NOTA IMPORTANTE:

La Secretaría de la Presidencia dejo de ser Ministerio, no obstante, nos ha parecido importante incluir el Reglamento Orgánico de sus Archivos, el cual para esos momentos era el vigente. Se desconoce si aun esta siendo aplicado o ha sido reformado o suprimido.

REGLAMENTO ORGÁNICO DE LOS ARCHIVOS DEL MINISTERIO DE LA SECRETARÍA DE LA PRESIDENCIA
Decreto N° 3.270 del 29 de enero de 1999

CAPÍTULO I
Disposiciones Generales

Artículo 1. Este Reglamento tiene por objeto regular el funcionamiento de los archivos del Ministerio de la Secretaría de la Presidencia, así como determinar el procedimiento para que los funcionarios y los particulares puedan acceder a ellos.

Artículo 2. A los efectos de este Reglamento se hacen las siguientes definiciones:

Archivo Histórico: Es aquel que esta formado por los documentos transferidos desde el Archivo Central, una vez que la junta Evaluadora haya determinado que dichos documentos deban conservarse permanentemente po5r el valor que tienen para la investigación, la ciencia, la cultura o la conservación de la memoria histórica del país.

Archivo Central: Es aquel que esta formado por los documentos transferidos desde los Archivos de Gestión que existen en las diferentes dependencias del Ministerio de la Secretaría de la Presidencia, una vez finalizado el trámite a que estos se refieren o cuando ya no sea necesaria su consulta.

Archivo de Gestión: Es aquel que se forma en las diferentes dependencias del Ministerio de la Secretaría de la Presidencia con los documentos que allí se reciben y se producen.

Documentos: Toda información registrada, cualquiera sea su forma, ya sea gráfica (manuscrita o impresa), iconográfica (retratos, dibujos, grabados, estampas, fotografías), o fónica (discos, cintas), en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos.

Eliminación de Documentos: Es la destrucción física de documentos que perdieron su valor administrativo, legal o fiscal o que carecen de valor histórico.

Fondos Documentales: Conjunto de Series documentales de una misma procedencia.

Inventario: Relación escrita de las unidades de un fondo siguiendo la organización de las series documentales.

Junta Evaluadora de Documentos: Entidad encargada de estudiar el valor de los documentos con el fin de decidir su transferencia al Archivo Histórico o su Eliminación.

Lista de remisión de documentos: Es el instrumento de control y consulta en el cual se relaciona y describe un conjunto de unidades documentales y se registran datos de los documentos y la signatura topográfica.

Organización: Proceso mediante el cual se clasifica, ordena y se coloca signatura topográfica a los documentos.

Principio de procedencia: principio que establece que los documentos producidos por una institución, organismo o dependencia no deben mezclarse con los de otras.

Registro: Es el instrumento de control, normalmente en forma de volumen, que contiene la inscripción, generalmente numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés como para ser exactas y formalmente asentadas.

Registro de entrada: Instrumento de control donde se asientan los ingresos de fondos documentales, el cual es prueba fehaciente de su salida del respectivo archivo.

Registro de salida: Instrumento de control donde se asientan las salidas temporales o definitivas de fondos documentales, el cual es prueba fehaciente de su salida del respectivo archivo.

Sección: Subdivisión del fondo, integrada por el conjunto de documentos generales en razón de un criterio orgánico funcional.

Serie: Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma competencia y regulado por la misma norma de procedimiento. Los elementos que constituyen una serie documental son la tipología documental y el organismo productor.

Signatura Topográfica: Codificación correlativa con la cual se identifican las unidades de conservación de un depósito.

Sistema de Archivo de la Secretaría de la Presidencia: Complejo integrado por los Archivos de Gestión, el Archivo Central y el Archivo Histórico que funcionan como unidad orgánica, bajo la coordinación y control técnico del Archivo Central, adscrito administrativamente a la Dirección de Archivos y Publicaciones del Ministerio de la Secretaría de la Presidencia.

Tabla de retención de documentos: Listado de series o tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa de su ciclo vital, así como su destino una vez agotado su valor administrativo, legal o fiscal.

Tipología documental: Especificación relativa a la estructura física y contenido de los documentos, entre los cuales podemos mencionar, las cartas, telegramas, actas, leyes, decretos, resoluciones y correspondencia, entre otros.

Tradición documental: Condición de original y copia de un documento.

Valor primario: Es el que tienen los documentos mientras son útiles a los involucrados en la gestión a que éstos se refieren.

