órganos que se indiquen en los manuales de procedimientos, se llevará un archivo donde se conservarán, bajo la responsabilidad del respectivo Director o jefe, la documentación emitida y recibida, los expedientes en curso y los que no hayan pasado al Archivo Central.


Artículo 45.- Se prohíbe a los funcionarios de la Contraloría conservar para sí documento alguno de los archivos, y tomar o publicar copias de ellos sin la previa autorización del Contralor o del Director General respectivo. Asimismo los funcionarios de la Contraloría guardarán secreto sobre los asuntos que se tramiten o hayan tramitado en actuaciones conexas con sus funciones.


Artículo 46.- La determinación del destino final de los documentos inactivos quedará a cargo de una comisión designada por el Contralor


TÍTULO IV
DISPOSICIONES FINALES


Artículo 47.- Las Resoluciones Organizativas que al efecto se dicten definirán la estructura, organización y funcionamiento de cada una de las Direcciones, estableciéndose además sus ámbitos de competencia.


Artículo 48.- Las dudas de interpretación y lo no previsto en el presente Reglamento y en las Resoluciones Organizativas, serán resueltas por el Contralor.


Artículo 49.- Se deroga el Reglamento Interno contenido en la Resolución N° 01-00-00-024 de fecha 25 de febrero de 2000, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 36.903 de fecha 1° de marzo de 2000.


Artículo 50.- El presente Reglamento Interno entrará en vigencia a partir de su publicación en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.