REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

CAPÍTULO I
Disposiciones Generales

Artículo 1. – El material documental del Archivo General de la Nación se considera integrado por los archivos provenientes de las Oficinas Coloniales, los relativos a la revolución, Guerra de Independencia, y Gran Colombia, y los originados en los diversos Despachos del Ejecutivo Nacional a partir de 1830.

También se conservarán en el Instituto Archivos Provinciales o Corporaciones y de Institutos Autónomos, cuando así lo disponga el Gobierno Nacional, así como los que ingresen al Establecimiento por adquisición, o por donación, provenientes de familias, personajes notables o Instituciones.


CAPÍTULO II
División del material documental

Artículo 2. – Se considera dividido el material documental del Archivo General de la nación en tres partes, a saber: 1ª La Colonia; 2ª Revolución y Gran Colombia; y 3ª República de Venezuela.

Artículo 3. – La primera parte esta integrada por las secciones siguientes:

Encomiendas,
Reales Cédulas,
Reales Ordenes,
Reales Provisiones,
Gobernación y Capitanía General,
Intendencia de Ejercito y Real Hacienda,
Causas de Residencia,
Diversos,
Indígenas,
Misiones,
Diezmos,
Limpieza de Sangre,
Real Hacienda,
Disensos y Matrimonios,
Negocios Eclesiásticos,
Visitas Públicas,
Hojas Militares, Ayuntamientos,
Empleados de la Colonia,
Gastos Públicos Coloniales,
Compañía Guipuzcoana,
Real Consulado,
Papeles de Don Julián Viso,
Toma de Razón,
Comisos,
Bulas de la Santa Cruzada.

Archivos Provinciales (Caracas, Aragua, Valencia, Barquisimeto, Cumaná)

Cualquiera otra que pueda formarse, a consecuencia de la clasificación de los diversos documentos.

Artículo 4. – La segunda parte la componen las siguientes Secciones:

Causas de Infidencia,
Gobernación de Guayana,
Ilustres Próceres de la Independencia,
Gran Colombia, Intendencia de Venezuela,
Gran Colombia, Papeles d Guerra y Marina,
Corte de Almirantazgo, Correspondencia de Próceres
Provincia de Caracas,
Archivo Blanco Azpúrua.

Cualquiera otra que pueda formarse a consecuencia de la clasificación de los diversos documentos.

Artículo 5. – La tercera parte esta integrada básicamente por las siguientes Secciones, en su mayoría correspondiente a los Archivos de varios Despachos del Ejecutivo, en la siguiente forma:

Interior y justicia,
Guerra y marina,
Hacienda,
Fomento,
Obras Públicas,
Instrucción Pública.

Las que integran la documentación proveniente de los Ministerios de reciente creación.

Las Hojas de Servicio de los Servidores de la República.

Cualquiera otra que pueda formarse a consecuencia de la clasificación de los diversos documentos.


CAPÍTULO III

Personal de Archivo

Artículo 6. – La Dirección de Archivo estará a cargo de un funcionario llamado Director del Archivo General de la Nación, quién desenvolverá sus actividades por medio de los siguientes servicios: Paleografía y Transcripciones; Clasificación y Catalogación; Biblioteca y Publicidad, e Higiene y Conservación.

Artículo 7. – El número de Jefes de Servicio, así como el de personal subalterno , será fijado por la Ley General de Ingresos y Gastos Públicos.

Artículo 8. – El Director tendrá las siguientes atribuciones:

a) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones de la Ley de Archivos Nacionales y las de este Reglamento.
b) Determinar el plan que deba seguirse en cada sección y examinar los trabajos presentados por los empleados antes de darle forma definitiva.
c) Incrementar las relaciones del Instituto con sus similares del extranjero, estableciendo canjes o enviando informaciones de común interés.
d) Difundir la idea de que el Instituto es la conservación a perpetuidad, en las mejores condiciones, de los documentos que forman la historia de la patria.
e) Disponer la publicación de documentos que por su interés histórico deban ser conocidos y divulgados.
f) Autenticar con su firma las copias que expida de los documentos a su cargo.
g) Acordar por autoridad propia todas aquellas mejoras o disposiciones que, estando dentro de sus atribuciones, le aconseje su experiencia a favor del Instituto.
h) Dar posesión de sus cargos a los empleados nombrados por la superioridad y designarles las correspondientes tareas.
i) Informar anualmente al Ministerio de Justicia de la labor realizada por el Instituto, exponiendo si es posible proyectos para el año venidero.
j) Conceder permiso hasta por un mes, cuando por causa plenamente justificada lo soliciten los empleados.

Artículo 9. – Habrá un Subdirector-Secretario que suplirá la ausencia del director, trabajará en alguna de las Secciones del Archivo, entenderá en la preparación y edición del Boletín, en el reparto de éste y en todo lo relativo a copias certificadas.
Artículo 10. – Los jefes de Servicio son los Órganos inmediatos en todo lo que respecta al trabajo del Instituto. En consecuencia, recibirán instrucciones de aquél y a la vez le informarán de todo lo que se refiera a las tareas que les hayan sido encomendadas.

Artículo 11. – Los Oficiales serán distribuidos por Servicios. Los Jefes de éstos les darán las correspondientes instrucciones para el trabajo y vigilarán su marcha.


CAPÍTULO IV

Biblioteca

Artículo 12. – la Biblioteca del Instituto tendrá por objeto auxiliar la investigación archivística. Su incremento se realizará mediante adquisiciones, donaciones y canjes de sus publicaciones. Se hará su consulta mediante índices de nombres de personas y de materia.


CAPÍTULO V

Régimen de trabajo

Artículo 13. – Los documentos se clasificarán por Secciones según las materias de que traten. Se seguirá el orden cronológico siempre que sea posible, y para los nombres propios el orden alfabético. A cada documento se le hará un breve extracto para integrar el índice.

Artículo 14. – Cuando un expediente contenga documentos de diferentes fechas, se acogerá para los efectos de la catalogación, la más antigua, en la actuación de que se trata, y no la de los anexos en que se basa ésta, que pueden ser más antiguos.

Artículo 15. – Los documentos se organizarán en tomos debidamente foliados con un total medio de 350 folios. Cada tomo contendrá en su comienzo el índice general de los documentos que lo integran. Para facilitar la consulta se redactarán fichas relativas a personas y materias por orden alfabético.

Artículo 16. – Los índices se mecanografiarán por triplicado y se distribuirán así: una copia para el tomo, otra para el índice general, y otra destinada a la imprenta, para el boletín.

Artículo 17. – En ningún caso ni por ningún motivo podrá extraerse documento alguno de los fondos del Archivo. Tampoco se permitirán cortar autógrafos.

CAPÍTULO VI

Disposición Final

Artículo 18. – Lo no previsto en este Reglamento será resuelto por el Ministro de Justicia.


DESCRIPTORES: Secciones, Personal, Biblioteca, Funciones, Clasificación, Ordenación, Descripción, catalogación, indización, consulta, Preservación y Conservación.

NOTA: Este reglamento es un proyecto. Hasta los momentos no tengo información de algún otro.