Valor secundario: Es el que tienen los documentos para la investigación, la ciencia, la cultura o la conservación de la memoria histórica del país, valor que adquieren a partir del momento en que pierden su valor primario. Estos documentos se deben conservar permanentemente.

CAPÍTULO II
Del sistema de archivos

Artículo 3. El Sistema de archivos de la Secretaría de la Presidencia comprende la unión de los Archivos de Gestión, el Archivo Central y el Archivo Histórico, los cuales funcionarán de manera descentralizada.
La Dirección de Archivos y Publicaciones es la unidad administrativa encargada de la coordinación del sistema de archivos, de acuerdo con las competencias que le transfiere el Reglamento Orgánico del Ministerio de la Secretaría de la presidencia.

Artículo 4. En los Archivos de la secretaría de la Presidencia se custodiarán los documentos producidos o recibidos por el Despacho del Presidente de la República, el Despacho del Ministro de la Secretaría de la Presidencia y las dependencias orgánicas de este ministerio, la Casa Militar, los Despachos de los Ministros de Estado y los Comisionados Presidenciales, las Oficinas Centrales de la Presidencia de la República, las Corporaciones del Desarrollo Regional, los Institutos Autónomos y cualquier otro organismo adscrito o tutelado por el presidente de la República o por el Ministerio de la Secretaría de la Presidencia.

Artículo 5. Los archivos de la Presidencia de la República son por su naturaleza, reservados para el servicio oficial, salvo el caso de aquellos documentos que estén clasificados como no reservados.

Artículo 6. Los documentos que se encuentran en los Archivos de Gestión, el Archivo Central y el Archivo Histórico pertenecen a la Nación. Por lo tanto es obligación de los funcionarios responsables de dichos archivos, cumplir y hacer cumplir las normas que se establezcan para su trato y manejo, así como recibir y entregar los documentos que en ellos se encuentran debidamente inventariados.

CAPITULO III
De los archivos de gestión

Artículo 7. Los archivos de Gestión tienen por objeto la conservación de los documentos que se producen o reciben en el Ministerio de la Secretaría de la Presidencia mientras dure el trámite a que éstos se refieren o mientras su utilización sea frecuente hasta su posterior transferencia al Archivo Central.

Artículo 8. Los Archivos de Gestión deberán ser supervisados por un profesional universitario, preferiblemente archivólogo, dedicado exclusivamente a la organización y control de los mismos, quien estará bajo las ordenes de la Dirección de Archivos y Publicaciones del Ministerio.

Artículo 9. El control de la correspondencia de cada unidad productora de documentos se hará mediante asientos en registros de entrada y salida, sin tachaduras ni enmendaduras, con la correspondiente formalización de inicio y finalización. Ambos registros se deberán conservar perfectamente diferenciados.

Artículo 10.Para organizar la correspondencia, cada respuesta debe ir unida al documento que la originó y sucesivamente se le debe ir agregando todos los documentos que se produzcan, relativos al mismo asunto, en una carpeta, lo cual conducirá a la formación de los expedientes.

Artículo 11.Al final de cada período constitucional los archivos de gestión, bajo la supervisión y las directrices que al efecto imparta la Dirección de Archivos y Publicaciones, iniciarán el proceso de desincorporación, total o parcial, de los fondos documentales correspondientes al período concluido, iniciando un nuevo ciclo de archivo quinquenal.

El ministerio de la Secretaría de la Presidencia dictará las normas especiales que regulan estas desincorporaciones, así como cuales quiera otras que puedan realizarse en cualquier tiempo del período constitucional para lotes o grupos de documentos cuya permanencia en los Archivos de Gestión ya no sea necesaria, a juicio de la máxima autoridad de la dependencia administrativa que los posea.

CAPITULO IV
Del archivo central

Artículo 12.El Archivo Central es una división de la Dirección de Archivos y Publicaciones del Ministerio de la Secretaría de la Presidencia.

Artículo 13. El Archivo Central del Ministerio de la Secretaría de la Presidencia tiene entre sus funciones, la de planificar, organizar y coordinar el funcionamiento del sistema de archivos del Ministerio, conservar, organizar y custodiar los fondos documentales en su poder, cualquiera que sea su fecha, forma o soporte material, recibidos o emanados de los Archivos de Gestión.

