NOTA IMPORTANTE:

La Secretaría de la Presidencia dejo de ser Ministerio, no obstante, nos ha parecido importante incluir estas normas, que para el momento eran las vigentes. Se desconoce si han sido reformadas o suprimidas.

NORMAS QUE REGULAN EL FUNCIONAMIENTO DE LA JUNTA EVALUADORA DE DOCUMENTOS DEL MINISTERIO DE LA SECRETARÍA DE LA PRESIDENCIA
Gaceta Oficial del Lunes 22 de Mayo de 1999
N° 36.955

Artículo 1. Las presentes Normas tienen por objeto establecer el régimen de funcionamiento de la Junta Evaluadora de Documentos del Ministerio de Secretaría de la Presidencia.

Artículo 2. La Junta Evaluadora de Documentos estará integrada por el Director General de Archivos y Publicaciones quien la presidirá, el Director del Archivo Central, el Director del Archivo Histórico, el Consultor Jurídico de la Presidencia de la República o la persona a quien se designe en su representación y por un representante de la Academia Nacional de la Historia.
Los Miembros de la Junta no percibirán remuneración alguna por las actividades que cumplan en el ejercicio de sus funciones.

Artículo 3. La Junta Evaluadora tendrá las siguientes funciones:
1° Estudio del valor secundario de los fondos documentales para decidir su transferencia del Archivo Central al Archivo Histórico, vista la conveniencia de la conservación de dichos fondos documentales por el valor que representan para la investigación, la ciencia, la cultura o la preservación de la memoria histórica del país.

2° Estudiar el valor secundario de los fondos documentales para decidir la eliminación de los mismos, previa autorización del Ministro de la Secretaría de la Presidencia.

3° Pronunciarse sobre la conservación y permanencia de los fondos documentales transferidos al archivo central desde los Archivos de Gestión del Ministerio.

Artículo 4. Quedan excluidos de la revisión de la Junta Evaluadora de Documentos, y sujetos a lo dispuesto en este artículo, los documentos transferidos al Archivo Central desde los Archivos de Gestión del Ministerio, que a continuación se especifican:

1° Documentos que pueden ser eliminados sin examen previo de la Junta Evaluadora de Documentos:

1. Las copias y fotocopias de documentos cuando existan los originales, en caso contrario se conservará la copia más legible o que se encuentra en mejor estado.
2. Los documentos de mera formalidad o relación.
3. Solicitud de material de oficina.
4. Solicitud de víveres.
5. Solicitud de materiales de limpieza
6. Solicitud de materiales de equipos de oficina.
7. Solicitud de carnets
8. Notas anexas a los documentos que indiquen orden de archivar, leer, sacar copias.
9. Solicitud de uniformes, sobres, formatos en blanco.
10. Solicitud de servicios, tales como, fumigación, pintura, reparación y limpieza.
11. Solicitud de impresión, de formatos y tarjetas.
12. Solicitud de autorización de pases.

2° Documentos que deben ser enviados directamente al Archivo Histórico
1. Publicaciones periódicas, revistas, periódicos y folletos.
2. Gacetas Oficiales.
3. Fotografías, con sus respectivos negativos.
4. Material bibliográfico

Artículo 5. Las decisiones de la Junta Evaluadora de Documentos serán autorizadas por el Ministerio de la Secretaría de la Presidencia, mediante cuenta especial que le presentará el Director General de Archivos y Publicaciones.

Artículo 6. La Junta Evaluadora de Documentos se instalará dentro de los (30) treinta días siguientes a la publicación de estas Normas en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela.

Artículo 7. La Junta Evaluadora de Documentos seccionará por lo menos una vez al año, previa convocatoria del Director General de Archivos y Publicaciones y sus reuniones tendrán lugar en las dependencias de dicha oficina.

Artículo 8. El Director General de Archivos y Publicaciones podrá invitar a las secciones de la Junta Evaluadora de Documentos, con derecho a voz a funcionarios de las oficinas de cuyos Archivos de Gestión emanan los documentos, así como a loas técnicos y asesores que considere necesarios de acuerdo a la naturaleza de la materia a la que se refieren los documentos que se examinan.

FALTA EL ARTÍCULO 9

Artículo 10. La Junta Evaluadora de Documentos seccionará con la existencia de por lo menos (3) tres de sus miembros.
Las decisiones de la Junta Evaluadora de Documentos se tomarán por el voto de la mayoría simple de los miembros presentes, con excepción de las decisiones relativas a la eliminación de los documento, las cuales serán decididas por unanimidad de los miembros.

Artículo 11. Del resultado de las reuniones de la Junta Evaluadora de Documentos se dejará constancia en acta que firmarán los miembros presentes y que será remitida dentro del lapso de (24) horas al Ministro de la Secretaría de la presidencia a los efectos previstos en el artículo 5° de estas normas