Artículo 14. El Archivo Central clasificará los fondos documentales tomando como base un criterio orgánico funcional, con respeto de la estructura orgánica de cada unidad administrativa y del principio de procedencia. Así mismo, organizará e identificará los fondos y secciones en series.

CAPÍTULO V
Del archivo histórico

Artículo 15. El Archivo histórico del Ministerio de la Secretaría de la Presidencia es una división de la Dirección de Archivos y Publicaciones del Ministerio de la Secretaría de la Presidencia.

Artículo 16. El Archivo Histórico del Ministerio de la Secretaría tiene en sus funciones, la de custodiar, conservar, organizar y difundir los fondos documentales transferidos desde el Archivo Central, una vez cumplida su revisión por parte de la Junta Evaluadora de Documentos y determinado que dichos fondos documentales deben conservarse permanentemente por el valor que representan para la investigación, la ciencia, la cultura o la conservación de la memoria histórica del país.

Así mismo, el Archivo Histórico prestará al público un servicio de consulta de documentos, servicio que estará regulado por las normas que al efecto dicte el Ministerio de la Secretaría de la Presidencia.


CAPÍTULO VI
Del almacenamiento y conservación

Artículo 17. Las Máximas autoridades jerárquicas de cada una de las dependencias del Ministerio de la secretaría de la Presidencia en donde existan Archivos de Gestión serán responsables por la conservación y debido respaldo de los fondos documentales que se produzcan y reciban durante el tiempo de su permanencia en sus despachos. Así mismo resguardarán los originales de cada documentación en trámite y verificarán la pulcritud de la formación de los expedientes en curso.

Artículo 18. Los fondos documentales transferidos al Archivo Central y al Archivo Histórico recibirán procesamiento técnico archivístico, después de lo cual serán archivados en cajas de cartón, libres de ácido, identificadas con una signatura topográfica.

Artículo 19. El inventario de los fondos documentales que se conservan en los Archivos Central e Histórico del Ministerio de la Secretaría de la Presidencia será objeto de revisión y verificación permanente.

Artículo 20. Los Archivos del Ministerio de la Secretaría de la Presidencia contarán con un sistema de aire acondicionado y de detección de incendios, equipos especiales para medir las condiciones de temperatura y humedad relativa, extintores de incendio, deshumificadores y cuales quiera otros equipos necesarios para la seguridad de sus instalaciones y de los fondos documentales almacenados

Artículo 21. Las instalaciones y el material documental que reposa en los archivos del Ministerio de la Secretaría de la Presidencia recibirán aseo diario y un servicio semestral de fumigación y limpieza selectiva especializada para lo cual se tomarán las previsiones del caso.

CAPÍTULO VII
De la junta evaluadora de documentos

Artículo 22. La Junta Evaluadora de Documentos es la dependencia encargada de estudiar el valor secundario de los fondos documentales con el propósito de decidir su transferencia del Archivo Central a la Archivo Histórico o, en su defecto, la eliminación de los mismos, previa autorización del Ministro de la Secretaría de l Presidencia.

Artículo 23. La junta Evaluadora de Documentos estará integrada por el Director de Archivos y Publicaciones, quien la presidirá, el Jefe de Archivo Central, el Jefe de la División de Archivo Histórico, el Consultor Jurídico de la presidencia de la República o la persona a quien éste designe en su representación y por un representante de la Academia Nacional de la Historia.

Artículo 24. Todas las decisiones de la Junta Evaluadora de Documentos serán autorizadas por el Ministro de la Secretaría de la Presidencia, mediante cuenta especial que le presentará el Director de Archivos y Publicaciones.

Artículo 25. El funcionamiento de la Junta Evaluadora de Documentos se regirá por las normas que dicte el Ministro de la Secretaría de la Presidencia.

CAPÍTULO VIII
Normas para el acceso a los fondos documentales

Artículo 26. Los fondos documentales que se encuentran en el Archivo Central solo podrán ser consultados o solicitados en préstamo por aquellos funcionarios del Ministerio de la secretaría de la Presidencia que, en el ejercicio de sus funciones, los requieran en consulta, para lo cual la máxima autoridad jerárquica de la dependencia a que pertenezca hará la solicitud respectiva por escrito al Director de Archivos y Publicaciones.

Artículo 27. La Dirección de Archivos y Publicaciones del Ministerio de la Secretaría de la Presidencia solo recibirá solicitudes de acceso o consulta de documentos cuando provengan de funcionarios del Ministro.

Las solicitudes de esta naturaleza que provengan de cualquier fuente externa deberán dirigirse directamente al Despacho del ministro de la secretaría de la Presidencia, mediante escrito razonado contentivo de una expresión sucinta de los fondos documentales a que se refiere la consulta, la especificación de la característica de los mismos y el motivo de la solicitud.

Artículo 28. Los fondos documentales serán consultados en las salas de lectura existentes en cada una de las instalaciones de cada uno de los archivos, sin que pueda sacarse de las mismas ningún expediente o documento.

Artículo 29. La consulta de documentos en las salas de lectura se regirá por las normas elaboradas para tales efectos.

Artículo 30. En las salas de lectura de los archivos habrá personal de atención al público, quien podrá hacer a los usuarios cualquier observación que considere necesaria a los fines de la conservación y manejo adecuado de la documentación.

Artículo 31. Solo el Director de Archivos y Publicaciones podrá autorizar la salida temporal de material documental de las instalaciones del Archivo Histórico para fines legales, de exposición o por proceso técnico especial

Todo material documental solicitado en calidad de préstamo para fines de exposición deberá ser protegido por una póliza de seguro costeada por el solicitante.

Artículo 32. Anualmente serán puestos a disposición del público los documentos que hayan cumplido treinta (30) años contados a partir de su fecha de emisión, previo cumplimiento del procedimiento establecido en el capítulo XI del presente Reglamento.

Artículo 33. Quedan excluidos del servicio de préstamo los documentos que, por la naturaleza y el soporte o estado de conservación del papel, corran el riesgo de sufrir deterioro.

CAPÍTULO IX
De la reproducción de documentos

Articulo 34. La reproducción de documentos solo podrá efectuarse dentro de las instalaciones de los archivos. No se permitirá el empleo de aparatos de reproducción o materiales ajenos a los mismos.

Artículo 35. Se prohíbe reproducir documentos que, por la naturaleza del soporte o estado de conservación, corran el riesgo de sufrir daño o deterioro.

CAPÍTULO X
De la certificación de documentos

Artículo 36. La certificación de documentos se realizará de conformidad con o dispuesto en los artículos 58, 59, 60, 61 y 62 de la Ley Orgánica de Administración Central.


CAPÍTULO XI
Transferencia y eliminación de documentos

Artículo 37. Los Archivos de Gestión transferirán los documentos que allí reposen al Archivo central y de este al Archivo Histórico, una vez previstos los requisitos previstos en este Reglamento.

Artículo 38. Las publicaciones periódicas, gacetas oficiales, fotografías con sus respectivos originales (negativos) y el material bibliográfico deben ser transferidos directamente de los Archivos de Gestión al Archivo Histórico.

Artículo 39. Las copias y fotocopias de los documentos que deban transferirse desde los Archivos de gestión pueden eliminarse sin examen previo de la Junta Evaluadora de Documentos, siempre que los originales existan. En caso contrario se conservará la copia más legible o la que se encuentre en mejor estado.

Artículo 40. No se podrá eliminar documento alguno mientras tenga valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o entes públicos.

CAPÍTULO XII
Normas para la transferencia de documentos desde los archivos de gestión a los archivos central e histórico

Artículo 41. La transferencia de documentos se deberá realizar según la fecha indicada en el cronograma que, para tal efecto, elabore el Archivo Central.

Artículo 42. Las transferencias de documentos se deben registrar en una lista de remisión de documentos elaborada por el Archivo Central, lista en la cual se asentarán los siguientes datos: fecha de remisión, dirección, remitente, unidad remitente, teléfono de la unidad remitente, unidad receptora, N° de caja, N° de carpeta, fechas extremas, título de registro, tradición documental, descripción signatura, responsables de la dirección emisora, responsables de la unidad receptora y responsables del cotejo.

Artículo 43. El Archivo Central proveerá la cantidad necesaria de unidades de conservación ( cajas libres de ácido) a las oficinas que deban realizar la transferencia de documentos según el cronograma.

Artículo 44. Toda documentación en proceso de transferencia debe estar foliada con lápiz o grafito e indicar el número en la esquina superior derecha. Así mismo debe estar ordenada en carpetas de fibra, manila o biblioratos.

Artículo 45. Las carpetas contentivas de la documentación a transferir deben colocarse debidamente numeradas, en forma correlativa, en cada caja.

Artículo 46. El material documental contenido en cada caja debe pertenecer, preferiblemente, a un solo año.

Artículo 47. Las cajas deben ser identificadas únicamente con un número correlativo en la parte superior derecha de la cara principal.

Artículo 48. Una vez cumplidos los pasos indicados en los artículos 41 al 47, las cajas, el original y una copia de la lista de remisión de documentos se remitirán al Archivo Central o al Archivo Histórico, según sea el caso, mediante memorando.

Artículo 49. Realizada la transferencia de documentos al Archivo Central o al Archivo Histórico, se verificará si el contenido de la lista de remisión de documentos (LRD) y el de las cajas, es el mismo. Esta revisión será hecha por un responsable de la unidad emisora y un responsable de la unidad receptora. Si apareciera alguna diferencia entre el contenido de las cajas y lo indicado en la LRD, esta diferencia se asentará en la columna de observaciones de la LRD, en el original y en la copia, las cuales serán firmadas por los responsables de l cotejo.

CAPÍTULO XIII
Normas para transferir documentos desde el archivo central al archivo histórico

Artículo 51. Al Archivo Histórico serán transferidos los documentos que, por dictamen de la Junta Evaluadora de Documentos, deban conservarse permanentemente por el valor que tienen para la investigación, la ciencia, la cultura o la conservación d la memoria histórica del país.

Artículo 52. El Archivo Central debe entregar a los miembros de la Junta Evaluadora de Documentos un registro de los documentos que hayan cumplido en ese archivo el tiempo correspondiente de permanencia para su transferencia al Archivo Histórico. Este registro estará organizado por series documentales, fechas extremas de documentos, asunto y una descripción del contenido.

Artículo 53. Realizada por la junta Evaluadora de Documentos la selección del material a ser transferido al Archivo Histórico, el resultado será asentado en acta y enviado al Ministro de la Secretaría de la Presidencia, a los efectos previstos en el artículo 24 de este reglamento.

CAPÍTULO XVI
Eliminación de documentos

Artículo 54. La eliminación de documentos se realizará previa selección del materias por parte de la Junta Evaluadora de Documentos y autorización del ministro de la Secretaría de la Presidencia de la República. A estos fines se levantará un Acta de Eliminación de Documentos, la que debe contener las firmas autorizadas y una descripción de los documentos a ser eliminados.

Artículo 55. El acto de eliminación de documentos deberá realizarse en las instalaciones del Archivo Central mediante máquinas destructoras de papel.

CAPÍTULO XV
Normas para la solicitud de préstamos y devolución de documentos del archivo central

Artículo 56. La solicitud de préstamo de documentos debe hacerse mediante memorando dirigido al Director de Archivos y Publicaciones, en el que se indicará la fecha d transferencia, n° de caja, n° de carpeta, título de registro y descripción de la documentación solicitada.

Artículo 57. Autorizado el préstamo, el Archivo Central entregará los documentos junto con una planilla de solicitud de préstamo de documentos en la que se registrarán los documentos prestados.

Artículo 58. Devueltos los documentos, un funcionario del Archivo central verificará que el material devuelto coincida con los datos registrados en la planilla de solicitud de préstamo de documentos, después de lo cual el funcionario firmará conforme el original que le será entregado al usuario.

Artículo 59. El tiempo máximo durante el cual los usuarios podrán permanecer con un documento en préstamo será de quince días hábiles. Sin embargo, ese plazo podrá prorrogarse a solicitud del interesado.

CAPÍTULO XVI
Norma para la consulta de documentos del archivo histórico

Artículo 60. La solicitud de consulta de documentos del Archivo histórico se tramitará mediante una planilla de solicitud de consulta de documentos.

Artículo 61. Autorizada la consulta por el Jefe del Archivo Histórico, el usuario recibirá, en la sala de lectura del archivo, el material documental solicitado.

Artículo 62. El usuario deberá acatar las normas de tratamiento documental que estarán exhibidas en la sala de lectura del archivo.

Artículo 63. Finalizada la consulta, un funcionario del Archivo histórico recibirá el material documental devuelto y verificará si éste coincide con los documentos registrados en la planilla de solicitud de préstamo de documentos. Hecha esta verificación y hallada conforme, el funcionario del Archivo Histórico firmará el original de la citada planilla.

DISPOSICIÓN FINAL

Artículo 64. La Dirección de Archivos y Publicaciones del ministerio de la Secretaría de la Presidencia elaborará las normas que regirán la consulta de documentos en las salas de lectura, así como el préstamo de documentos.